Erfolgreich mahnen: 5 Tipps, wie Sie leichter an Ihr Geld kommen

Was nützen die besten Aufträge, wenn Kunden nicht zahlen? Diese Sorge belastet so manchen Unternehmer. Obwohl gerade die Bezahlung der Aufträge zukunftsentscheidend ist, kümmern sich viele Gläubiger nur sehr zurückhaltend um das Inkasso fälliger Rechnungen. Sie fürchten sich oft, dass säumige Kunden schlecht über sie reden würden, wenn sie jetzt zu offensiv auf ihre Forderung bestehen – und schicken häufig nur ein paar Mahnungen. Kommt dann immer noch kein Geld, buchen sogar manche die Forderung kommentarlos aus, um einen Konflikt zu vermeiden. Doch wo soll das hinführen, wenn Kunden mit zu Unrecht zurückbehaltenden Geldern unbehelligt bleiben? Und was werden Kunden in ihren sozialen Kreisen weitererzählen, wenn sie die Erfahrung machen, dass man in bestimmten Unternehmen auch „durchkommt“, wenn man nicht bezahlt? 1. Suchen Sie das Gespräch mit dem Kunden! Viele Unternehmen verschicken automatisch eine Mahnung, sobald der Betrag überfällig ist. Nachdem die erste Frist verstrichen ist, kommt die nächste Mahnung. Und nach geraumer Zeit noch eine. In der letzten werden oft rechtliche Schritte angekündigt, die von einigen Unternehmen dann auch realisiert werden. Doch kann es richtig sein, von sich aus nicht einmal telefonisch das Gespräch zu suchen? Natürlich könnte man als Gläubiger sagen, dass doch gefälligst der säumige Zahler den Dialog zu suchen hat. Aber aus Wertschätzung dem Kunden gegenüber ist ein Anruf in jedem Fall angebracht – und meist aufschlussreich, um zu erfahren, was hinter den versäumten Zahlungen steckt. Außerdem bildet das persönliche Gespräch eine bessere Basis für eine künftige Zusammenarbeit –  zumindest im Gegensatz zu ein paar automatisierte und trocken formulierte Mahnungen. So könnte beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter am Telefon oder beim persönlichen Besuch Folgendes sagen, um das Gespräch auf Augenhöhe zu eröffnen: „In meiner Vertreterpost war ein Hinweis aus unserer Buchhaltung, dass die letzte Rechnung noch nicht bezahlt worden ist. Was soll ich meinen Kollegen in der Buchhaltung sagen, damit diese beruhigt einen Haken an die Sache machen können?“ 2. Beziehen Sie den Kunden in die Lösungsfindung ein! Um den Kunden in die moralische Pflicht nehmen zu können, sich an einen möglichen Ratenplan zu halten, sollte immer er zuerst einen Vorschlag machen. Denn dann ist es seine Lösung gewesen – nicht die des Anbieters. Und so kann er weniger in die Opferrolle à la „Ja, ich hatte mir einen ganz anderen Zahlungsrhythmus vorgestellt“ verfallen. Wichtig ist, sich vor dem Gespräch konkrete Ziele zu setzen, welche Alternativen den Kunden bestenfalls angeboten werden können. Sollte der Kunde sagen „Ja, ich werde versuchen, die Raten zu zahlen“, muss Verbindlichkeit aufgebaut werden: „Ich möchte nicht, dass Sie es versuchen, sondern ich möchte, dass wir heute eine Lösung finden, an die Sie sich auch halten. Ist das, was wir hier besprochen haben, für Sie umsetzbar?“ 3. Formulieren Sie Ihren Schriftverkehr zeitgemäß! Formulierungen wie „Wenn sich unsere Mahnung mit Ihrer Zahlung gekreuzt hat, dann bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu erachten“ sind altmodisch. Besser ist es, dem Schriftverkehr mehr Pfiff zu geben. Wie wär's beispielsweise mit einer Formulierung wie: „Haben Sie bereits gezahlt? Dann: vielen Dank!“ 4. Machen Sie Schluss mit 1., 2., 3. Mahnung! Fragen Sie sich ehrlich: Ist es wirklich sinnvoll, immer drei Mahnungen zu schreiben – und diese auch noch in der Betreffzeile durchzunummerieren? Denn ein Profischuldner geht davon aus, dass wenn die erste Mahnung kommt, auch irgendwann die zweite und die dritte Mahnung folgt – und sitzt zumindest vorerst die Sache aus. Vielleicht ist im ersten Zug ein freundlicher Anruf, dann eine schriftliche Erinnerung und letztlich eine erste und letzte Mahnung sinnvoller. Um Ausreden wie „Ich habe Ihre Rechnung nicht mehr“ vorzubeugen, können Unternehmen durchaus gleich Kopien der fälligen Rechnungen verschicken. Je nachdem, wie die Beziehung zum Kunden ist, würde hier auch ein Post-it mit der Botschaft „Kleine Erinnerung, noch nicht beglichen“ oder ein Anschreiben dem Kunden helfen, leichter zu erkennen, um was es geht. 5. Nennen Sie einen konkreten Zahlungstermin! Interessanterweise schreiben viele Rechnungssteller allgemeine Formulierungen wie „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen“ oder „Sofortige Zahlung netto Kasse“. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist es besser, gleich ein konkretes Datum in die Rechnung zu schreiben, wann diese fällig ist. Beispielsweise „Bitte zahlen Sie den fälligen Betrag bis zum 30.11.2016“. Denn wenn das Fälligkeitsdatum nicht eindeutig bestimmbar ist, ist der Kunde auch noch nicht eindeutig in Verzug. Darüber hinaus muss es auch eine ganz klare Linie geben, wann ein Inkassounternehmen beauftragt wird. Hier sollte durchaus genau geprüft werden, wie die Konditionen sind. Mittlerweile gibt es auch Dienstleister, die eine Pauschale nehmen – und die Restgebühr erst dann, wenn der Kunde wirklich zahlt. Wenn alles nicht hilft: Beenden Sie die Geschäftsbeziehung! Natürlich ist es aus Unternehmenssicht immer wieder unschön, wenn überfällige Gelder eingetrieben werden müssen – und es vielleicht sogar zum Lieferstopp und Kundenverlust kommt. Aber letztlich können Unternehmen nur dann überleben, wenn sie nicht nur gute Preise anbieten und in der Verhandlung durchsetzen, sondern sie auch bezahlt bekommen. Statt sich also selbst über klamme Kunden zu ärgern, sollte man diese im Zweifelsfall lieber an den Mitbewerber abgeben.