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Messenger im Unternehmen „Das ist die wichtigste Aufgabe für Chefs in Zeiten der Digitalisierung“

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Ihr Messenger sorgt für Kommunikationschaos im Unternehmen? Das liegt wahrscheinlich nicht am Tool, sondern an Ihnen: "Es reicht nicht zu sagen: 'Wir nehmen jetzt Slack statt E-Mail'. Sie müssen den Austausch strukturieren."

Ihr Messenger sorgt für Kommunikationschaos im Unternehmen? Das liegt wahrscheinlich nicht am Tool, sondern an Ihnen: "Es reicht nicht zu sagen: 'Wir nehmen jetzt Slack statt E-Mail'. Sie müssen den Austausch strukturieren."© knallgrün / photocase.de

Viele Firmen setzen intern auf Messenger statt E-Mail. Doch wie verhindert man Kommunikationschaos im Chat? Eine Digitalisierungsberaterin zeigt, wie Sie als Chef für Klarheit sorgen - und Ihr Team aus der Komfortzone holen.

Schluss mit der E-Mail-Flut! Mit Instant Messengern wie Slack, Skype oder Google Hangouts können sich größere Gruppen effizient und transparent austauschen, auch über mehrere Standorte hinweg – ideal für die interne Firmenkommunikation. Wie Unternehmen Messenger nutzen können und was die Chatprogramme mit Mitarbeiterführung zu tun haben, erklärt Digitalisierungsberaterin Birgit Ströbel.

Frau Ströbel, was sollten Unternehmer bedenken, wenn sie Messenger im Unternehmen einführen?

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Birgit Ströbel: Viele vergessen einen entscheidenden Schritt: Es reicht nicht zu sagen: „Wir nehmen jetzt Slack statt E-Mail“. Sie müssen den Austausch strukturieren, sonst haben Sie zwar Digitalität im Unternehmen, aber ruckzuck ein riesiges Chaos aus Rückfragen und Dokumenten. Sie brauchen Strukturen – und Regeln, welches Medium Sie wie und für welchen Anlass nutzen.

Wie könnten solche Strukturen und Regeln aussehen?

Beispielweise so: E-Mails nutzen wir nur noch für die Kommunikation nach außen, intern läuft alles über den Messenger. Und diese Regel gilt dann für alle. Außerdem sollten Sie sich überlegen, wo künftig Dokumente abgelegt werden, denn das wird im Messenger schnell unübersichtlich. Also brauchen Sie einen anderen Ort dafür – möglichst einen, der mit dem Messenger verlinkt ist für schnellen Zugriff. Für die kompakte Kommunikation brauchen Sie Gruppen, etwa für alle Projektbeteiligten oder alle in ein Thema Involvierten.

Warum ist das so wichtig?

Wenn jeder Zugang zu allen Informationen hat, meint jeder, er müsste jetzt überall mitlesen, und hat Sorge, etwas zu übersehen, was für ihn wichtig wäre. Dadurch sind die Leute ganz schnell überlastet und überfordert. Die sagen dann: „Ich hab‘ so viele Kanäle und überall steht ein bisschen was, ich komm‘ nicht mehr hinterher.“

Erst einmal muss ich meine Leute aber dazu kriegen, ein neues Tool überhaupt auszuprobieren. Vor allem ältere Mitarbeiter haben da oft Vorbehalte.

Ein neues Tool muss einen Nutzen bringen. Und jeder braucht Sicherheit im Umgang damit. Sonst entsteht das Gefühl „Boah, schon wieder was Neues“. Veränderungen und Erneuerungsprozesse in Unternehmen passieren heute in immer kürzerer Zeit. Deshalb ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, Ihre Leute da ranzuführen und dranzubleiben – sonst schreiben die einfach weiter E-Mails, weil sie das kennen.

Es geht also nicht nur um Technik, sondern auch um Führung?

Mitarbeiter zu motivieren, dass sie ihre Komfortzone verlassen und etwas Neues ausprobieren – ohne Angst, etwas falsch zu machen: Das ist die wichtigste Aufgabe für Führungskräfte in Zeiten der Digitalisierung.

Und wenn sich einer meiner Leute partout dagegen sperrt? Habe ich dann als Führungskraft versagt?

Dann sollten Sie sich erst einmal die Gründe ganz genau anschauen: Kommt der Mitarbeiter noch auf anderem Weg an Informationen? Vielleicht schicken ihm die Kollegen doch noch alles per Mail, weil sie wissen, der guckt da nicht rein – das müssen Sie dann unterbinden. Oder ist er unsicher in der Nutzung? Dann sorgen Sie für eine Schulung, damit er lernt, sicher mit dem Programm sicher umzugehen.

Schulungen kosten Geld …

So eine Schulung muss nicht zwingend mit einem externen Coach stattfinden. Sicher gibt es Kollegen, die bereits gut mit dem Programm umgehen können. Machen Sie die zu Botschaftern und fördern sie den Wissensautausch im Team.

Aber kann ich auf diese Weise wirklich jeden Mitarbeiter digital fit machen?

Erfahrungsgemäß gehen 25 Prozent der Mitarbeiter immer nach vorne und sind offen für Neues. Dann gibt es den großen Mittelbau von vielleicht 50 bis 60 Prozent, die warten immer erst mal ab und gehen der Masse nach, sobald sie merken: Das ist nicht nur eine fixe Idee vom Chef. Und dann habe ich 25 Prozent Blockierer.

Und die machen Probleme.

Das sind die, die sich partout nicht verändern wollen – und irgendwann nicht mehr in die veränderte Situation im Unternehmen passen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt trenne ich mich von ihnen.

Ich muss also Mitarbeiter entlassen?

Nach meiner Erfahrung wollen diese Menschen oft gar nicht mehr im Unternehmen bleiben. Sie fühlen sich nicht mehr zugehörig und gehen, um woanders glücklich zu werden.
Wenn die Blockierer gehen, brauche ich neue Mitarbeiter. Wie schaffe ich es, dann gleich digital Fitte auszusuchen?
Ich glaube nicht, dass digitales Fachwissen das wichtigste Kriterium sein sollte. Entscheidend ist meiner Meinung nach vielmehr die Einstellung: Wer offen für Neues ist, kann auch jedes Tool lernen.

Im Vorstellungsgespräch sagt aber doch jeder Bewerber, er sei offen für Neues.

Daher ist es wichtig, nicht nur ein nettes Standardgespräch zu führen. Ich kann mir erzählen lassen: Welche Situationen hat der Bewerber erlebt, in denen er Neuland beschreiten musste? Ich kann ihn mit Praxisaufgaben testen, ihn zu einer Schnupperwoche einladen, die Probezeit intensiv nutzen. Doch nicht nur die Mitarbeiter sind in der digitalen Pflicht, sondern auch der Chef selbst.

Wie meinen Sie das?

Auch der Chef muss sein Wissen permanent weiterentwickeln, offen sein für die Möglichkeiten, die die Digitalisierung ihm bietet. Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter zum Lernen motivieren und diese neue Kultur aktiv mitgestalten.

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