Messenachbereitung: 9 Tipps für mehr Umsatz nach der Messe

Nach den anstrengenden Messetagen muss aufgeholt werden, was im Tagesgeschäft liegengeblieben ist. Kein Wunder, dass die Nachbereitung der Messekontakte häufig hinten angestellt wird. Aber damit verschenken Unternehmer viel Potenzial, ist Messecoach Rüdiger Kreuzer überzeugt. "Ohne Nachbereitung war die ganze Messe umsonst", warnt er. Denn nur rund 40 Prozent der Besucher kommen mit einem konkreten Kaufwunsch zur Messe; alle anderen können noch als Neukunden gewonnen werden, so Kreuzer. Durch die richtige Messenachbereitung können Unternehmer also noch viel Umsatz machen. Wer Messebesuche nicht oder nur halbherzig nachbereite, riskiere hingegen viel Unzufriedenheit bei den potenziellen Kunden. Und das ist laut einer Studie von Auma, dem Verband der deutschen Messewirtschaft, gar nicht so selten: 2015 waren sogar 40 Prozent der Messebesucher mit der Nachbereitung ihres Besuchs an einem Messestand nur mittelmäßig zufrieden oder sogar sehr unzufrieden - vor allem, weil sie nicht von der Firma kontaktiert wurden. 9 Tipps, damit es mit Ihren Kunden besser läuft. 1. Sortieren Sie die ausgefüllten Leadbögen Im ersten Schritt sollten Sie sich die ausgefüllten Leadbögen - auf Papier oder digital - vornehmen, die Ihr Team während der Kundengespräche auf der Messe angefertigt hat. So erhalten Sie am schnellsten einen Überblick darüber, welche Chancen für Geschäfte sich Ihnen durch die Messe eröffnen. Gute Leadbögen sind die Basis für den Erfolg auf Messen, sagt Kreuzer: Sie enthalten Kontaktdaten des Interessenten sowie Angaben zu Umsatz, Mitarbeiter und Branche der Firma. Nur mit ihnen kann die Messenachbereitung gelingen, sagt Kreuzer. Deshalb sollten direkt beim Kundengespräch auf der Messe die Formulare so detailliert wie möglich ausgefüllt werden, empfiehlt der Experte. Aus zwei Gründen: Je konkreter die Angaben in den Formularen sind, zum Beispiel "Interesse an 70 Stück im Januar 2017", umso höher sei auch die Wahrscheinlichkeit, dass das Anliegen schnell bearbeitet wird. Denn detaillierte Angaben machen die Nachbereitung für die eigenen Mitarbeitern leichter. Und auch für den Kunden sind detaillierte Formulare ein Vorteil: "Er weiß, wenn er den Messestand verlässt, was als Nächstes in der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen passiert", sagt Kreuzer. "Das kann vieles sein, zum Beispiel ein Kundentermin, bei dem ein Spezialist zu Besuch kommt, eine Produktdemo oder ein konkretes Angebot. Konkrete Absprachen geben Sicherheit und sind eine gute Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in der Zukunft." Mit dieser Vorlage haben Sie alle Infos auf einen Blick – exklusiv für impulse-Mitglieder zum Download: Messegespräche: Mit dem Kontaktbogen die Erfolgsquote steigern 2. Sichten Sie die gesammelten Visitenkarten Stapel mit Visitenkarten ohne jeglichen Kommentar sind das absolute No-Go nach einer Messe, sagt Kreuzer. Vielleicht wurden sie einfach auf dem Standtisch liegengelassen, der Messehostess schnell in die Hand gedrückt oder kamen bei einem Gewinnspiel des Unternehmens zusammen. "Dann bedeuten sie viel Arbeit, denn man muss anrufen, aber die Wahrscheinlichkeit, etwas zu verkaufen, ist sehr gering", sagt der Experte. Ist es dennoch passiert, sollten Sie die gesammelten Visitenkarten zügig sichten - und das Messeteam genauer briefen, damit das Lead-Management bei der nächsten Messe besser läuft. Spezielle Lead-Management-Apps, die Visitenkarten einlesen, erleichtern die Arbeit. [mehr-zum-thema] 3. Priorisieren Sie Auf Basis der Formulare und der Kontaktdaten können Sie das Potenzial des Kunden nach der Messe überprüfen: Wie groß ist die Firma, auf welchen Märkten ist sie aktiv, welche weiteren Produkte kann man ihr anbieten? Anhand dieser Informationen lässt sich definieren, welche potenziellen Kunden oberste Priorität haben. 4. Verschicken Sie persönliche Dankesnachrichten Detaillierte Angebote zu erstellen, braucht Zeit. Diese sollten Sie sich auch nehmen - doch trotzdem sollte der Kunden kurz nach der Messe ein Lebenszeichen von Ihnen erhalten, sagt Kreuzer. "Es lohnt sich, eine Dankesnachricht für den Besuch am Messestand per E-Mail zu versenden." Doch dabei gilt es auf jeden Fall, einen großen Fehler zu vermeiden: unpersönliche Massenmails. "Die bekommt der Kunde von allen 20 Messeständen, an denen er war", warnt Kreuzer. Die Nachricht sollte deswegen besser personenbezogen und so konkret wie möglich sein. Zum Beispiel: "Vielen Dank für das Gespräch auf der Messe. Wie besprochen wird sich mein Mitarbeiter XY in der kommenden Woche bei Ihnen melden, um einen Kundentermin zu vereinbaren." 5. Halten Sie Vereinbarungen ein "Nichts ist schlimmer, als eine Erwartungshaltung beim Kunden zu wecken und dann nicht zu erfüllen", sagt Rüdiger Kreuzer. Übersehen Sie einen Kunden, dem Sie auf der Messe einen Anruf versprochen haben, werde sich dieser bestimmt nicht von sich aus beim Unternehmen melden, warnt Kreuzer. "Er wird womöglich enttäuscht sein und das Unternehmen in Zukunft meiden." Ein großer und dabei unnötiger Imageschaden, denn schlimmstenfalls könnte der enttäuschte Kunde Geschäftspartnern und Mitarbeitern darüber informieren. 6. Rufen Sie Kunden an, die Sie nicht getroffen haben Haben Sie auf der Messe Kunden vermisst - womöglich sogar einige, mit denen Sie sogar einen Termin hatten? Dann sollten Sie diese nach der Messe anrufen, rät Kreuzer. "Nicht selten sagen die Angerufenen, dass sie mehrmals am Stand waren, aber der Ansprechpartner keine Zeit hatte, weil so viel los gewesen sei." In diesem Fall sollte der Unternehmer sein Messeteam briefen: Bei der nächsten Messe gilt es, das Zeitmanagement für Kundenkontakte zu optimieren und einen besseren Überblick zu haben, wer zum Stand kommt. Wenn Sie einen Kunden verpasst haben, ist das übrigens nicht unbedingt eine Katastrophe, beruhigt Kreuzer: "Wenn Sie den Kunden sehr gut kennen, für den niemand am Stand Zeit hatte, ist alles weniger dramatisch. Dann haben Sie Ihre Zeit auf der Messe effizienter mit Neukunden verbracht als beim Kaffeeplausch mit einem guten Bekannten." 7. Halten Sie die Zwei-Wochen-Regel ein Bei der Messenachbereitung ist Schnelligkeit gefragt. Spätestens zwei Wochen nach der Messe sollten alle Formulare bearbeitet, die Broschüren und Angebote verschickt und die Folgetermine vereinbart sein, empfiehlt Kreuzer. Sonst sinkt die Glaubwürdigkeit beim Kunden - nach dem Motto: "Nimmt der mich nicht ernst und meldet sich nicht, weil ich nur wenig kaufe? Oder ist er schlecht organisiert und vielleicht doch kein guter Geschäftspartner?" Eine Ausnahme sind Messen im Winter, zum Beispiel im November: "Auf Folgetermine im Dezember haben die Wenigsten Zeit und Lust. Deshalb verschiebt sich bei diesen Messen die Nachbereitung oft bis in den Februar", sagt Kreuzer. 8. Reflektieren Sie mit Ihrem Team Drei Monate nach der Messe sollten Sie einen Reflexionsworkshop mit dem Messeteam halten, empfiehlt Kreuzer. Darin können alle Meinungen und Erfahrungen gesammelt werden. Wie lief die Vorbereitung? Was lief gut, was nicht? Welche Standbesucher haben Potenzial? In diesem Workshop sollten auch die Ziele besprochen werden: Welche wurden erreicht? Was hat gut geklappt, was weniger und was wird beim nächsten Mal anders gemacht? Um sich an Details später zu erinnern, rät Kreuzer, bei Teambesprechungen am Ende eines Messetages kurze Protokolle zu verfassen. 9. Bauen Sie ein Messeteam auf Kreuzer ist überzeugt, dass sich eine Messe nicht mal eben nebenbei stemmen lässt. Deswegen empfiehlt er, ausgewählte Mitarbeiter jedes Jahr fest mit der Messekoordination zu betrauen: So geht der Erfahrungsschatz der Firma nicht verloren, sondern wächst. Mit einem jährlichen Feedback-Meeting lassen sich interne Prozesse verbessern. Zum Beispiel komme es häufig vor, so Kreuzer, dass das Marketing bei der Messevorbereitung stark involviert sei, aber nicht mit dem Vertrieb zusammenarbeite, der bei der Durchführung maßgeblich beteiligt ist. Dann habe man zwar ein schönes Formular, auf dem jedoch relevante Vertriebsfragen fehlen. Mit mehr Teamarbeit, Checklisten und besseren Übergaben können solche Fehler vermieden werden, sagt Kreuzer.