Einstieg in Automatisierung
Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag
Prozessautomatisierung klingt komplex und nach Großprojekt. Aber mit Künstlicher Intelligenz hält sich der Aufwand in Grenzen. Einige Vorschläge, welche Betriebsabläufe man der KI überlassen kann:
Rechnungen verarbeiten
Aufwand
Gering: Eine Rechnung kommt im PDF-Format oder als Scan. Dann liest ein KI-Assistent die Dokumente aus. Er erkennt Daten wie die Rechnungsnummer und macht sie für weitere Systeme lesbar.
Effizienzgewinn
Hoch: Eine Rechnung zu bearbeiten, dauert nur noch etwa die Hälfte der Zeit, da händisches Übertragen von Daten entfällt.
Tools
Die Prozesskette lässt sich mit Tools wie Make oder n8n aufsetzen. Über deren Schnittstellen bindet man KI-Assistenten ein, die Dokumente auslesen. Alternativ kann man eine OCR-Software dazu verwenden. OCR steht für optische Zeichenerkennung.
Vertrieb
Aufwand
Hoch: Um den Vertrieb effektiv zu automatisieren, brauchen Betriebe ein CRM-System, also eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, und sauber gepflegte Kundendaten. Dann pflegt KI die Daten automatisch und erstellt Lead-Scoring-Analysen.
Effizienzgewinn
Hoch: Angebote werden schneller erstellt und Abschlussquoten erhöht, da KI vielversprechende Kundinnen und Kunden identifiziert. Vertriebsmitarbeitende haben mehr Zeit für Kundengespräche.
Tools
Automatisierungstools wie n8n, Make oder Zapier binden CRM-Software wie Hubspot oder Vtiger (Open Source) in Prozessketten ein – für Kundendatenpflege oder das Versenden von Angeboten.
Automatisiertes E-Mail-Postfach
Aufwand
Gering: E-Mail-Programme lassen sich leicht mit Automatisierungssoftware verknüpfen. Diese kategorisieren E-Mails, indem sie den Inhalt auswerten. Auch automatisierte Antworten sind möglich.
Effizienzgewinn
Hoch: Schnellere Reaktionszeiten. Innerhalb von Sekunden bekommen Kunden zum Beispiel eine Bestätigung, dass eine Bestellung eingegangen ist. Oder Mails werden schnell und mit Priorität an zuständige Mitarbeiter weitergeleitet.
Tools
Standard-E-Mail-Software und Automatisierungssoftware, in der KI-Agenten Kategorien und Prioritäten festsetzen und automatisch antworten.
Personal
Aufwand
Mittel: Arbeitsverträge zu generieren, funktioniert einfach über gängige LLMs. Selbst die Erstauswahl von Bewerbern kann mit KI automatisiert werden. Unternehmen müssen allerdings im HR-Bereich geltende strenge KI- und Datenschutzregeln erfüllen. Das erhöht den Aufwand.
Effizienzgewinn
Mittel: Routineaufgaben der HR (Antwortschreiben an Job-Interessenten, Mitarbeitende an Fristen erinnern) laufen automatisch.
Tools
Standard-LLMs wie ChatGPT und Perplexity helfen dabei, Lebensläufe auszuwerten, allerdings muss man sie vorab anonymisieren. Professionelle HR-Software bietet Chatbots an, um mit Bewerbern zu kommunizieren.
Bestellabwicklung
Aufwand
Gering: Das Prinzip entspricht der automatischen Bearbeitung von Rechnungen. Eine Bestellung kommt an, die KI extrahiert Bestelldaten, prüft den Bestand und versendet Auftragsbestätigung und Versandbenachrichtigung.
Effizienzgewinn
Hoch: Manuelle Aufgaben entfallen, Kundinnen und Kunden erhalten schneller Rückmeldung. Entlastung vor allem bei hohem Auftragsvolumen.
Tools
Ein KI-Assistent oder eine Texterkennungs-Software liest Bestellungen aus, sie werden via Automatisierungssoftware mit E-Mail-Programmen und Warenwirtschaftssystem verknüpft.
IT-Support
Aufwand
Mittel: Über Automatisierungssoftware setzt man einen Workflow auf und baut eine Ticketsoftware wie Jira oder Zendesk ein. In diese Prozesskette lässt sich eine KI einbinden, die den Tickets Prioritäten zuweist.
Effizienzgewinn
Hoch: Bei Störungen kann man schneller reagieren. Tickets müssen nicht mehr manuell verteilt werden. Man minimiert das Risiko, dass Support-Anfragen übersehen oder zu spät bearbeitet werden.
Tools
Nötig sind ein Ticketsystem wie Zendesk, Jira oder Hubspot Service Hub und eine Automatisierungssoftware wie Make oder n8n.
Marketing & Content-Erstellung
Aufwand
Gering: KI-Bildgeneratoren liefern Bilder, bekannte LLMs generieren Marketingtexte. Verknüpft man sie via Automatisierungssoftware, lassen sich erweiterte Funktionen einbauen, zum Beispiel die Analyse von Social-Media-Kommentaren, um Stimmungen zu erfassen.
Effizienzgewinn
Hoch: Man spart kreative Zeit und das Geld für die Lizenzen von Archivfotos. Mitarbeitende sollten jedoch als prüfende Instanz erhalten bleiben („Human in the Loop“).
Tools
Bekannte Bildgeneratoren sind Nano Banana (Gemini) oder Stable Diffusion (Open Source) – oder man nutzt die Bilderstellungsfunktion in den LLMs direkt (bei ChatGPT erreicht man sie über das Plus unter dem Texteingabefeld).
