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Wann ist eine Dienstreise Arbeitszeit? Was gilt als Arbeitszeit bei einer Dienstreise mit Übernachtung? Wie sind die Regeln, wenn Mitarbeitende bei der Dienstreise sonntags anreisen? Und wann dürfen Arbeitnehmer bei einer Dienstreise Überstunden aufschreiben? Zwei Arbeitsrechtlerinnen klären auf.
Das Wichtigste in Kürze
- Erforderliche Dienstreisen müssen Arbeitgeber grundsätzlich vergüten.
- Dauert die Dienstreise länger als der normale Arbeitstag oder muss sie an einem Sonntag stattfinden, dürfen Mitarbeitende sich dafür in der Regel angeordnete Überstunden aufschreiben oder Arbeitgeber müssen die erforderliche Reisezeit zusätzlich bezahlen.
- Als Arbeitszeit bei einer Dienstreise mit Übernachtung zählt die erforderliche Reisezeit. Wenn Mitarbeitende abends noch privat etwas essen gehen, dürfen sie das nicht als Überstunden aufschreiben. Anders ist es, wenn es sich dabei nicht vorrangig um ein privates Vergnügen handelt – wie etwa bei einem.
An- und Abreise bei Dienstreisen: Was gilt als Arbeitszeit?
Was gilt für Fahrten in öffentlichen Verkehrsmitteln während der regulären Arbeitszeit?
Grundsätzlich gilt: Reist ein Mitarbeiter während seiner regulären Arbeitszeit geschäftlich, zählen der Flug, die Zug- oder Fährfahrt als normale Arbeitszeit, die auch zu vergüten ist. „Auch, wenn der Arbeitnehmer sich auf einer Zugfahrt zurücklehnt und gar nicht arbeitet, gilt das während der regulären Arbeitszeit als Arbeit“, erklärt Christina Gehrig, Rechtsanwältin bei der Kanzlei Hasselbach.
Was gilt für Dienstreisen in öffentlichen Verkehrsmitteln nach Feierabend, am Sonntag oder an Feiertagen?
Angenommen, ein Kundentermin in einer anderen Stadt findet am Montagmorgen statt, die Mitarbeiterin muss also bereits am Sonntag anreisen – an einem Tag, an dem sie normalerweise frei hat. „Wenn eine Dienstreise nicht während der regulären Arbeitszeit stattfindet, kommt es immer darauf an, ob der Arbeitgeber angeordnet hat, dass der Arbeitnehmer unterwegs arbeiten soll oder nicht“, sagt Gehrig (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.07.2006, 9 AZR 519/05). Sprich: Weist die Chefin an, dass die Mitarbeiterin am Sonntag im Zug arbeitet, so zählt das als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, die Reisezeit muss als Überstunden erfasst und auch – eventuell mit Überstundenzuschlag – vergütet werden.
Ordnet die Chefin das nicht an, gilt die Fahrt nicht als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Das bedeutet: Der Arbeitstag der Mitarbeiterin inklusive Reisezeit darf auch länger als 8 oder 10 Stunden dauern.
Achtung: Wenn eine Dienstreisende ohne ausdrückliche Anweisung beispielsweise im Zug freiwillig arbeitet, kann sie sich womöglich auf die sogenannte Beanspruchungstheorie berufen – eine Regelung vom Bundesarbeitsgericht: „Das heißt, auch wenn es nicht angewiesen war und auch wenn es außerhalb der regulären Arbeitszeit ist: Wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er während der Fahrt im überwiegenden Interesse für den Arbeitgeber gearbeitet hat – also beansprucht wurde –, kann es trotzdem als Arbeitszeit gelten. Das ist aber Auslegungssache und kann zu Streit führen“, erläutert Gehrig.
Wichtig zu wissen: Unabhängig davon, ob die Fahrtzeit als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes zu werten ist oder nicht, muss sie bei Dienstreisen vergütet werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (siehe Abschnitt: Vergütung von Fahrtzeiten). So muss zum Beispiel erforderlich sein, dass die Mitarbeiterin bereits am Sonntag anreist, um rechtzeitig bei ihrem Geschäftstermin am Montagmorgen zu sein.
Wäre es aber möglich, erst am Montagmorgen mit dem Flugzeug anzureisen, die Arbeitnehmerin entscheidet sich jedoch dafür, lieber am Sonntag zuvor mit dem Auto oder Zug zu fahren, ist die Rechtslage anders. „Der Arbeitgeber ist dann nicht dazu verpflichtet, die gesamte Anreise als Überstunden zu vergüten oder auszugleichen“, sagt Kathrin Bürger, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Seitz in München. „Sondern lediglich die Zeit, die die Arbeitnehmerin hätte aufwenden müssen, wenn sie mit dem Flugzeug angereist wäre.“
Welchen Regeln gelten für Fahrten im PKW?
Manchmal ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter zu bitten, mit dem eigenen Auto, einem Mietwagen oder einem Firmenwagen eine Geschäftsreise anzutreten: etwa wenn der Zielort per Zug schlecht oder gar nicht zu erreichen ist oder der Mitarbeiter viel Material transportieren muss.
„Ordnet der Chef an, dass der Mitarbeiter selber den PKW fährt, ist das als Arbeit zu werten“, sagt Gehrig. Das gilt auch außerhalb der regulären Arbeitszeit: Er kann sich in diesem Fall für die Fahrtzeit Überstunden aufschreiben. Schließlich muss er sich beim Autofahren auf den Verkehr konzentrieren und kann anders als im Zug oder Flugzeug nicht die Füße hochlegen und wegdämmern.
Doch Achtung: Der Arbeitstag inklusive Reisezeit darf dann nicht mehr als zehn Stunden betragen.
Stellt der Chef seinem Mitarbeiter frei, ob er mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln reist, und dieser entscheidet sich für das Auto, zählt eine Fahrt außerhalb der regulären Arbeitszeit nicht zur Arbeitszeit. Denn der Angestellte hätte sich auch in den Zug setzen und ausruhen können.
Hiervon kann jedoch eine Ausnahme gemacht werden, wenn die Anreise mit dem Zug oder Flugzeug erheblich kostspieliger oder zeitintensiver ist. Dann kann das, je nach den Umständen, auch als Arbeitszeit gelten.
Wann gilt die Dienstreise für Beifahrerinnen und Beifahrer als Arbeitszeit?
Für Beifahrer in einem Auto gilt außerhalb der normalen Arbeitszeit pauschal die Regel, dass sie nichts als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes gelten. Schließlich nehmen sie nicht aktiv am Straßenverkehr teil und können dabei im Auto auch kaum arbeiten. Wird allerdings vom Beifahrer dennoch eine Arbeitstätigkeit ausgeführt, wie etwa ein Telefonat, dann kann dies auch als Arbeitszeit gewertet werden.
Was gilt als Überstunden bei einer Dienstreise – und wann müssen Arbeitgeber diese vergüten?
Reist ein Angestellter beispielsweise nach einem achtstündigen Arbeitstag nach Feierabend noch drei Stunden mit dem Zug von einer Dienstreise nach Hause, liegt – wie zuvor beschrieben – zwar keine Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz vor (vorausgesetzt, es wurde keine Mehrarbeit angeordnet).
Die Zeit, in der der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin unterwegs ist, muss aber vergütet werden, wenn die Reise erforderlich ist. Dabei spielt auch eine Rolle, ob ein Mitarbeiter fliegt oder mit dem Zug fährt – und welche Strecke er dabei nutzt. „Gibt der Arbeitgeber das Reisemittel und den Reiseverlauf vor, müssen Unternehmen die Reisezeit komplett vergüten“, sagt Arbeitsrechtlerin Kathrin Bürger.
Ein Beispiel: Fährt eine Mitarbeiterin von Berlin nach München, muss ihr Arbeitgeber den direkten Weg als Reisezeit vergüten. Anders ist es jedoch, wenn sie sich entscheidet, einen Umweg über Frankfurt zu machen, weil sie dort beispielsweise einen Verwandten treffen möchte. Dann zählt dieser Umweg nicht zur Arbeitszeit – es ist schließlich ihre private Entscheidung. Der Arbeitgeber muss also nur die Reisezeit für die kürzere Reisestrecke bezahlen.
Von Beschäftigten mit gehobenen Positionen und hohen Gehältern kann erwartet werden, dass sie ein gewisses Kontingent an Reisezeiten unentgeltlich erbringen. Bei hohen Gehältern können Reisezeiten damit schon abgegolten sein.
Kathrin Bürger zufolge können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Vergütung auch abweichend regeln – etwa, indem sie im Arbeitsvertrag vereinbaren, dass für Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit ein niedrigerer Stundensatz angesetzt wird. Oder dass sie für die Reisezeiten Überstunden gutschreiben.
Ist die Reise dienstlich, müssen Unternehmen auch die Kosten für das Zug- oder Flugticket zahlen. Für Fahrten zwischen dem Betrieb und der Wohnung können Unternehmen einen Benefit für Mitarbeiter anbieten: das Jobticket. Dieser Zuschuss zum Gehalt ist übrigens unbegrenzt steuerfrei für die Beschäftigten.
Was gilt als Arbeitszeit bei Dienstreisen mit Übernachtung?
Muss ein Arbeitnehmer außerhalb seiner üblichen Arbeitszeit nicht für die Firma tätig werden, hat er Freizeit – genau wie zu Hause. Das Recht spricht hier von Ruhezeit: Geht er abends privat essen, schläft oder sieht im Hotel fern, muss der Arbeitgeber das nicht bezahlen. Diese Zeit zählt bei einer Dienstreise mit Übernachtung also nicht als Arbeitszeit.
Was gilt für Überstunden?
Für Überstunden gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie im Betrieb: Arbeiten Angestellte außerhalb der regulären Arbeitszeit, leisten sie Mehrarbeit. Diese Überstunden müssen Arbeitgeber streng genommen allerdings anordnen oder nachträglich genehmigen. Außerdem müssen diese in jedem Fall erforderlich sein.
Zählen Geschäftsessen zur Arbeitszeit bei einer Dienstreise?
Ob ein Restaurantbesuch mit einem Kunden oder Geschäftspartner als Arbeitszeit zu werten ist, hängt laut Gehrig vom Einzelfall ab. „Wenn man beim Essen auch Dienstliches bespricht, ist das im Interesse des Arbeitgebers“, sagt die Anwältin. „Gehört das Geschäftsessen zum Beispiel zur Kontaktpflege oder für Vertragsanbahnungen zu den Aufgaben des Arbeitnehmers, ist es als Arbeitszeit zu werten.“ Anders sieht es aus, wenn das Essen mit dem Kunden oder Geschäftspartner in erster Linie ein privates Vergnügen ist.
Gehrig empfiehlt, für solche Fälle allgemeine Regelungen im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festzuhalten – denn auch bei privaten Essen mit Kundinnen und Kunden werde häufig über die Arbeit gesprochen. Feste Regelungen ersparen Chefs später nervenzehrende Diskussionen und unzufriedene Arbeitnehmer.
Was gilt bei Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit?
In Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit oder Gleitzeitmodellen mit einer Kernarbeitszeit von beispielsweise drei oder vier Stunden ist es kniffliger. Rechtsanwältin Gehrig empfiehlt, Regelungen zu Dienstreisen beispielsweise in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten: „Es ist wichtig, dass man solche Vereinbarungen hat und sich daran langhangeln kann. Sonst wird es schnell zu kompliziert.“
Welche Regelungen gibt es für Außendienstler?
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst gelten andere Regeln als bisher beschrieben: „Das Reisen gehört zu ihrer regulären Arbeitspflicht“, sagt Christina Gehrig. „Die An- und Abreise zu und von einem Kunden gilt hier immer als Arbeitszeit.“
Ist der Arbeitnehmer während der gesamten Dienstreise über die Firma versichert?
Während einer Dienstreise mit Übernachtung haben Mitarbeiter in der Regel auch Freizeit, sei es die abendliche Sporteinheit, ein morgendlicher Spaziergang oder die Übernachtung im Hotelzimmer. Der gesetzliche Unfallschutz besteht für den Mitarbeiter – wie auch zu Hause – in der Freizeit nicht.
Rechtsanwältin Gehrig: „Wenn man zum Kunden reist, ist die An- und Abreise versichert. Aber wenn das mit der geschäftlichen Tätigkeit gar nichts zu tun hat, dann ist das der privaten Sphäre zuzuordnen.“ Stürzt der oder die Mitarbeitende etwa bei einem privaten Kneipenbesuch nach Feierabend, ist der Unfall nicht über den Arbeitgeber versichert.
Welche Regeln gelten für Fortbildungen, Lehrgänge und Weiterbildungen?
Reist ein Mitarbeiter für eine Fortbildung an einen anderen Ort, kommt es laut Gehrig in Sachen Arbeitszeit darauf an, ob die Weiterbildung verpflichtend oder freiwillig ist.
- Fortbildungen, die Chefs anordnen: An- und Abreise und der Lehrgang an sich zählen als Arbeit, sofern sie während der regulären Arbeitszeit stattfinden. Außerhalb der üblichen Arbeitszeit gelten die gleichen Regelungen wie zuvor beschrieben.
- Freiwillige Fortbildungen, die ein Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch besucht: Wegezeiten und Fortbildung zählen nicht zu Arbeitszeit. Aber: „Die meisten Arbeitgeber stellen Arbeitnehmer dafür frei“, ergänzt Gehrig.
Sollten Arbeitgeber Dienstreisen im Arbeitsvertrag regeln?
Dienst- oder Geschäftsreisen sind im Arbeitszeitgesetz nicht explizit geregelt. Stehen gar keine Regelungen dazu im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen, kann es für Arbeitnehmer und -geber womöglich knifflig werden: Der Reisende weiß nicht, was als Arbeitszeit gilt und geht eventuell davon aus, dass sogar auswärtige Übernachtungen zur Arbeit zählen und er Überstunden anhäufen kann. Das kann auf beiden Seiten zu Frust und Streit führen.
Gehrig empfiehlt daher, Regelungen zu Geschäftsreisen in den Arbeitsvertrag aufzunehmen: „Das ist immer eine gute Idee. Denn so wissen die Arbeitnehmer, was bei einer Dienstreise auf sie zukommt.“ Insbesondere wenn eine Position mit häufigen Reisen verbunden ist, lohnt es sich, genauere Regelungen – etwa auch zu Geschäftsessen – im Arbeitsvertrag festzulegen.
Die Anwältin rät allerdings auch, zusätzlich konkrete Anweisungen zu verschiedenen Dienstreisen zu erteilen – denn im Arbeitsvertrag können Chefs kaum auf jeden Einzelfall eingehen. Wichtig sei, dass diese individuellen Anweisungen nicht dem Arbeitsvertrag widersprechen. Alternativ kann es sinnvoll sein, eine Betriebsvereinbarung zu schließen, wenn es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt.
Wichtig für Dienstreisen in EU-Länder: Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer auf einer solchen Dienstreise mit einer A1-Bescheinigung ausstatten – ohne das gesetzlich vorgeschriebene Dokument kann es sonst teuer werden.
Welche grundlegenden Regeln zur Arbeitszeit gelten bei Dienstreisen?
Grundsätzlich müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich an die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) halten:
- Mitarbeitende dürfen die Arbeitszeit von (in der Regel) acht Stunden nicht überschreiten, in Ausnahmefällen sind zehn Stunden möglich. Pausenzeiten müssen Beschäftigte abziehen.
- Nach Arbeitsende muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mindestens elf Stunden Ruhezeit zur Verfügung haben.
- Arbeiten Angestellte während einer Dienstreise an einem Sonntag (was laut §10 Arbeitszeitgesetz nur für bestimmte Berufsgruppen zulässig ist), müssen ihre Chefs ihnen laut §11 ArbZG innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag gewähren. Außerdem müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.
- Für manche Branchen gelten für die obigen Regelungen Ausnahmen. Etwa in Krankenhäusern, bei Piloten, Kapitänen, Busfahrern oder in der Gastronomie (§14 ArbZG)
Christina Gehrig ist Rechtsanwältin bei der Kanzlei Hasselbach in Köln und Bonn. Ihre Schwerpunkte sind Familien- und Arbeitsrecht.
Dr. Kathrin Bürger ist Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Seitz Rechtsanwälte in München. Sie studierte Rechtswissenschaften an der Universität Würzburg und machte in New York ihren Master. Seit 2021 wird die Arbeitsrechtlerin in der weltweiten Datenbank "Best Lawyers" geführt.
