Arbeitszeitkonto So setzen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter clever ein

Zeit ist eine wertvolle Ressource im Arbeitsalltag. Ein Arbeitszeitkonto hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern, Arbeitsstunden flexibel einzusetzen.

Zeit ist eine wertvolle Ressource im Arbeitsalltag. Ein Arbeitszeitkonto hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern, Arbeitsstunden flexibel einzusetzen.© orn_france /iStock / Getty Images Plus

Arbeitszeitkonten bieten mehr Flexibilität im Firmenalltag. Allerdings müssen Unternehmer einiges beachten, wenn sie Mitarbeiter Stunden ansparen und abfeiern lassen.

Manchmal herrscht einfach Flaute. Dann ist im Unternehmen so wenig zu tun, dass einige Mitarbeiter ihre Zeit mehr oder weniger absitzen. Wirtschaftlich ein Graus. Warum also die Mitarbeiter nicht einfach nach Hause schicken und sie die Stunden nachholen lassen, wenn das Geschäft brummt und sich die Arbeit stapelt? Arbeitszeitkonten räumen Arbeitgebern und -nehmern diese Flexibilität ein.

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto funktioniert wie ein Girokonto: Statt Geld kann man dort Zeit verbuchen. So können Mitarbeiter beispielsweise Überstunden ansparen und bei Bedarf in Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten abfeiern. Wer ins Minus gerät und Zeitschulden anhäuft, muss die Stunden nachholen.

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Was sind die Vorteile eines Arbeitszeitkontos?

  • Mehr Flexibilität: Unternehmer können besser auf eine schwankende Auftragslage reagieren und Mitarbeiter effektiver einsetzen. Allerdings sollten Chefs hier Fingerspitzengefühl zeigen. Haben Mitarbeiter das Gefühl, dass es nur um die Belange des Betriebes geht, werden sie sich dagegen sperren.
  • Mehr Motivation: Überstunden sind nicht unbedingt beliebt bei Mitarbeitern – erst recht nicht am Freitagabend. Arbeitgeber können für solche Mehrarbeit zu unbeliebten Zeiten Zuschläge ausloben. Zum Beispiel: Für jede Überstunde gibt es noch 20 Prozent Zeitguthaben on top.
  • Zufriedenere Mitarbeiter: Starre Arbeitszeiten engen Mitarbeiter ein. Mal eher gehen, wenn das Kind Geburtstag feiert, oder schon Freitagmittag in ein langes Wochenende aufbrechen – das geht meist nicht. Arbeitszeitkonten räumen ihnen diesen Spielraum ein. Zudem stellen sie sicher, dass niemand Überstunden ohne Ausgleich machen muss. Das macht auf Dauer zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter sind in der Regel engagierter und motivierter.

Doch Vorsicht: Arbeitnehmer können Überstunden nicht einfach anhäufen. Es müsse dabei das Arbeitszeitgesetz beachtet werden, warnt Arbeitsrechtler Thomas Griebe. Ein Angestellter darf demzufolge nicht über einen längeren Zeitraum mehr arbeiten als zehn Stunden pro Tag. „Auch wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel abends um 23 Uhr nur 15 Minuten eine E-Mail schreibt, muss er die Ruhezeit einhalten. Er kann also nicht am nächsten Morgen wieder um 7 Uhr anfangen zu arbeiten“, sagt der Anwalt.

Was sind die Nachteile eines Arbeitszeitkontos?

Der Verwaltungsaufwand für ein Arbeitszeitkonto ist höher als bei starren Arbeitszeiten. „Allerdings sind Arbeitgeber ohnehin verpflichtet, Überstunden aufzuzeichnen“, sagt Griebe. Insofern können Unternehmen das in einem Abwasch machen. Der Wunsch nach einem Arbeitszeitkonto komme ohnehin meist von den Mitarbeitern, weil die sich gerne Stunden für ihre Freizeitgestaltung ansparen.

Worauf müssen Chefs bei der Einführung eines Stundenkontos achten?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Arbeitszeitkonten zu führen. Allerdings steht es ihnen frei. „Wenn ich als Chef eines einführen möchte, kann ich das kraft meines Direktionsrechtes einfach tun“, sagt Griebe. Die Rahmenbedingungen sollten dokumentiert und dem Team mitgeteilt werden, zum Beispiel am schwarzen Brett. Sie im jeweiligen Arbeitsvertrag festzuhalten, davon rät Griebe Unternehmern ab. Dann brauchen sie nämlich das Einverständnis des Mitarbeiters, wenn sie etwas ändern wollen.

Wenn es einen Betriebsrat gebe, habe der beim Thema Arbeitszeitkonto allerdings ein Mitbestimmungsrecht. „Das Ob müssen Chefs nicht mit ihm abstimmen, aber das Wie – und am Ende eine entsprechende Betriebsvereinbarung abschließen“, erklärt der Anwalt.

Wie muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?

Was die Form des Arbeitszeitkontos betrifft, gibt es keine arbeitsrechtlichen Vorgaben. Wichtig ist allein, dass die Plus- und Minusstunden festgehalten werden. Theoretisch könne es laut Griebe auch auf Karteikarten oder per Stechuhr geführt werden. Praktischer sind spezielle Programme oder Apps fürs Smartphone. „Kleinere Unternehmen arbeiten in der Regel am besten mit kleinen Anwendungen. Gerade wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten, sind mobile Systeme praktisch“, sagt Griebe. Es gibt zum Beispiel kostenlose Zeiterfassungs-Apps, die sich Mitarbeiter auf ihr Handy laden können und dann immer bei sich haben. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Allerdings müsse dabei laut Griebe der Datenschutz beachtet werden.

Welche Probleme kann es geben?

Häufig entbrennt ein Streit um die Frage: Was ist eine Überstunde? „Im rechtlichen Sinne handelt es sich erst um eine Überstunde, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder der Arbeitgeber sie nachträglich akzeptiert hat“, sagt der Anwalt. So komme es in der Praxis immer wieder vor, dass Arbeitnehmer die Arbeitszeit ein wenig strecken, indem sie jeden Tag beispielsweise 20 Minuten mehr arbeiten und so Plusstunden sammeln. Mehrarbeit, die eventuell gar nicht nötig war und die der Arbeitgeber nicht wollte. In der Regel falle das niemanden auf. Wenn es aber zur Kündigung komme, könne das heikel werden. Der Gekündigte poche dann darauf, dass er noch beispielsweise 300 Überstunden habe. Allerdings müsse er dann auch beweisen, dass jede Überstunde erforderlich oder angeordnet war.

Dass eine Überstunde im Konto auftaucht, heißt also erst einmal nichts. Sie ist im Streitfall nur ein Indiz. „Erst wenn der Arbeitgeber sozusagen einen Haken daran macht, ist es eine anerkannte Überstunde“, erklärt Griebe. Dieses „Abhaken“ passiere in der Praxis meist durch regelmäßige Kontoauszüge, die der Arbeitnehmer zum Beispiel alle zwei Wochen oder monatlich bekomme. Unternehmer sollten die Arbeitszeitkonten daher regelmäßig prüfen, damit es nicht zu Konflikten kommt.

Was passiert mit Zeitguthaben bei einer Kündigung oder Insolvenz?

Die langfristigste Variante eines Arbeitszeitkontos ist das Lebensarbeitszeitkonto: Auf ihm können Angestellten während ihres gesamten Berufslebens Überstunden ansparen, um zum Beispiel früher in den Ruhestand zu gehen. Da sammelt sich im Laufe der Jahre einiges an Arbeitszeit an. Geht das Unternehmen pleite, müssen die Plusstunden ausgezahlt werden.

Diese besonderen Langzeitkonten müssen Arbeitgeber darum gegen Insolvenz absichern und Rücklagen bilden. Die genauen Regelungen sind in Paragraf 7 e SGB IV festgelegt.

Um den größeren organisatorischen Aufwand zu vermeiden, sollten gerade kleinere Unternehmen eher normale Arbeitszeitkonten führen – und vor allem den Ausgleichszeitraum begrenzen: Zum Beispiel können sie festlegen, dass das Konto zum Jahresende ausgeglichen sein muss. „Das hat auch gesundheitsrechtliche Aspekte: Mehrarbeit soll kompensiert werden, damit kein Arbeitnehmer überbelastet wird“, sagt Griebe.

Auch sollten Unternehmer Grenzen für Plus- und Minusstunden festlegen. Der Arbeitsrechtler empfiehlt kleineren Unternehmen ein Maximum von 100 Plus- und 20 Minusstunden. Eine Absicherung dieser normalen Arbeitszeitkonten ist nicht erforderlich.

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