Rechtssicher abmahnen 8 Fehler, die eine Abmahnung unwirksam machen können

Wer einen Mitarbeiter abmahnt, zeigt ihm die Gelbe Karte. Doch damit ein Gericht die Abmahnung anerkennt, muss sie verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen.

Wer einen Mitarbeiter abmahnt, zeigt ihm die Gelbe Karte. Doch damit ein Gericht die Abmahnung anerkennt, muss sie verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen.© mikkelwilliam / iStock / Getty Images

Sie wollen einen Mitarbeiter abmahnen? Falls es später zur Kündigung kommt, ist wichtig, dass die Abmahnung rechtssicher war. Hierbei kommt es nicht nur auf Formalien an, sondern auch auf den Grund der Abmahnung.

Gelbe Karte! Eine Abmahnung ist für einen Mitarbeiter ein Schuss vor den Bug. Ein Zeichen dafür, dass der Chef nicht einverstanden ist mit seinem Verhalten. Doch eine Abmahnung erfüllt noch einen weiteren Zweck, erklärt Dr. Kai Bodenstedt, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei DLA Piper: „Sie ist in vielen Fällen die Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.“

Wer beispielsweise einem Mitarbeiter wegen Zu-Spät-Kommens oder unentschuldigten Fehlens kündigen will, muss ihn vorher dafür abgemahnt haben. Reicht der gekündigte Mitarbeiter eine Kündigungsschutzklage ein, steht dann vor dem Arbeitsgericht auch die Abmahnung auf dem Prüfstand: Ist sie unwirksam, ist es die ordentliche Kündigung in der Regel auch.

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Daher sollten Arbeitgeber wissen, welche Abmahnungsgründe es gibt und welche Anforderungen eine rechtssichere Abmahnung erfüllen muss – und die folgenden juristischen Klippen umschiffen:

Die Abmahnung benennt die Pflichtverletzung nicht konkret.

„Sie kommen immer zu spät zur Arbeit“, „Sie sind mehrere Male unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben“: Wer das Fehlverhalten seines Mitarbeiters in der Abmahnung derart pauschal darstellt, wird vor Gericht Ärger bekommen: „Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss der Arbeitgeber das Fehlverhalten genau beschreiben“, erklärt Bodenstedt. Der Fachanwalt empfiehlt, hierbei den Ist-Zustand und den Soll-Zustand gegenüberzustellen.

Beispielformulierung: „Am 30.03.2017 sind Sie erst um 11:15 Uhr bei der Arbeit erschienen. Zu Ihren arbeitsvertraglich festgelegten Pflichten gehört es aber, die Arbeit bis spätestens 8 Uhr anzutreten.“

Die Abmahnung fordert nicht zu künftigem vertragstreuem Verhalten auf.

Eine präzise Liste der Verfehlungen des Mitarbeiters reicht noch nicht aus, damit die Abmahnung wirksam wird. „Eine Abmahnung hat auch eine Appellfunktion. Daher muss sie den Arbeitnehmer zwingend auffordern, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten“, sagt Bodenstedt. Der Mitarbeiter soll verstehen, was der Arbeitgeber von ihm verlangt und was er in Zukunft anders machen soll.

Beispielformulierung: „Wir fordern Sie hiermit auf, künftig Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten einzuhalten. Dazu gehört insbesondere, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“

Die Abmahnung enthält keine eindeutige Kündigungsandrohung im Falle einer erneuten Pflichtverletzung.

Neben der Appellfunktion hat eine Abmahnung außerdem eine Warnfunktion, führt Bodenstedt aus: „Sie warnt den Arbeitnehmer, dass eine vergleichbare Pflichtverletzung weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann.“ Fehlt dieser Hinweis, ist die Abmahnung unwirksam.

In der Regel genüge ein allgemeiner Hinweis auf „arbeitsrechtliche Konsequenzen“, damit die Abmahnung vor Gericht standhalte. Dennoch empfiehlt Bodenstedt, die drohende Kündigung explizit zu erwähnen. „Damit sind Sie als Arbeitgeber auf der sicheren Seite.“

Beispielformulierung: „Sollten Sie dieser Aufforderung nicht Folge leisten, müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung rechnen.“

Die Abmahnung bezieht sich nicht auf einen Pflichtverstoß.

Manches Verhalten eines Mitarbeiters mag dem Arbeitgeber gegen den Strich gehen. Abmahnen kann er ihn aber nur, wenn der Arbeitnehmer dadurch die Pflichten verletzt, die im Arbeitsvertrag festgelegt sind.

Das klingt ganz einfach, doch in der Praxis ist es das nicht immer, wie Bodenstedt erklärt: „Es gibt klare Pflichten des Arbeitnehmers: Er muss beispielsweise pünktlich zur Arbeit kommen und seine Aufgaben mit der nötigen Sorgfalt erledigen. Daneben gibt es jedoch die so genannten arbeitsvertraglichen Nebenpflichten – und was darunter alles zu fassen ist, ist nicht eindeutig definiert.“

Eine wichtige Nebenpflicht ist etwa die Treuepflicht: Der Arbeitnehmer soll alles unterlassen, was die Interessen des Arbeitgebers beschädigen könnte. Erscheint etwa der Außendienstmitarbeiter mit einem Loch in der Hose bei einem wichtigen Kundentermin, hinterlässt das einen schlechten Eindruck und schmälert womöglich die Chancen der Firma auf einen Auftrag. „Eine Abmahnung wegen eines solchen Vorfalls dürfte gute Chancen haben“, sagt Bodenstedt.

In anderen Situationen jedoch sei es kein berechtigter Abmahngrund, wenn dem Arbeitgeber die Kleidung seines Mitarbeiters missfalle: „Angenommen, der Chef unterstützt den HSV und der Mitarbeiter ist Sankt-Pauli-Fan und kommt regelmäßig im Sankt-Pauli-Trikot zur Arbeit. Dafür kann der Chef ihn nicht abmahnen.“

Da es im Einzelfall schwer einzuschätzen ist, was ein Pflichtverstoß sei und was nicht, empfiehlt Bodenstedt, einen erfahrenen Anwalt hinzuziehen.

Die Abmahnung zählt mehrere Pflichtverletzungen auf und nicht alle sind haltbar.

Wohl die wenigsten Arbeitgeber mahnen einen Arbeitnehmer ab, der sich vorher nie was zuschulden kommen ließ. Vielmehr ist der abgemahnte Vorfall oft nur der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte.

Dennoch sollte der Arbeitgeber dem Impuls widerstehen, in der Abmahnung verschiedenste Pflichtverletzungen aufzuführen: an Datum X zu spät gekommen, an Datum Y auch, außerdem gegen das Rauchverbot verstoßen und privat im Internet gesurft.

Ein solches Vorgehen birgt Gefahren, warnt Bodenstedt: „Erweist sich einer der Vorwürfe im Nachhinein als unhaltbar, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Deshalb raten wir Arbeitgebern immer, bei mehreren Pflichtverstößen mehrere Abmahnungen zu schreiben.“

Die Abmahnung ist nicht verhältnismäßig.

Für Abmahnungen gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter wegen Kleinigkeiten abmahnen, müssen mit Problemen rechnen, wenn der Fall vor Gericht geht.

Bodenstedt verdeutlicht das Prinzip mit einem Beispiel: „Wenn eine Sekretärin in einem einseitigen Brief 20 Tippfehler macht, ist das ein klares Zeichen dafür, dass sie nicht sorgfältig arbeitet – und das kann abgemahnt werden. Anders sieht es aus, wenn sie in 20 Briefen einen Tippfehler macht: In diesem Fall wäre eine Abmahnung wohl nicht verhältnismäßig.“ Ähnliches gilt, wenn ein Mitarbeiter nach 15 Jahren im Unternehmen einmal zehn Minuten zu spät zur Arbeit kommt.

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Was verhältnismäßig sei und was nicht, hänge jedoch im Einzelfall immer vom Richter ab.

Die Abmahnung bleibt mehrmals ohne Folgen.

Ihr Mitarbeiter kommt immer wieder zu spät und Sie haben ihn schon fünfmal deswegen abgemahnt? Wenn Sie ihm jetzt kündigen, könnten Sie vor dem Arbeitsgericht Probleme bekommen: „Abmahnungen dienen der Vorbereitung einer Kündigung“, sagt Anwalt Bodenstedt. „Bei zu vielen folgenlosen Abmahnungen für die immer gleiche Pflichtverletzung verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion.“

Anders sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer wegen mehrere Abmahnungen wegen verschiedener Pflichtverletzungen bekommen hat: In diesem Fall bleibt die Warnfunktion erhalten.

Die Abmahnung beleidigt den Arbeitnehmer.

Klar, dass Arbeitgeber irgendwann rot sehen, wenn sie sich immer über einen Mitarbeiter ärgern müssen. Doch bevor man sich daran macht, die Abmahnung zu schreiben, sollte man sich besser abregen. Beleidigende Äußerungen wie „Drückeberger“ oder „Nichtsnutz“ sollte eine Abmahnung nämlich besser nicht enthalten, sagt Bodenstedt. „Dadurch könnte vor Gericht der Eindruck entstehen, dass die Abmahnung überzogen ist.“

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2 Kommentare
  • Bernd 14. September 2018 19:22

    einen schönen guten tag, zuerst möchte ich meine Rechtschreibung entschuldigen.
    nun zum Thema: ich arbeite seit 8 jahren in der gleichen Firma. Mit der Zeit wurden die
    Abmahnungen mehr. ( für mich selbst sind es wegen kleinigkeiten gewesen. ) “ SAUBERKEIT AN DER MASCHINE “ Ich wurde eingestellt als Produktionshelfer ! Da mir aber mit der Zeit immer mehr Aufgaben übergeben worden sind ( mündlich ) hatte ich um einen neuen Arbeitsvertrag gebeten, was nun zu Folge war, dass ich Maschineneinsteller bin. Ich musste auch sehr oft neue Mitarbeiter die von einer Zeitarbeitfirma gekommen sind Anlernen. Leider sind diese Kollegen nie lange geblieben. Der Druck wurde bei mir immer größer, da ich auch meine Stückzahl bringen musste, und ständig durch Computer, Cams kontrolliert worden bin. Manchmal musste ich auch 3 Maschinen führen, vorbereitung, einstellung, reparatur….etc.
    Ich muss auch zuzgeben, dass meine Konzentration dann manchmal nachgelassen hat.
    Wenn ich dann einen Fehler gemacht habe, wo ich dann auch dafür diesen Fehler wieder behoben habe, und es für die Firma keinen Schaden gab, habe ich eine Abmahnung bekommen. Am Anfang habe ich auch 2 Abmahnungen unterschrieben, ( Bis dahin wusste ich aber nicht, dass es mir nicht nur alleine so geht. ) Jetzt unterschreibe ich gar nichts mehr, weil es für mich persönlich nur Kindergarten ist, ( Subektiv ) und die Herren da oben nicht nur mir ganz gerne Abmahnungen schreiben ?!?!
    ——— NUN ZU MEINER ABMAHNUNG VON HEUTE ——-
    TEXT: Datum vom 28.08.2018 ( Heute ist aber der 14.09.2018 )
    Sehr geehrter Herr X

    nach der in unserem Unternehemen angewendeten und Ihnen bekannten Reglung
    hatten Sie am Freitag den 24.08.2018 folgende Aufgaben:
    Staubsauger ausleeren,
    Kartonmaschine auffüllen,
    Maschinen – Arbeitsplatz reinigen.
    Diese Ihnen bekannten Aufgaben haben sie nicht erledigt, was hiermit abgemahnt wird.
    Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Ihr Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfalle
    gefährdet ist und Sie mit einer Kündigung rechnen müssen.
    Diese Abmahnung gehtin Ihre Personalakte ein.
    ——————————————————————————————————————————-
    Nun ist es aber so, dass Mein Chef es nicht persönlich gesehn hat, sondern ein Arbeirtskollege an einer anderen Maschine es aufgeschrieben hat, was die gleiche Maschine ist, nur von einen Nachfolger so hinterlassen ( wie oben beschreiben ) hat.
    ——————————————————————————————————————————
    Heute hatte ich auch die Sachlage versucht zu erklären, und ich auch nicht einverstanden war , ich diese Abmanung zu unterschreiben..

    Persönlich bin ich in der Letzten Zeit am Ende , denn ich habe das gefühl, man sucht immer einen Grund an mir. BITTE UM ANTWORT. Vielen Dank

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 17. September 2018 12:20

      Hallo Bernd,

      Rechtsberatung in Einzelfällen können und dürfen wir als Redaktion nicht geben. Wenden Sie sich mit Ihrem Fall am besten an einen Rechtsanwalt.

      Viel Erfolg und beste Grüße vom impulse-Team

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