Rechtssicher abmahnen 8 Fehler, die eine Abmahnung unwirksam machen können

Wer einen Mitarbeiter abmahnt, zeigt ihm die Gelbe Karte. Doch damit ein Gericht die Abmahnung anerkennt, muss sie verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen.

Wer einen Mitarbeiter abmahnt, zeigt ihm die Gelbe Karte. Doch damit ein Gericht die Abmahnung anerkennt, muss sie verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen.© mikkelwilliam / iStock / Getty Images

Sie wollen einen Mitarbeiter abmahnen? Falls es später zur Kündigung kommt, ist wichtig, dass die Abmahnung rechtssicher war. Hierbei kommt es nicht nur auf Formalien an, sondern auch auf den Grund der Abmahnung.

Gelbe Karte! Eine Abmahnung ist für einen Mitarbeiter ein Schuss vor den Bug. Ein Zeichen dafür, dass der Chef nicht einverstanden ist mit seinem Verhalten. Doch eine Abmahnung erfüllt noch einen weiteren Zweck, erklärt Dr. Kai Bodenstedt, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei DLA Piper: „Sie ist in vielen Fällen die Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.“

Wer beispielsweise einem Mitarbeiter wegen Zu-Spät-Kommens oder unentschuldigten Fehlens kündigen will, muss ihn vorher dafür abgemahnt haben. Reicht der gekündigte Mitarbeiter eine Kündigungsschutzklage ein, steht dann vor dem Arbeitsgericht auch die Abmahnung auf dem Prüfstand: Ist sie unwirksam, ist es die ordentliche Kündigung in der Regel auch.

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Daher sollten Arbeitgeber wissen, welche Anforderungen eine rechtssichere Abmahnung erfüllen muss – und die folgenden juristischen Klippen umschiffen:

Die Abmahnung benennt die Pflichtverletzung nicht konkret.

„Sie kommen immer zu spät zur Arbeit“, „Sie sind mehrere Male unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben“: Wer das Fehlverhalten seines Mitarbeiters in der Abmahnung derart pauschal darstellt, wird vor Gericht Ärger bekommen: „Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss der Arbeitgeber das Fehlverhalten genau beschreiben“, erklärt Bodenstedt. Der Fachanwalt empfiehlt, hierbei den Ist-Zustand und den Soll-Zustand gegenüberzustellen.

Beispielformulierung: „Am 30.03.2017 sind Sie erst um 11:15 Uhr bei der Arbeit erschienen. Zu Ihren arbeitsvertraglich festgelegten Pflichten gehört es aber, die Arbeit bis spätestens 8 Uhr anzutreten.“

Die Abmahnung fordert nicht zu künftigem vertragstreuem Verhalten auf.

Eine präzise Liste der Verfehlungen des Mitarbeiters reicht noch nicht aus, damit die Abmahnung wirksam wird. „Eine Abmahnung hat auch eine Appellfunktion. Daher muss sie den Arbeitnehmer zwingend auffordern, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten“, sagt Bodenstedt. Der Mitarbeiter soll verstehen, was der Arbeitgeber von ihm verlangt und was er in Zukunft anders machen soll.

Beispielformulierung: „Wir fordern Sie hiermit auf, künftig Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten einzuhalten. Dazu gehört insbesondere, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“

Die Abmahnung enthält keine eindeutige Kündigungsandrohung im Falle einer erneuten Pflichtverletzung.

Neben der Appellfunktion hat eine Abmahnung außerdem eine Warnfunktion, führt Bodenstedt aus: „Sie warnt den Arbeitnehmer, dass eine vergleichbare Pflichtverletzung weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann.“ Fehlt dieser Hinweis, ist die Abmahnung unwirksam.

In der Regel genüge ein allgemeiner Hinweis auf „arbeitsrechtliche Konsequenzen“, damit die Abmahnung vor Gericht standhalte. Dennoch empfiehlt Bodenstedt, die drohende Kündigung explizit zu erwähnen. „Damit sind Sie als Arbeitgeber auf der sicheren Seite.“

Beispielformulierung: „Sollten Sie dieser Aufforderung nicht Folge leisten, müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung rechnen.“

Die Abmahnung bezieht sich nicht auf einen Pflichtverstoß.

Manches Verhalten eines Mitarbeiters mag dem Arbeitgeber gegen den Strich gehen. Abmahnen kann er ihn aber nur, wenn der Arbeitnehmer dadurch die Pflichten verletzt, die im Arbeitsvertrag festgelegt sind.

Das klingt ganz einfach, doch in der Praxis ist es das nicht immer, wie Bodenstedt erklärt: „Es gibt klare Pflichten des Arbeitnehmers: Er muss beispielsweise pünktlich zur Arbeit kommen und seine Aufgaben mit der nötigen Sorgfalt erledigen. Daneben gibt es jedoch die so genannten arbeitsvertraglichen Nebenpflichten – und was darunter alles zu fassen ist, ist nicht eindeutig definiert.“

Eine wichtige Nebenpflicht ist etwa die Treuepflicht: Der Arbeitnehmer soll alles unterlassen, was die Interessen des Arbeitgebers beschädigen könnte. Erscheint etwa der Außendienstmitarbeiter mit einem Loch in der Hose bei einem wichtigen Kundentermin, hinterlässt das einen schlechten Eindruck und schmälert womöglich die Chancen der Firma auf einen Auftrag. „Eine Abmahnung wegen eines solchen Vorfalls dürfte gute Chancen haben“, sagt Bodenstedt.

In anderen Situationen jedoch sei es kein berechtigter Abmahngrund, wenn dem Arbeitgeber die Kleidung seines Mitarbeiters missfalle: „Angenommen, der Chef unterstützt den HSV und der Mitarbeiter ist Sankt-Pauli-Fan und kommt regelmäßig im Sankt-Pauli-Trikot zur Arbeit. Dafür kann der Chef ihn nicht abmahnen.“

Da es im Einzelfall schwer einzuschätzen ist, was ein Pflichtverstoß sei und was nicht, empfiehlt Bodenstedt, einen erfahrenen Anwalt hinzuziehen.

Die Abmahnung zählt mehrere Pflichtverletzungen auf und nicht alle sind haltbar.

Wohl die wenigsten Arbeitgeber mahnen einen Arbeitnehmer ab, der sich vorher nie was zuschulden kommen ließ. Vielmehr ist der abgemahnte Vorfall oft nur der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte.

Dennoch sollte der Arbeitgeber dem Impuls widerstehen, in der Abmahnung verschiedenste Pflichtverletzungen aufzuführen: an Datum X zu spät gekommen, an Datum Y auch, außerdem gegen das Rauchverbot verstoßen und privat im Internet gesurft.

Ein solches Vorgehen birgt Gefahren, warnt Bodenstedt: „Erweist sich einer der Vorwürfe im Nachhinein als unhaltbar, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Deshalb raten wir Arbeitgebern immer, bei mehreren Pflichtverstößen mehrere Abmahnungen zu schreiben.“

Die Abmahnung ist nicht verhältnismäßig.

Für Abmahnungen gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter wegen Kleinigkeiten abmahnen, müssen mit Problemen rechnen, wenn der Fall vor Gericht geht.

Bodenstedt verdeutlicht das Prinzip mit einem Beispiel: „Wenn eine Sekretärin in einem einseitigen Brief 20 Tippfehler macht, ist das ein klares Zeichen dafür, dass sie nicht sorgfältig arbeitet – und das kann abgemahnt werden. Anders sieht es aus, wenn sie in 20 Briefen einen Tippfehler macht: In diesem Fall wäre eine Abmahnung wohl nicht verhältnismäßig.“ Ähnliches gilt, wenn ein Mitarbeiter nach 15 Jahren im Unternehmen einmal zehn Minuten zu spät zur Arbeit kommt.

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Was verhältnismäßig sei und was nicht, hänge jedoch im Einzelfall immer vom Richter ab.

Die Abmahnung bleibt mehrmals ohne Folgen.

Ihr Mitarbeiter kommt immer wieder zu spät und Sie haben ihn schon fünfmal deswegen abgemahnt? Wenn Sie ihm jetzt kündigen, könnten Sie vor dem Arbeitsgericht Probleme bekommen: „Abmahnungen dienen der Vorbereitung einer Kündigung“, sagt Anwalt Bodenstedt. „Bei zu vielen folgenlosen Abmahnungen für die immer gleiche Pflichtverletzung verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion.“

Anders sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer wegen mehrere Abmahnungen wegen verschiedener Pflichtverletzungen bekommen hat: In diesem Fall bleibt die Warnfunktion erhalten.

Die Abmahnung beleidigt den Arbeitnehmer.

Klar, dass Arbeitgeber irgendwann rot sehen, wenn sie sich immer über einen Mitarbeiter ärgern müssen. Doch bevor man sich daran macht, die Abmahnung zu schreiben, sollte man sich besser abregen. Beleidigende Äußerungen wie „Drückeberger“ oder „Nichtsnutz“ sollte eine Abmahnung nämlich besser nicht enthalten, sagt Bodenstedt. „Dadurch könnte vor Gericht der Eindruck entstehen, dass die Abmahnung überzogen ist.“

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