Dienstreisen absetzen Wie Sie Reisekosten von der Steuer absetzen

Ob Flug oder Bahnfahrt: Dienstreisen lassen sich von der Steuer absetzen.

Ob Flug oder Bahnfahrt: Dienstreisen lassen sich von der Steuer absetzen.© kamirika / photocase.de

Firmenchefs, die beruflich viel unterwegs sind, können ihre Dienstreisen von der Steuer absetzen. Was Sie beachten müssen, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Was gilt steuerrechtlich als Dienstreise?

Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn jemand aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Arbeitsstätte und außerhalb seiner Wohnung tätig ist. Anlässe für eine solche Reise gibt es viele: etwa der Besuch von Kunden, die Fahrt zu einem Kongress, zu einer Messe oder zu einem Lieferanten. Entscheidend für den steuerlichen Abzug der durch eine solche Fahrt verursachten Kosten ist, dass sie betrieblich veranlasst worden sind.

Nicht zu den Geschäftsreisen zählen daher private Fahrten zur Verwandtschaft oder in die Ferien. Ebenfalls nicht zu den Dienst- oder Geschäftsreisen zählen die täglichen Fahrten von der Wohnung zur Firma und zurück. Aufwendungen für eine Geschäftsreise sind Betriebsausgaben. Allerdings gibt es Grenzen: Das tägliche Dinner in einem Drei-Sterne-Restaurant lässt sich nicht komplett absetzen.

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Mehr zum Thema Dienstreisen finden Sie in unserem Artikel „Was bei Dienstreisen zur Arbeitszeit zählt und was nicht“.

Wann können Unternehmer Dienstreisen von der Steuer absetzen?

Finanzbeamte sprechen von einer Geschäftsreise, wenn der Aufenthalt einen betrieblichen Anlass hat und vorübergehender Natur ist. Wie lange ein Mitarbeiter unterwegs ist, entscheidet das Unternehmen – zeitlich begrenzt ist die Dienstreise demnach nicht. Während einer Geschäftsreise erkennen Finanzämter Fahrt-, Übernachtungs- und sonstige Reisekosten als Betriebsausgaben an. Zudem können Mehraufwendungen für Verpflegung nach pauschalen Sätzen berücksichtigt werden.

Fahrtkosten

Per Beleg nachgewiesene Fahrtkosten können in ihrer tatsächlichen Höhe berücksichtigt werden. Der Vorsteuerabzug ist möglich. Wird die Fahrstrecke mit dem privaten Fahrzeug zurückgelegt, können pro gefahrenem Kilometer pauschal 0,30 Euro angesetzt werden.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können per Beleg in der tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Seinen Mitarbeitern kann der Unternehmer die Kosten ersetzen – steuerfrei für die Angestellten. Allerdings muss der Mitarbeiter seine Übernachtungskosten per Rechnung belegen; hat er bei Freunden übernachtet, kann ihm der Arbeitgeber pauschal 20 Euro erstatten.

Verpflegungskosten

Die während der Geschäftsreise tatsächlich angefallenen Aufwendungen für Verpflegung sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Als Betriebsausgaben anzuerkennen sind jedoch Mehraufwendungen für die Verpflegung nach den pauschalen Sätzen. So können, je nach Dauer der betrieblichen Abwesenheit, 12 Euro (bei An- und Abreisetagen mit anschließender oder vorhergehender Übernachtung außerhalb der Wohnung sowie bei mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung) oder 24 Euro (bei 24 Stunden Abwesenheit) pro Tag berücksichtigt werden. Hat der Arbeitnehmer in einem Hotel mit Frühstück übernachtet, muss das gesondert auf der Rechnung ausgewiesen sein. Die Verpflegungspauschale wird dann um 4,80 Euro gekürzt. Bei Mittag- oder Abendessen ist die Pauschale sogar um jeweils weitere 9,60 Euro zu reduzieren.

Reisenebenkosten

Können Ausgaben, die durch die Reise entstanden sind, nicht den Fahrt-, oder Übernachtungskosten zugeordnet werden, handelt es sich um Reisenebenkosten. Folgende Aufwendungen zählen dazu: Kosten für Telefonate, Mautgebühren, Gepäckkosten (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung), Fährkosten, Parkplatzkosten.

Welche Argumente sichern die steuerliche Abzugsfähigkeit von Dienstreisen?

Bei Geschäftsreisen ins Ausland oder in touristisch reizvolle Orte schaut sich das Finanzamt die Belege genau an.

Ehegatte

Nimmt der Chef seinen Ehepartner mit auf einen Business-Trip ins Ausland, unterstellen die Beamten gerne einen Privat-Ausflug. Da ist es oft besser, wenn er die Kosten für die Ehefrau über getrennte Rechnungen zieht und sie komplett aus der Privatschatulle bezahlt. Es sei denn, die Mitnahme des Partners war tatsächlich geschäftlich. Er hat etwa als leitender Angestellter an den Geschäftsbesprechungen teilgenommen oder als Dolmetscher fungiert.

Geschäftsbesuch

Die Kosten einer Reise etwa nach New York erkennt das Finanzamt nur an, wenn die Firma dort Geschäftskontakte unterhält. Ist es beim Besuch nicht zu einem konkreten Geschäftsabschluss gekommen, sollte der Chef Besprechungsprotokolle oder Schriftverkehr vorweisen können.

Bewirtungskosten

Lädt der Chef seine Geschäftspartner im Ausland zum Essen ein, muss er für den Betriebsausgabenabzug eine Restaurant-Rechnung nach deutschem Muster vorlegen. Gibt es von der Gaststätte mangels Computerkasse nur einen handschriftlichen Beleg, gehören die restlichen Angaben auf ein Extrablatt. Dazu gehören Angaben zu Tag und Anlass der Bewirtung, zu den Teilnehmern sowie zu den Posten, die der Unternehmer spendiert hat.

Hotelkosten

Wer an den geschäftlichen Teil noch ein paar private Tage dranhängt, darf grundsätzlich die Übernachtungsrechnung aufteilen. Neuerdings auch die Reisekosten – und zwar im Verhältnis geschäftlich zu privat.

Kongress

Findet die Veranstaltung in einem reizvollen Touristenort statt, sollte der Unternehmer Nachweise für seine Anwesenheit vorlegen können, etwa die Liste mit Teilnehmern aus der gleichen Branche, Zertifikate oder Vortragsnotizen. Bei Kongressen auf einem Schiff gibt es freilich nur die reinen Seminargebühren als Betriebsausgabenabzug.

Wie lassen sich Fahrten zwischen zwei Tätigkeitsstätten als Dienstreisen absetzen?

Ein wesentlicher Punkt des aktuellen Reisekostenrechts für Mitarbeiter in Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten ist die sogenannte erste Tätigkeitsstätte. Deren Bestimmung hat in vielen Fällen erhebliche finanzielle Auswirkungen. „Werden Mitarbeiter mal hier, mal da eingesetzt, sollte die erste Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag bestimmt werden“, rät Josef Bühlmaier, Steuerberater bei der Kanzlei Lehleiter und Partner in Neckarsulm. Für die Fahrten dorthin gilt die steuer­liche Entfernungspauschale.

Fahrten zwischen einzelnen Betrieben hingegen gelten als Dienstreise. Wenn eine Firma die erste Tätigkeitsstelle nicht bestimmt hat, gelten andere Regelungen. Dann gilt als erste ­Tätigkeitsstätte jener Betriebsteil, in dem der Angestellte dauerhaft und normalerweise täglich ­arbeitet oder in dem er je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens zu einem Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist.

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