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In der hektischen Arbeitswelt von heute kämpfen viele Unternehmerinnen und Unternehmer damit, ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Ständige Ablenkungen durch E-Mails, Meetings und dringende Anfragen rauben wertvolle Zeit für konzentriertes Arbeiten.
Meike Kranz, Expertin für Büroorganisation, erklärt, wie Sie mit der Methode Task Batching trotz vollem Terminkalender effizient bleiben und entspannt durch den Arbeitstag kommen.
Was ist Task Batching?
Der englische Begriff Batching bedeutet „Bündelung“ oder „Zusammenfassung“. Task Batching ist also das Bündeln von Aufgaben. Es bezeichnet eine Zeitmanagement-Methode, bei der ähnliche Aufgaben zusammengefasst und in festen Zeitblöcken abgearbeitet werden. Das reduziert Ablenkungen am Arbeitsplatz. „So entsteht eine Routine, mit der man deutlich schneller wird, anstatt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen“, sagt Meike Kranz.
Wie funktioniert das Batching von Aufgaben?
Das Prinzip von Task Batching ist denkbar einfach: Man sammelt Aufgaben, die sich ähneln, und plant gezielt Zeit ein, um sie ohne Unterbrechung abzuarbeiten. Kranz erläutert: „Das ist eigentlich ein altbewährtes Prinzip. Früher sagte man: ‚Jetzt bearbeite ich mal alle Anträge oder Lieferscheine.’“
In der modernen Arbeitswelt, die von ständigen Unterbrechungen geprägt ist, hat dieses Vorgehen an Bedeutung verloren. „Früher kam die Post nur zweimal am Tag, und die restliche Zeit konnte man ungestört arbeiten“, sagt Kranz. „Heute werden wir von der ständigen Flut an E-Mails und Benachrichtigungen aus der Konzentration gerissen.“ Task Batching hilft, diese Ablenkungen zu reduzieren, indem man sich gezielt auf eine Tätigkeit konzentriert. Durch das bewusste Bündeln von Aufgaben schafft man es, die Effizienz zu steigern und fokussiert zu arbeiten.
Wie setze ich Task Batching um?
Um Task Batching erfolgreich umzusetzen, empfiehlt Meike Kranz, zuerst zu analysieren, welche Aufgaben sich gut bündeln lassen: „Ein klassisches Beispiel ist die E-Mail-Bearbeitung. Statt jede eingehende E-Mail sofort zu lesen, reicht es oft, nur dreimal am Tag die E-Mails zu checken und in einem Block zu bearbeiten.“
Das gleiche Prinzip gilt für Aufgaben wie das Beantworten von Telefonanrufen, das Bearbeiten von Rechnungen oder Erstellen von Angeboten. Vor allem Routinetätigkeiten, bei denen es nicht auf eine Stunde oder einen Tag ankommt, eignen sich ideal fürs Batching.
Was ist der Unterschied zwischen Task Batching und Timeboxing?
Timeboxing ist eine Methode, bei der der Tag in Zeitblöcke unterteilt wird, um verschiedene Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen. Task Batching hingegen konzentriert sich darauf, ähnliche Aufgaben in einem Block zu bündeln. Kranz sieht hier keine Konkurrenz zwischen den Methoden: „Man kann Task Batching mit Timeboxing kombinieren, indem man beispielsweise feste Zeitblöcke im Kalender für bestimmte Aufgaben-Batches einplant.“ So wird sowohl die Struktur des Arbeitstages als auch die Bündelung von Aufgaben optimiert. „Zeiten im Kalender zu blockieren und sich selbst einen Termin für die Aufgaben zu setzen, hat sich in der Praxis bewährt“, sagt Kranz.
Warum ist Task Batching produktiver als Multitasking?
Task Batching ist das genaue Gegenteil von Multitasking. Gerade in stressigen Phasen neigen viele Menschen dazu, alles gleichzeitig erledigen zu wollen. „Man glaubt, dass man nur so den Überblick behält, doch in Wahrheit verschärft das die Situation noch mehr“, so Kranz. Der ständige Wechsel zwischen Aufgaben führt zu Hektik. Sobald wir versuchen, uns auf eine neue Aufgabe zu konzentrieren, bleibt die unvollendete Arbeit im Hinterkopf. Unsere Aufmerksamkeit wird aufgesplittet, und wir schaffen es nicht, uns voll und ganz auf eine einzige Sache zu fokussieren.
Das Ergebnis: Fehler schleichen sich schneller ein, und die Qualität der Arbeit leidet. Zusätzlich werden andere mentale Ressourcen, wie unsere Kreativität, beeinträchtigt. Genau hier setzt Task Batching an: Indem wir uns in einem klar definierten Zeitblock auf eine ähnliche Gruppe von Aufgaben konzentrieren, schaffen wir klare Strukturen und gewinnen Kontrolle über unseren Tag.
Ein weiterer Vorteil des Task Batchings: Es entstehen wertvolle Zeitfenster. Diese Puffer können für unvorhergesehene Aufgaben oder einfach für dringend benötigte Entspannungspausen genutzt werden. So reagiert man nicht nur auf den Aufgabenfluss, sondern kann produktiver arbeiten und behält gleichzeitig einen klaren Kopf.
Durch Task Batching entstehen größere Zeitfenster zwischen den Aufgaben. Diese Puffer können Sie für unvorhergesehene Aufgaben oder Entspannungspausen nutzen.
Welche Fehler passieren beim Task Batching?
Wer mit Task Batching startet, kann schnell in einige Fallen tappen. Das sind typische Fehler:
- Zu starr an der Planung festhalten: Task Batching braucht zwar Struktur, aber auch Flexibilität. Meike Kranz warnt: „Natürlich darf man nicht zu lasch mit seiner Planung umgehen, aber es muss auch möglich sein, in Notfällen flexibel zu reagieren.“ Ein zu starres Festhalten an der Planung kann den Stress erhöhen, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Bleiben Sie offen für spontane Änderungen.
- Zu große Zeitfenster: „Es macht keinen Sinn, vier Stunden für einen Batch einzuplanen. Man sollte sich auch zwischendurch kurze Pausen gönnen“, erklärt Kranz. Sie empfiehlt, mit kleineren Zeitblöcken zu starten, damit die Konzentration nicht leidet. So bleibt genug Raum für Pausen, die für eine dauerhafte Produktivität unerlässlich sind.
- Verzetteln in zu vielen Batches an einem Tag: Wenn man zu viele Aufgabenblöcke plant, kann der Überblick verloren gehen. Die eigentliche Idee des Task Batching – sich zu fokussieren – wird dadurch ins Gegenteil verkehrt. Stattdessen sollten Sie sich auf wenige, aber sinnvolle Batches konzentrieren, um die Qualität und Effizienz Ihrer Arbeit zu gewährleisten.
Gibt es Apps, Tools oder Software, die helfen können?
Laut Meike Kranz braucht man keine speziellen Tools fürs Task Batching. Viel wichtiger sei es, vorhandene Systeme wie Outlook effizient zu nutzen, etwa durch das Setzen von Kalendereinträgen oder das Erstellen von Aufgabenlisten.
Wie oft sollte ich meine Task-Batching-Routine evaluieren und anpassen?
„Task Batching ist flexibel und sollte regelmäßig überprüft werden“, sagt Kranz. Sie empfiehlt, die Routinen alle zwei Wochen zu evaluieren, um herauszufinden, ob die eingeplanten Zeitblöcke passen. Es kann vorkommen, dass sich der Aufwand für bestimmte Aufgaben im Laufe der Zeit reduziert oder vergrößert, und das sollte in die Planung einfließen. „Man muss sich die Freiheit geben, die Zeitblöcke anzupassen“, sagt Kranz.
Wie können Teams Task Batching gemeinsam nutzen?
Auch im Team lässt sich Task Batching effektiv einsetzen. Meike Kranz betont: „Es ist wichtig, im Team klare Absprachen zu treffen, wann eine stille Stunde oder ein konzentrierter Arbeitsblock stattfindet.“ Eine Möglichkeit ist, gemeinsame Besprechungszeiten festzulegen und beispielsweise den Nachmittag für ungestörtes Arbeiten zu reservieren.
Selbst wenn Sie als Einziger im Team Task Batching nutzen, ist Kommunikation entscheidend. Vereinbaren Sie ein klares Zeichen, wann Sie nicht gestört werden möchten – etwa, indem Sie die Tür schließen oder Kopfhörer tragen. Sinnvoll kann es auch sein, das Telefon auf eine Kollegin oder einen Kollegen umzuleiten. Besprechen Sie diese Maßnahmen vorher, um Missverständnisse zu vermeiden.
Fazit: Welche Vorteile hat Task Batching im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Techniken?
Task Batching ist eine einfache Methode, um die eigene Effizienz zu steigern. Im Gegensatz zu anderen Techniken erfordert sie keine speziellen Tools oder umfangreichen Vorbereitungen. Kranz fasst es treffend zusammen: „Das Schöne an Task Batching ist, dass man sofort anfangen kann. Man braucht nichts Besonderes, sondern kann direkt starten, indem man seine Aufgaben analysiert und bündelt.“
Das bewusste Planen von Arbeitsblöcken hilft nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern schafft auch Pufferzeiten für Pausen oder unvorhergesehene Aufgaben. Durch die klare Struktur und Routine werden Fehler minimiert und die Qualität der Arbeit verbessert. Egal, ob im Homeoffice oder im Team – Task Batching passt sich flexibel an verschiedene Arbeitsumgebungen an und ermöglicht es, fokussierter und entspannter durch den Tag zu kommen.
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation. In ihrem Blog verrät sie Tipps und Tricks, wie der Arbeitsalltag einfacher von der Hand gehen kann.
