GmbH-Gründung Die wichtigsten Schritte verständlich erklärt

Wieder ein Schritt abgehakt: Eine GmbH-Gründung ist eine aufwendige Angelegenheit. Doch die Rechtsform bietet viele Vorteile.

Wieder ein Schritt abgehakt: Eine GmbH-Gründung ist eine aufwendige Angelegenheit. Doch die Rechtsform bietet viele Vorteile. © Sör Alex / photocase.de

Verträge, Kosten, Notar, Handelsregister - bei einer GmbH-Gründung muss man an vieles denken. Unsere Checkliste weist den Weg.

1. Was ist überhaupt eine GmbH?

Seit vielen Jahren ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung kurz GmbH bundesweit die mit Abstand beliebteste Rechtsform. Sie kann von Einzelpersonen oder zwei oder mehrere Partnern gemeinsam gegründet werden. Durch die Gründung einer GmbH wird eine so genannte juristische Person mit eigenen Rechten und Pflichten und einem eigenen Namen geschaffen. Die Rechte und Pflichten der GmbH sind losgelöst von denen der Gesellschafter. Die GmbH ist vielseitig verwendbar, weil man die Organisation und Verwaltung weitgehend frei gestalten kann.

2. Was sind die Vorteile einer GmbH?

  • Die GmbH ist eine etablierte Gesellschaftsform und genießt einen guten Ruf.
  • Durch die beschränkte Haftung (siehe unten) müssen die Gesellschafter nicht mir ihrem Privatvermögen haften, wenn die GmbH in Zahlungsschwierigkeiten gerät. Die Haftung ist auf das Firmenvermögen beschränkt.
  • Im Gegensatz zur UG (Unternehmergesellschaft, haftungsbeschränkt) kann der gesamte Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet werden.

3. Was sind die Nachteile einer GmbH?

  • Die Kosten: Das Mindeststammkapital beträgt laut GmbH-Gesetz 25.000 Euro. Mindestens die Hälfte muss zum Zeitpunkt der Gründung eingezahlt werden. Hinzu kommen administrative Kosten und die Notarkosten. Wie sich Kosten bei der GmbH-Gründung sparen lassen und mit wie hohen Kosten man rechnen muss, lesen Sie in unserem Artikel Wie teuer ist die Gründung einer GmbH?.
  • Der hohe Gründungsaufwand: Theoretisch lässt sich eine klassische GmbH per Musterprotokoll gründen. In der Praxis ist das aber nur selten möglich, da es viele individuelle Regelungen zu treffen gilt, zum Beispiel über die Pflichten und Zuständigkeiten der Gesellschafter.

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4. Wie ist die Haftung in einer GmbH geregelt?

Das Haftungsrisiko ist grundsätzlich auf das Vermögen der GmbH beschränkt. Eine persönliche Haftung der Gesellschafter ist im Grundsatz ausgeschlossen. Das bedeutet: Geht die GmbH insolvent, dann haften die Gesellschafter nur mit ihrer Einlage – nicht mit ihrem Privatvermögen. Von dieser Regel gibt es nur wenige Ausnahmen (diese können Sie in unserem Artikel „Wann hafte ich mit meinem Privatvermögen?“ nachlesen). Haben die Gesellschafter ihre Kapitaleinlage noch nicht erbracht, so beschränkt sich die Haftung im Insolvenzfall auf den noch ausstehenden Betrag.

Wie ist die Haftung während der Gründungsphase geregelt?

Vor der Eintragung in das Handelsregister besteht die GmbH als solche nicht, man spricht dann von einer Vorgründungsgesellschaft. Daher ist es wichtig vor der Eintragung im Handelsregister möglichst keine Miet- oder Dienstverträge im Namen der GmbH abzuschließen. Sonst haftet man hierfür nämlich persönlich.

5. Was sind die Alternativen zur GmbH-Gründung?

6. Was sind die einzelnen Schritte bei einer GmbH-Gründung? Die Checkliste

  1. Name der Gesellschaft suchen und festlegen. Am besten gleichzeitig auch eine passende Domain für eine Website registrieren. Die Gründungsberatung der IHK hilft hier hinsichtlich der Firmierung (Name) und der genauen Benennung des Unternehmensgegenstands (mehr Informationen zur Namensgebung und zur Bezeichnung des Unternehmensgegenstands lesen Sie unter den Punkten 9 und 10). Wie man prüft, ob ein Name schon vergeben ist und wie man seine eigene Namensidee schützt, lesen Sie in unserem Artikel Das sollten Selbstständige und Gründer über Marken wissen. Hier finden Sie zudem Tipps, wie man einen guten Firmen findet.
  2. Bei einer Gründung durch mehrere Personen: Festlegen, wer welche Anteile am Unternehmen halten soll. Wer soll die Geschäftsführung übernehmen?
  3. Den Gesellschaftervertrag aufsetzen. (Mehr zum Thema Gesellschaftervertrag lesen Sie hier)
  4. Einen Notartermin vereinbaren. Der Notar liest den Gesellschaftern dann den Gesellschaftsvertrag vor – das kann je nach Vertrag mehrere Stunden dauern. Die Gesellschafter unterschreiben den Vertrag. Der Notar beurkundet ihn. (Zu den Kosten lesen Sie unseren Artikel Wie teuer ist die Gründung einer GmbH?)
  5. Ein gewerbliches Bankkonto eröffnen. Auf dieses Konto wird das Stammkapital eingezahlt (mindestens zur Hälfte – siehe unten). Den Nachweis, dass das Geld auf dem Geschäftskonto eingegangen ist, legt man dem Notar vor.
  6. Ins Handelsregister eintragen. Diese Aufgabe übernimmt der Notar. Die Eintragung im Handelsregister geschieht beim Amtsgericht. Die Eintragung dauert in der Regel einige Tage. Dann erhält man eine Bestätigung über den erfolgreichen Handelsregistereintrag. (Vorsicht: Es ist eine beliebte Masche von Betrügern, Scheinrechnungen an gerade im Handelsregister eingetragene Unternehmen zu verschicken!) Für manche Aktivtäten braucht man eine staatliche Genehmigung (zum Beispiel für den Betrieb einer Apotheke oder für die Gründung einer Anwaltskanzlei). Dann muss der Geschäftsführer bereits bei der Anmeldung der GmbH dem Gericht die Genehmigungsurkunde mit einreichen.
  7. Beim Gewerbeamt, Finanzamt und bei der IHK anmelden. Mit der Eintragung ins Handelsregister erhält man eine HRB-Nummer. Die GmbH ist damit gegründet. Sie muss jedoch noch beim Gewerbe- und Finanzamt angemeldet werden. Die Ämter schicken automatisch die entsprechenden Formulare zu. So bekommt die GmbH auch eine Steuernummer. Außerdem ist eine Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer vorgeschrieben.
  8. Eröffnungsbilanz fürs Finanzamt erstellen.
  9. Geschäftspapiere erstellen/aktualisieren. Für GmbHs gibt es gemäß § 35 a GmbHG besondere Regeln, was auf Geschäftspapieren vermerkt sein muss. Wer sich nicht daran hält, kann vom Amtsgericht mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro zur Beachtung der Vorschriften angehalten werden. Diese Angaben dürfen nicht fehlen:
    • der vollständige Firmennamen (dieser muss im Wortlaut mit dem Namen übereinstimmen, der im Handelsregister eingetragen wurde)
    • die Rechtsform der Gesellschaft (also zum Beispiel GmbH)
    • der Sitz der Gesellschaft
    • die Namen aller Geschäftsführer (Vornamen ausschreiben)
    • Falls es einen gibt: den Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden
    • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
    • die HRB-Nummer, mit der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist

7. Wer kann eine GmbH gründen? Was sind die Voraussetzungen?

Eine GmbH kann durch mehrere Personen, aber auch durch nur eine Person gegründet werden (Ein-Mann-GmbH. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel über Sonderformen der klassischen GmbH). Der Gesellschaftsvertrag muss von einem Notar notariell beurkundet werden. Gesellschafter können neben natürlichen Personen auch Gesellschaften sein. EU-Ausländer können ebenfalls das Stammkapital ganz oder teilweise übernehmen und als Geschäftsführer tätig werden, ohne dass sie dazu eine besondere Genehmigung benötigen. Es ist sogar möglich, eine GmbH aus dem Ausland zu führen und den Verwaltungssitz im Ausland zu haben.

Auch Menschen aus Drittstaaten können ohne weitere Genehmigung stille Gesellschafter einer GmbH sein, denn die bloße Beteiligung stellt keine Erwerbstätigkeit da. Anders sieht dies aus, wenn ein Nicht-EU-Ausländer Einfluss auf die Beschlüsse des Unternehmens nimmt oder sogar als Geschäftsführer arbeitet. Ausländer aus Drittstaaten müssen dann:

  • eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis haben.
  • nachweisen, dass an ihrer Tätigkeit ein überörtliches wirtschaftliches Interesse oder ein besonderes örtliches Interesse besteht. Ein überörtliches wirtschaftliches Interesse ist zum Beispiel dann gegeben, wenn der Ausländer eine nennenswerte Zahl an Arbeitsplätze schafft, erheblich investiert oder aber die Lage der heimischen Unternehmen verbessert, in dem er etwa wichtige Produkte zuliefert. Ein örtliches Interesse liegt vor, wenn der Ausländer zum Beispiel ein Angebot macht, dass es in der Region nicht gibt, für das aber eine Nachfrage besteht.
  • nachweisen, dass sie zuverlässig sind (zum Beispiel keine Vorstrafen haben).
Am Ende entscheidet die Ausländerbehörde, ob ein Nicht-EU-Ausländer in Deutschland eine GmbH (oder ein Unternehmen mit anderer Rechtsform) gründen darf. Die IHK Rostock hat hierzu ein Merkblatt erstellt.

8. Wie viel Stammkapital braucht man für eine GmbH-Gründung?

Das Stammkapital der GmbH muss mindestens 25.000 Euro betragen. Eine einzelne Stammeinlage muss mindestens 100 Euro betragen. Im Gesellschaftsvertrag muss stehen

  • wie hoch das Stammkapital insgesamt ist.
  • wie hoch die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter sind.

Bei Geldeinlagen (es sind auch Sacheinlagen möglich, siehe unten) kann man die GmbH schon dann anmelden, wenn von jeder Einlage 25 Prozent, insgesamt aber mindestens 12.500 Euro eingezahlt sind. Die Geschäftsführer haben aber bei der Anmeldung dem Gericht zu versichern, dass die entsprechenden Beträge frei zu ihrer Verfügung stehen. Der Rest der Einlagen wird durch einen entsprechenden Gesellschafterbeschluss – oder wenn der Gesellschaftsvertrag dies bereits vorsieht – auf Anforderung der Geschäftsführer fällig.

Bei der Ein-Mann-GmbH muss der Gesellschafter darüber hinaus für den zunächst nicht eingezahlten Teil der Geldeinlage eine Sicherung bestellen.

9. Ich habe keine 25.000 Euro. Ist eine GmbH-Gründung dann ausgeschlossen?

Es ist auch möglich, das Stammkapital durch Sacheinlagen (zum Beispiel Maschinen, Patentrechte oder Forderungen, unter Umständen auch ein ganzes Unternehmen) zu erbringen. Dann müssen der Gegenstand der Sacheinlage und der Betrag der Stammeinlage, auf die sich die Sacheinlage bezieht, im Gesellschaftsvertrag festgesetzt werden.

Die Sacheinlage muss immer in voller Höhe erbracht werden. Der Wert der Sacheinlage muss in einem Sachgründungsbericht nachgewiesen werden. Das Gericht überprüft, ob die Bewertung der Sachlage nachvollziehbar ist. Insbesondere wenn gebrauchte Gegenstände als Sacheinlage eingebracht werden, wird das Amtsgericht in der Regel zum Nachweis der Werthaltigkeit ein Sachverständigengutachten verlangen. Mehr Informationen zur Sacheinlage bietet die IHK Frankfurt in einer Übersicht.

Durch diese gesetzlichen Hürden ist die Gründung einer GmbH mit einer Geldeinlage in der Regel einfacher als mit einer Sacheinlage.

10. Was gibt man  als Gegenstand des Unternehmens an?

Im Gesellschaftervertrag muss der „Gegenstand“ des Unternehmens genannt werden. Damit sind die Aktivitäten gemeint, mit der die GmbH ihren Zweck (dieser ist meist die Gewinnerzielung) verfolgt. Die Aktivitäten des Unternehmens sollen möglichst genau beschrieben werden, so dass man eine konkrete Vorstellung bekommt, was das Unternehmen tut (zum Beispiel Herstellung von Beleuchtungskörpern, Großhandel in landwirtschaftlichen Produkten, Einzelhandel in Möbeln). Formeln, die nichts aussagen, wie zum Beispiel „Handelsgeschäfte aller Art“ oder „Produktion von Waren aller Art“, sind in der Regel nicht erlaubt. Zulässig sind solche weiten Formulierungen nur dann, wenn sich tatsächlich nicht genauer beschreiben lässt, was das Unternehmen tut, weil der Tätigkeitsbereich so groß ist.

11. Unter welchen Namen kann die GmbH firmieren?

Zulässig sind Personenfirma, Sachfirma und Fantasiefirma.

Die Personenfirma muss den Familiennamen wenigstens eines Gesellschafters (Maria Hoffmann GmbH) oder die Firma einer als Gesellschafterin beteiligten Handelsgesellschaft (ohne deren Rechtsformzusatz) enthalten.

Die Sachfirma muss den Gegenstand des Unternehmens erkennbar machen. Außerdem braucht sie einen Zusatz haben, der sie aus der Menge der Gesellschaften mit gleichartigem Unternehmensgegenstand heraushebt. Der Name der Sachfirma darf also nicht „Stahlhandels-GmbH“ lauten, sondern zum Beispiel „NOVUM Stahlhandels-GmbH“. Eine Kombination aus Namen und Sachbezeichnung ist ebenfalls zulässig (Müller Stahlhandels-GmbH).

Fantasiefirma: Ein Firmenname kann auch allein aus Fantasiebezeichnungen gebildet werden. Die Rechtsform GmbH muss allerdings immer Bestandteil des Namens sein, zum Beispiel „OrKA GmbH“. Außerdem darf die Firmenname nicht in die Irre führen. Der Name muss die  Firma auch unterscheidbar machen, also eine so genannte Kennzeichnungswirkung („Namensfunktion“) haben. Die IHK überprüft, ob der Firmenname diese Anforderungen erfüllt, und ob die Firma deutlich von anderen Firmen unterschieden werden kann, die bereits in demselben Ortsbereich eingetragen sind. Nicht geprüft wird von der Kammer, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können.

12. Was bedeutet „Erhaltung des Stammkapitals“ bei einer GmbH?

Das Stammkapitals darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Es ist auch verboten, daraus Geschäftsführern und anderen gesetzlichen Vertretern der Firma (zum Beispiel Prokuristen) Kredite zu gewähren. Es ist übrigens nicht gestattet, anstatt Eigenkapital zuzuführen der GmbH ein Darlehen zu gewähren. Geht die Gesellschaft insolvent, so wird das Darlehen als Eigenkapital gewertet. Der Gesellschafter kann das Darlehen dann nicht zurück verlangen.

Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig oder ergibt eine Bilanz, dass das tatsächliche Vermögen der Gesellschaft die Schulden nicht mehr deckt, so müssen die Geschäftsführer die Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragen. Dies müssen sie „ohne schuldhaftes Zögern“ tun, das bedeutet: spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder nachdem sie festgestellt haben, dass das Unternehmen überschuldet ist.

13. Ist die Übertragung von Geschäftsanteilen einer GmbH möglich?

Geschäftsanteile können an einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten durch einen Abtretungsvertrag übertragen werden. Der Gesellschaftervertrag kann aber beschränken, inwiefern man Geschäftsanteile verkaufen oder übertragen darf. Dies ist insbesondere bei Familiengesellschaften üblich. Der Abtretungsvertrag muss notariell beurkundet werden, damit er wirksam wird.

14. Welche Rechte und Pflichten haben die Geschäftsführer einer GmbH?

Jede GmbH muss einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Ohne Geschäftsführer ist die Gesellschaft nicht handlungsfähig. Die Geschäftsführer werden durch die Gesellschafterversammlung bestimmt. Sie vertreten das Unternehmen nach innen und nach außen. Dies gilt nicht für die Gesellschafter der GmbH. Diese können die GmbH nur dann vertreten, wenn sie zugleich Geschäftsführer sind.

Halten sich Geschäftsführer nicht an die Weisungen der Gesellschafter, können sie zwar intern zur Rechenschaft gezogen werden, Dritten gegenüber sind Beschränkungen der Vertretungsbefugnis jedoch unwirksam. Wer wegen einer Insolvenzstraftat verurteilt worden ist oder wem durch ein Gericht oder eine Verwaltungsbehörde die Ausübung eines Berufes, Berufszweiges, Gewerbes oder Gewerbezweiges untersagt worden ist, kann für bestimmte Zeiträume nicht zum Geschäftsführer bestellt werden.

Die Geschäftsführer haben jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht in Bücher und Schriften zu gestatten. Eine Verweigerung ist nur unter besonderen gesetzlich geregelten Voraussetzungen zulässig. Der Gesellschaftsvertrag kann die Auskunfts- und Einsichtsrechte der Gesellschafter nicht abweichend regeln.

15. Muss man einen Aufsichtsrat, Beirat oder Verwaltungsrat für die GmbH bilden?

Es ist möglich, ein Organ zu bilden, das die Geschäftsführung überwacht, zum Beispiel einen Aufsichtsrat, einen Beirat oder einen Verwaltungsrat. Vorgeschrieben ist dies jedoch nur unter besonderen Voraussetzungen: So müssen zum Beispiel GmbHs mit mehr als 500 ständig Beschäftigten in der Regel eine Aufsichtsrat bilden.

 

 

 

 

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