Leitfaden fürs Mitarbeitergespräch: Diese Fragen stellen wir in jedem Mitarbeitergespräch

Das „M“ in Mitarbeitergespräch steht oft für „Muss das wirklich sein?“. Meist haben Chef und Mitarbeiter wenig Freude an diesem Termin, der ein- oder zweimal jährlich stattfindet. Mitarbeiter fürchten, auf ihre Schwächen angesprochen zu werden. Chefs und Chefinnen spüren einen Knoten im Bauch, weil auch sie eigentlich keine große Lust verspüren, kritisches Feedback zu geben. Zudem ist ja noch viel anderes zu tun – und so werden die Mitarbeitergespräche zwischen zwei andere Meetings gequetscht und hektisch durchgezogen, was auf beiden Seiten die Nerven strapaziert. Ja, Mitarbeitergespräche kosten Zeit. Aber wenn Sie es richtig angehen, sind diese ein bis eineinhalb Stunden gut investiert. Für mich sind Mitarbeitergespräche zweimal im Jahr ein fester Anker, um ausführlich Feedback zu geben, die Arbeit meiner Kollegen wertzuschätzen und zuzuhören. Denn das kommt im Alltag leider oft zu kurz. Ich bin überzeugt: Nur wer zuhört, kann Konflikte verstehen und helfen, sie zu lösen. Nur wer zuhört, was seine Mitarbeiter wirklich bewegt und begeistert, kann motivieren. Nur wer Stärken erkennt, kann sein Team optimal aufstellen. Ich stelle Ihnen hier den Leitfaden vor, den wir bei impulse für unsere Mitarbeitergespräche nutzen. Die Fragen dienen als Gerüst; je nach Situation ergänzen sie die Führungskräfte mit weiteren Fragen. Diese Fragen stehen in unserem Leitfaden Fragen zu Stärken und erreichten Zielen Welche Recherchen, Texte oder Projekte sind uns aufgefallen? Woran denkst du mit einem Lächeln? Welche individuellen Stärken sind dir/uns aufgefallen? In den ersten zwei Fragen geht es um Stärken und erreichte Ziele. Vor allem zu den Stärken stelle ich mündlich häufig noch weitere Fragen, etwa: „Bei welchen Tätigkeiten vergisst du die Zeit?“ Ich beobachte, dass Führungskräfte das Mitarbeitergespräch oft nur für Feedback nutzen und eine Stunde nonstop senden. Die Mitarbeiter selbst kommen gar nicht zu Wort. Das ist meines Erachtens dann kein Gespräch, sondern eine Gardinenpredigt – und wer hat danach schon Lust, große Ziele oder Veränderungen anzugehen? Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch als Chance, die Perspektive Ihrer Mitarbeiter wirklich zu verstehen und Stärken zu erkennen. Weitere Fragen zu Stärken finden Sie in meinem Facebook-live-Video (Sie brauchen keinen Account, um das Video zu sehen). Frage zur Rolle im Team Welche Rolle spielst du im Team? Meine Kollegin Kathrin führt den Geburtstagskalender, Heike gießt die Blumen und wäscht die Küchenhandtücher, unsere Volontärin Myriam organisiert eine Yoga-Mittagspause – alles Aufgaben, die nicht zur Kernarbeit zählen, aber wichtig sind für unseren guten Teamgeist. Und was wäre ich ohne die erfahrenen Kollegen, die ihr Wissen auch ohne Führungs-Schulterklappen weitergeben an Jüngere im Team? Daher sprechen wir bei Mitarbeitergesprächen immer über die Rolle der Mitarbeiter im Team und wie sich Stärken in diesem Bereich weiter ausbauen lassen. Die Frage gibt uns Führungskräften aber auch die Möglichkeit, Defizite in der Zusammenarbeit anzusprechen und abzugleichen, ob sich die Wahrnehmung der Mitarbeiter mit der eigenen deckt. Fragen zu Schwächen und Zielen Welche Schwächen siehst du/sehen deine Führungskräfte? Mit welchen konkreten, messbaren und fest terminierten Zielen oder Maßnahmen kannst du dich verbessern? Welche weiteren Ziele legen wir für die nächsten sechs Monate fest? Bitte konkret, messbar, fest terminiert. Die Frage nach den Schwächen hatten wir zunächst anders formuliert und von „Entwicklungsfeldern“ gesprochen. Diese euphemistische Umschreibung führte dazu, dass Mitarbeiter ganz allgemein über Entwicklungschancen und Weiterbildungswünsche reden wollten. Mein Tipp: Sprechen Sie klar und offen über Kritik. Benennen Sie Schwächen, die Sie beobachten, ehrlich. Vielleicht lassen sich einige Aufgaben auch anders verteilen im Team. Eine Schwäche abzulegen, kostet immer ungleich viel mehr Kraft, als eine Stärke zu stärken. Wichtig: Legen Sie mit dem Mitarbeiter fest, mit welchen konkreten und messbaren Maßnahmen er sich verbessern könnte – in vielen Zielvereinbarungen und Protokollen wird das viel zu schwammig festgehalten. Ein Satz wie: „Michael Müller sollte mal an seinem Auftreten arbeiten“ wird vermutlich wenig verändern. Machen Sie es konkret, erarbeiten Sie gemeinsam Schritte. Etwa so: "Um sicherer beim Kunden aufzutreten, besucht Michael Müller bis zum 31.12. ein Training, das xx Euro kosten darf. Zudem setzt er sich nach jeder Präsentation mit seiner Führungskraft zusammen zum Feedbackgespräch." Auch die Ziele für die nächsten sechs Monate formulieren wir bei Impulse möglichst konkret, messbar und mit Termin. Fragen zu Entwicklungsfeldern Wo und wie würdest du deine Aufgaben in Zukunft gerne verändern? Welche Schritte wären für diese Veränderung notwendig? Diese Fragen beziehen sich tatsächlich auf mögliche Entwicklungsfelder. Dass Mitarbeiter die nächsten Schritte selbst formulieren, haben wir neu in den Leitfaden aufgenommen. Ich erhoffe mir, dass wir uns dadurch auf realistische Entwicklungsziele fokussieren und Mitarbeiter überlegen, was sie selbst tun können, um an ihr zu Ziel kommen. (Wer formuliert: „Ich möchte gerne Bundeskanzler sein“ wird vermutlich mit den notwendigen Schritten etwas kämpfen – oder sich einen wirklich guten Plan ausdenken.) Fragen zu Hindernissen und Unterstützung Was brauchst du, um deine beste Leistung zu bringen? Wo unterstütze ich dich gut als Chef/in? In welchen Situationen hat dir meine Unterstützung gefehlt? An welchen Punkt kann ich meine Führung verbessern? An welchen Punkten könnte dein Arbeitsumfeld dafür sorgen, dass du effizienter, gesünder oder zufriedener arbeiten kannst (Computer, Büro etc.)? Die letzten fünf Fragen beziehen sich auf uns als Führungskräfte und auf Hürden, die einer guten Leistung im Wege stehen, etwa ein enormer Geräuschpegel im Büro. „Was haben deine Mitarbeiter eigentlich davon, dass sie dich als Chef haben?“, fragte mich einmal ein Kollege, den ich aus meiner Coaching-Ausbildung kenne. Eine wirklich gute Frage. Eine Führungskraft, die keinen Nutzen stiftet, ist überflüssig. Ich will meine Mitarbeiter darin unterstützen, ihr Potenzial zu entfalten. Ich verstehe mich als Sparringspartnerin, die wahrnimmt, zuhört, spiegelt, konfrontiert und berät. Dieses Rollenverständnis spiegelt sich auch in unseren Fragen fürs Mitarbeitergespräch. Die nächsten Mitarbeitergespräche sind schon in Planung? Für impulse-Mitglieder gibt es hier eine Vorlage des Leitfadens zum Herunterladen: Mitarbeitergespräch: Mit diesem Leitfaden wird‘s ein guter Austausch