Ablenkung am Arbeitsplatz Wieder nichts geschafft? Daran kann‘s liegen

Abtauchen: Um Ergebnisse zu erzielen braucht es Fokus und Ruhe.

Abtauchen: Um Ergebnisse zu erzielen braucht es Fokus und Ruhe. © inkje

Sie ertrinken in Aufgaben, strampeln sich ab, aber am Ende des Tages können Sie kaum ein wichtiges To Do abhaken? Schuld daran können diese drei Produktivitätskiller sein.

Kaum macht man sich ans Werk, rappelt das Handy, ein Mitarbeiter klopft an oder eine E-Mail-Benachrichtigung poppt auf. Wie soll man denn da konzentriert arbeiten? Störungen komplett zu verhindern, ist zwar nicht möglich, aber sie einzudämmen sehr wohl: Der Selbstführungsexperte und Bestsellerautor Michael Hyatt hat seine Tricks gegen Konzentrationsräuber im Buch „Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less “ im neunten Kapitel aufgeschrieben. Wer diese drei Kardinalfehler vermeidet, bleibt demnach viel eher im Flow und topkonzentriert auf seine Aufgabe. Damit man am Ende des Tages nicht nur gearbeitet, sondern auch etwas erreicht hat.

Fehler 1: Sie lassen Unterbrechungen zu

„Bitte akzeptieren Sie, dass mein Posteingang nicht Ihre To-do-Liste ist“, lautete die automatische Antwort an impulse-Digitalchefin Nicole Basel, als sie einmal den Unternehmer und „Höhle der Löwen“-Juror Frank Thelen eine E-Mail schrieb.

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Thelen nimmt sich das Recht heraus, auf E-Mails nicht direkt und auf manche Nachrichten gar nicht zu antworten, um sich auf die Dinge zu konzentrieren, die seine Unternehmen voranbringen.

Viele von uns tun das nicht: Egal ob plötzlich unangekündigter Besuch in der Tür steht, das Telefon klingelt oder eine Messenger-Nachricht aufpoppt: Wir geben dem Impuls, die Arbeit dafür sofort zu unterbrechen, allzu leichtfertig nach. Der Drang, jede Nachricht sofort zu bearbeiten, ist verständlich: Schließlich schafft man so schnell Arbeit weg und hat das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben. Und dennoch ist es für unsere Produktivität laut Michael Hyatt tödlich, wenn wir sofort reagieren: „Wir verwechseln Geschwindigkeit mit Wichtigkeit“, schreibt der Autor. Wir verlieren uns im fixen Klein-Klein und die wichtigen Dinge bleiben auf der Strecke.

Gerade Messaging-Dienste würden oft Druck erzeugen, sich zügig zurückzumelden. Konstruktiv sei das häufig aber nicht: „Unsere Konzentration ist wertvoll. Jedes ‚Pling‘ und jede Benachrichtigung, durch die unser Blick von einer Aufgabe abschweift, lässt die Anliegen anderer wichtiger erscheinen als unsere eigenen“, schreibt Hyatt. Stellen Sie sich einmal die Frage: Wie dringend ist das Anliegen eines anderen wirklich? Zum Beispiel: Ist es wirklich wichtig, Kollege XY sofort seine Urlaubswünsche zu genehmigen – oder reicht es auch, wenn Sie das nach Abschluss Ihrer eigenen Arbeit tun?

Besser so:

  • Erreichbarkeit begrenzen. So wie Thelen können auch Sie in einer automatischen E-Mail-Antwort festlegen, wie Sie sich den Anfragen Ihrer Kontakte widmen. Braucht es wirklich SMS, E-Mail und Chat – oder reicht für die Arbeit nur einer der Kanäle? Verweisen Sie in dringenden Fällen zum Beispiel auf Ihr Telefon oder setzen Sie eine Zeit fest, zu der Sie sich zurückmelden.
  • Nachrichten verzögert beantworten. „Wenn Sie nicht im Kundenservice arbeiten, wo Sie sofort reagieren müssen, sollten Sie sich nicht häufiger als zwei, drei Mal täglich mit E-Mails oder Messenger-Nachrichten beschäftigen“, schreibt Hyatt. Als Ausnahme lässt er nur gelten, dass man gerade mit Kollegen an einem wichtigen Projekt arbeitet, das sofortige Kommunikation erfordert.
  • Benachrichtigungen ausschalten: Legen Sie reflexhaftes Antworten ab, indem Sie zunächst alle elektronischen Benachrichtigungen ausstellen. Dann fragen Sie sich kritisch: Welche Benachrichtigungen brauche ich wirklich? Muss ich E-Mails sofort wahrnehmen? Muss ich auf WhatsApp-Nachrichten sofort reagieren? Wenn Sie festgelegt haben, welches Programm Sie unterbrechen darf, dann wählen Sie die Benachrichtigungsart aus, die Sie am wenigsten aus der Konzentration reißt. Das heißt: Auf dem Handy statt blinkendes Licht, Ton und Textvorschau vielleicht lieber einen Vibrationsalarm für die wichtigsten Kontakte einstellen.
  • Neue Telefonnummer festlegen: Hyatt empfiehlt, sich eine zweite Telefonnummer zuzulegen, die nur die Familie und die wichtigsten Mitarbeiter bekommen. Alle, die die alte Nummer wählen, landen in einer Voicebox, wo sie eine Nachricht hinterlassen können. Diese Nachrichten kann man sich je nach Anbieter auch an sein E-Mail-Postfach weiterleiten lassen. „Dann können Sie Ihre Anrufe wie E-Mails abarbeiten, für die Sie ja schon einige Zeitblöcke am Tag eingeplant haben.“ Die Technik aufzusetzen, mag Zeit kosten. Aber laut Hyatt zahlt es sich aus: „Wenn Sie Ihre Sofort-Kommunikation einschränken, werden Sie weniger Stress, mehr Fokus und tiefere Arbeit erleben, so dass Sie Ihre Konzentration auf Ihre wichtigsten Aufgaben und Projekte lenken können.“

Fehler 2: Sie lassen sich ablenken

Ablenkungen von außen zu minimieren, ist das eine. In der Hälfte aller Fälle sind wir aber selbst diejenigen, die für Ablenkungen sorgen – nicht die anderen, schreibt Hyatt. „Wir wollen eine E-Mail schreiben, gehen zwischendurch aber auf Social Media und einen Kaffee kochen. Dann erst machen wir uns daran, die E-Mail zu beenden.“ Zwar vermittle dieses Multitasking das Gefühl, produktiv zu sein – tatsächlich zögen sich Aufgaben aber in die Länge und, weil die Konzentration hin- und herspringt, könnten sich auch eher Fehler einschleichen.

Wieso trotzdem viele Multitasking attraktiv finden? Es verknüpfe das Gefühl von Erholung mit Arbeiten, erklärt Hyatt. Das kurze Abdriften zu einer leichteren Tätigkeit ist dann so etwas wie eine Belohnung – während man noch dabei ist, die eigentliche Pflicht zu erledigen.

Besser so:

  • „Quick Checks“ vermeiden. Statt kurz aufs Handy zu schauen, „nur mal schnell“ ins Mail-Postfach zu spicken oder zu checken, was die Mitarbeiter so im Gruppenchat schreiben: Schließen Sie erst eine Aufgabe ab, bevor Sie zu einer leichteren Tätigkeit übergehen. Wieso? Von Anstrengung zur Entspannung zu wechseln sei leicht, so Hyatt. Von einer einfachen zur schweren Aufgabe zu wechseln, kostet dagegen viel Energie. Nach einer Ablenkung sei es also sehr schwer, sich erneut zu motivieren.
  • Social-Media-Nutzung tracken und einschränken. Für viele von uns gehört die Beschäftigung mit dem Internet zu unserer Arbeit. Ablenkung durch soziale Medien wie Facebook oder redaktionelle Seiten wie Spiegel Online oder auch impulse ist also nur einen Klick weit entfernt. Um trotzdem bei der Sache zu bleiben, können Apps für Handy oder Computer helfen. Sie blocken bestimmte Websites und Apps. „SelfControl“ verwehrt Mac– und Windows PC-Benutzern für einen selbst einstellbaren Zeitraum den Zugriff auf bestimmte Websites. „Moment“ (für IOS und Android) erinnert Sie daran, das Handy beiseite zu legen, wenn Sie Ihre Nutzungsgrenze erreicht haben.

Fehler 3: Sie nehmen Unruhe und Chaos einfach hin

Chaos auf dem Schreibtisch oder hektische Kollegen im Großraumbüro: Wenn Unruhe herrscht, fällt es auch schwer, aufmerksam zu sein, stellt Hyatt fest. Wie soll man dem entgehen, wenn man doch einen festen Arbeitsplatz hat?

Besser so:

  • Ordnung schaffen. Räumen Sie weg, was ablenken könnte: Handy, Magazine, Kaugummi-Papierchen oder Kekspackungen! Unordnung sei ein großer Konzentrationsstörer, so Hyatt. Das gilt auch für den Computer-Desktop. Hyatt empfiehlt, diesen mit einer Ordner-Struktur möglichst leer zu halten.
  • Rückzugsorte suchen. Im Büro kann es schon helfen, für eine kurze Stillarbeit in einen leeren Konferenzraum oder eine ruhige Ecke im Pausenraum zu wechseln, empfiehlt Hyatt. Falls möglich: Nutzen Sie gelegentlich auch die Möglichkeit zum Homeoffice.

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