Mentale Inventur Wie Sie fiese Zeitfresser entlarven und sich mehr Luft verschaffen
Die mentale Inventur ist eine Zeitmanagement Methode, mit der Sie mehr schaffen.

© Yulia Naumenko / Momenr / Getty Images

Sie arbeiten und arbeiten - und haben trotzdem das Gefühl, nicht voranzukommen? Diese Selbstmanagement-Methode wird Ihnen die Augen öffnen und zeigen, was Sie ändern sollten.

Lars Bobach hat etwas gegen To-do-Listen. Der Unternehmer-Trainer und Selbstmanagement-Experte ist davon überzeugt, dass sie uns von unseren Zielen und wichtigen Projekten abhalten. „Wir alle haben wahnsinnig viel zu tun. Wir schieben täglich To-do-Listen vor uns her, die so lang sind, dass wir sie niemals abarbeiten können“, sagt er. Das Problem dabei: „Man greift sich die lautesten, dringlichsten Aufgaben von der Liste. Die wirklich wichtigen Aufgaben fallen häufig unter den Tisch.“

Das führe dazu, dass wir zwar permanent beschäftigt sind, aber nicht wirklich zufrieden mit unseren Ergebnissen. In seinem Buch „7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer“ stellt Bobach eine Methode vor, die dabei helfen kann, diesen Teufelskreislauf zu durchbrechen: die mentale Inventur. Damit bekommen wir laut Bobach ein gutes Gefühl dafür, womit wir unsere kostbare Zeit verbringen und wofür wir unsere Energie aufwenden. Gleichzeitig zeige die mentale Inventur auf, wofür wir unsere Zeit eigentlich nutzen sollten und was uns unseren Zielen näherbringt.

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Mentale Inventur:  So geht‘s

Schritt 1: Überblick verschaffen

Sie brauchen ein leeres Blatt Papier und einen Stift. Teilen Sie das Blatt in drei Spalten mit folgenden Überschriften auf:

  1. Daran arbeite ich
  2. Daran sollte ich arbeiten
  3. Daran würde ich gern arbeiten

 

Füllen Sie alle drei Spalten aus – ausführlich und ehrlich. Besonders bei Spalte 3 sollten Sie laut Bobach Ihren Gedanken freien Lauf lassen und alles notieren, was Ihnen in den Sinn kommt.

Schritt 2: Abgleichen

Wenn Sie alles ausgefüllt haben, halten Sie Ausschau nach Schnittmengen. Arbeiten Sie gerade an Aufgaben, an denen Sie arbeiten sollten – und an denen Sie gleichzeitig auch gern arbeiten möchten? Das wäre der Idealzustand, ist aber laut Bobach nur selten der Fall. „Häufig gibt es kaum Übereinstimmungen“, sagt er. „Das ist nicht gut, aber aus meiner Erfahrung völlig normal.“

Schritt 3: Unnötige Aufgaben eliminieren

Gehen Sie die erste Spalte mit den Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten, nun Schritt für Schritt durch. Fragen Sie sich für jeden Punkt auf Ihrer Liste:

  • Ist diese Aufgabe wichtig? Für mich oder jemanden, der mir wichtig ist?
  • Bringt sie mich den Zielen, an denen ich arbeiten sollte oder gern arbeiten würde, ein Stück näher?

Lautet die Antwort auf beide Fragen „nein“, dann handelt es sich um eine unwichtige Aufgabe. „Solche Aufgaben lenken Sie von Ihren Zielen und wichtigen To-dos ab“, so Bobach. „Wenn Sie als Unternehmer beispielsweise noch voll im Tagesgeschäft drin sind, läuft etwas falsch.“

Ziel sollte es laut Bobach sein, alle unnötigen Aufgaben aus Ihrer „Daran arbeite ich gerade“-Spalte zu streichen. Einiges könne man getrost ganz sein lassen, anderes sukzessive abgeben.

Wie das gelingt, lesen Sie hier: Aufgaben verteilen: Mehr Zeit fürs Wesentliche – in 4 Schritten

Was bringt die mentale Inventur?

In seinen Trainings und Workshops erlebt Bobach immer wieder, dass die mentale Inventur ein echter Augenöffner sein kann. „Viele Unternehmer haben schon länger das unterschwellige Gefühl, dass sie ihre Zeit anders nutzen müssten“, sagt er. „Die Methode führt ihnen vor Augen, wie weit sie sich im Arbeitsalltag von den Aufgaben wegbewegt haben, die ihre Firmen eigentlich nach vorne bringen würden.“

Bei der mentalen Inventur entrümpele man sein Gehirn von unwichtigen Aufgaben. „Die Leute machen sich dann klar: Ich muss jetzt etwas ändern! Ich muss Platz schaffen für das, was ich wirklich machen will!“, so Bobach.

Die Methode eigne sich besonders gut als Start in ein neues Selbstmanagement, sie funktioniere wie ein Reset-Schalter. Bobach arbeitet in den Trainings mit Unternehmern aber auch mit der Eisenhower-Matrix. Die Matrix hilft dabei, Prioritäten beim Abarbeiten von Aufgaben zu setzen, indem man sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisiert.

Mehr dazu hier: Eisenhower-Prinzip: Prioritäten setzen leicht gemacht

Das hilft bei der Umsetzung

Diese Erkenntnis ist der erste, wichtige Schritt. Doch wie geht es weiter? Ein entscheidender Hebel für mehr Spielraum ist laut Bobach das Delegieren von Aufgaben. Daneben empfiehlt er eine konsequente Pflege des Terminkalenders. Dort sollten Unternehmer feste Zeitfenster einplanen, in denen sie ungestört und fokussiert an den Aufgaben arbeiten, die sie in Spalte 2 und 3 ihrer Inventurliste aufgezählt haben.

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Schon eine halbe Stunde fokussiertes Arbeiten am Tag ändere viel. Nach dieser Fokuszeit könne dann auch das übliche Tagesgeschäft auf einen einstürzen. Trotzdem behalte man das gute Gefühl, etwas Wichtiges getan zu haben.

Mehr dazu hier: 90-90-1-Regel: So setzen Sie Ihre Pläne endlich in die Tat um

Der Unternehmer-Trainer rät außerdem, Geduld zu haben und gnädig mit sich selbst umzugehen. Wenn Sie es einmal nicht schaffen, Ihre Fokuszeit umsetzen, sollten Sie nicht denken: Ich habe es schon wieder nicht hingekriegt! „Ändern Sie Ihre Wahrnehmung. Dreimal in der Woche eine halbe Stunde fokussiertes Arbeiten ist besser als keinmal“, so Bobach. „Versuchen Sie, auch kleine Erfolge zu feiern.“

Und: Suchen Sie nach einer Lösung, die zu Ihnen und Ihrem Arbeitsalltag passt. Einem seiner Kunden sei es laut Bobach beispielsweise nicht gelungen, sich morgens regelmäßig Zeit für die Arbeit an seinem Unternehmen zu nehmen. Er ist Arzt und kümmert sich vormittags direkt um seine Patienten. Für ihn funktioniere es besser, sich in größeren Abständen einen ganzen Tag ohne Termine zu blocken. Diesen „Unternehmertag“ nutze er für all die Aufgaben, an denen er arbeiten sollte und möchte – die aber sonst zu kurz kommen.

„Denken Sie bei all diesen Methoden und Tipps nicht: Ich muss das genauso machen“, rät Bobach. „Es geht nicht darum, etwas mit übernatürlicher Willenskraft durchzuziehen. Sondern darum, praktikable Lösungen zu finden.“

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