Timeboxing Produktiv arbeiten wie Bill Gates und Elon Musk
Die Zeit läuft! Beim Timeboxing müssen Sie jedem To-do auf Ihrer Liste ein festes Zeitfenster zuweisen.

Die Zeit läuft! Beim Timeboxing müssen Sie jedem To-do auf Ihrer Liste ein festes Zeitfenster zuweisen.© Talaj / iStock / Getty Images Plus

Timeboxing: Mit dieser simplen Zeitmanagement-Methode strukturieren viele High-Performer ihren Tag. Wie auch Sie die Methode nutzen können, um Aufgaben effizient abzuarbeiten.

Deadlines können beflügeln: Mit einer Frist im Nacken schaffen wir oft innerhalb kürzester Zeit Aufgaben, die wir zuvor ewig auf die lange Bank geschoben haben. Einfach, weil wir keine andere Wahl haben. Diesen Deadline-Effekt nutzt eine Zeitmanagement-Methode, auf die auch Tech-Mogule wie Elon Musk und Bill Gates oder der Autor und Produktivitätsexperte Cal Newport schwören: das Timeboxing. Wie es funktioniert – und wie Sie damit im Alltag produktiver werden.

Timeboxing: Was ist das?

Für jede anfallende Aufgabe wird ein fester Zeitblock (Englisch: timebox) reserviert – das ist die simple Grundregel des Timeboxing. In dieser festgelegten Zeit muss die Aufgabe abgeschlossen werden. Die strikte Einteilung und die klare Definition der To-dos sollen dabei helfen, in kürzerer Zeit mehr zu schaffen. Dabei ähnelt das Timeboxing einer weiteren beliebten Produktivitätsmethode, der Pomodoro-Technik, bei der sich Arbeitsblöcke mit festen Pausen abwechseln.

Anzeige

Timeboxing wird im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach der Scrum-Methode genutzt, um Aufgaben in Teams zu koordinieren. Es eignet sich aber auch gut für die persönliche Planung eines Arbeitstags.

So können Sie Timeboxing für sich nutzen

Timeboxing hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit effizient zu strukturieren. Statt morgens mit den vermeintlich dringendsten Aufgaben zu starten oder von einem To-do zum nächsten zu springen, zwingt die Methode dazu, sich an ein festes Gerüst zu halten. Das schärft den Fokus und verhindert, dass Sie sich verzetteln. So funktioniert es:

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben. Dabei hilft eine ausführliche To-do-Liste. Größere Aufgaben sollten Sie in kleinere Teilschritte herunterbrechen. Überlegen Sie auch, welche Routine-Aufgaben jeden Tag anfallen, und notieren Sie sie.
  • Im zweiten Schritt müssen Sie abschätzen, wie lange Sie für die jeweiligen Aufgaben brauchen werden. Das kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden reichen. Weisen Sie jedem To-do einen exakten Zeitblock zu und planen Sie so Ihren Arbeitstag.
  • Denken Sie daran, auch ausreichend Pausen einzuplanen.

Ob Sie die Zeitblöcke per Hand auf einem Zettel notieren, eine Excel-Liste nutzen oder die Blöcke mit den jeweiligen To-dos gleich in Ihren Kalender eintragen, ist Geschmackssache. Es gibt auch Timeboxing-Apps fürs Smartphone.

Tipps für erfolgreiches Timeboxing

Realistische Zeiten einplanen

Die meisten Menschen unterschätzen, wie lange sie für etwas brauchen. Wenn Sie Ihre Zeitblöcke zu kurz planen und die Aufgaben nicht rechtzeitig beenden können, führt das zu unnötigem Stress und Frust. Für den Anfang kann es sinnvoll sein, Zeiten für alle Arbeitsschritte mit einer App wie Toggl zu stoppen. So entwickeln Sie nach und nach ein besseres Gefühl dafür, welche Aufgabe wie lange dauert – und verhindern, dass Sie sich Ihre Tage zu voll packen.

An Puffer denken

Egal, wie gut Sie Ihren Arbeitstag vorplanen: Es wird immer etwas dazwischenkommen. Daher ist es sinnvoll, einen Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen einzuplanen. Häufen sich die Unterbrechungen, müssen Sie Ihren Plan umstellen und Zeitblöcke auf die folgenden Tage verschieben.

Streng sein

Timeboxing kann nur funktionieren, wenn man sich an die vorgegebenen Zeitbegrenzungen hält. Das erfordert gerade am Anfang Disziplin. Hilfreich sind realistische Zeitfenster, genügend Pausen – und die Motivation, am Ende eines Tages wirklich alles erledigt zu haben, was Sie sich vorgenommen haben.

Aufgaben bündeln

Timeboxing wird gern mit einer weiteren Zeitmanagement-Methode kombiniert, dem sogenannten Batching. Ziel ist es, gleiche oder ähnliche Aufgaben zu bündeln und hintereinander anzugehen. Statt etwa immer wieder Ihre Mails zu checken, planen Sie eine halbe Stunde am Tag ein, in der Sie alle Mails bearbeiten.

Die Vorteile der Methode

Die meisten kennen es: Je mehr Zeit man für eine Aufgabe hat, desto länger braucht man dafür. Ohne Zeitdruck neigen wir dazu, uns in Details zu verlieren – und es fällt schwerer, einen Schlussstrich zu ziehen.

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel: „Das Parkinsonsche Gesetz: So killen Sie die größten Zeitfresser“

Eine Methode wie das Timeboxing diszipliniert dagegen – und hilft, Aufgaben wirklich abzuhaken. Ganz nach dem Motto „Better done than perfect“ – „Das Ergebnis muss nicht perfekt sein, wichtig ist, dass die Aufgabe erledigt ist“. Natürlich gibt es kreative Herausforderungen, an denen auch einmal länger gefeilt werden muss. Aber gerade bei Routineaufgaben geht es häufig darum, sie einfach wegzuschaffen.

Timeboxing wirkt zudem wir ein Wundermittel gegen Aufschieberitis. Wenn die unliebsame Aufgabe für die Zeit von 10 bis 11 Uhr fest eingeplant ist und der Kalender daran erinnert, fällt es schwer, sie weiter zu ignorieren.

Und: Die klaren Anfangs- und Endzeiten schärfen den Fokus und verhindern, dass wir uns schnell ablenken lassen. Es bleiben nur noch 45 Minuten, um den Förderantrag auszufüllen? Das geht nur mit Ruhe und voller Konzentration.

Kritik an Timeboxing

Gerade auf Menschen, die eher kreativ arbeiten, mag die Timeboxing-Methode im ersten Moment zu starr wirken. Sie wollen sich nicht wie ein Produktivitätsroboter fühlen, der stumpf eine Aufgabe nach der anderen wegschafft – ohne Rücksicht auf die persönliche Tagesform oder individuelle Vorlieben. Der amerikanische Unternehmer und Produktivitätsexperte Thomas Frank kann das nachvollziehen, betont in einem Video über die Methode aber: „Du musst nicht mehr überlegen: ‘Was mache ich jetzt, was gehe ich als nächstes an?‘ Weil es schon festgelegt ist.“ Das sei ungemein befreiend.

Besser führen. Ziele erreichen. Mehr verkaufen

An der impulse-Akademie arbeiten wir mit Ihnen an der Zukunft Ihres Unternehmens und Ihrer persönlichen Weiterentwicklung. Für alle Seminartermine 2020 gibt es aktuell 20 Prozent Rabatt. Jetzt Seminar buchen!
18 Kommentare
  • Chris Burger 12. Januar 2020 12:07

    Das Thema Arbeitsorganisation ist so alt wie die Arbeit selbst. Das Netz und zahllose Bücher sind voll von „guten“ Tipps, sich den Arbeitsalltag so „effizient“ wie nur möglich zu strukturieren. Der Haken an der Sache ist nunmal, das es kein Universalrezept gibt.
    „Simpel“, wie hier in der Headline geschrieben, ist ein berufliches Zeitmanagement fast nie, vielleicht bis auf die, die eine Sekretärin oder andere „Zuarbeiter/innen“ im Back-Office nutzen können.
    Ich habe in meinem Berufsleben festgestellt, das es nicht „die“ Struktur gibt. Sie muss sich an den jeweiligen Arbeitssituationen und Gegebenheiten anpassen, Time-Boxing kann da auch für Einzelne sicher funktionieren.
    Schlussendlich entscheide ich persönlich nach Tagesbedarf die Struktur, für mich ist das fast immer die beste Lösung. Auch wenn ich mich mal verzettel oder eine Deadline dunkelrot im Kalender leuchtet.

  • Katja 10. Januar 2020 20:31

    Das nennt man auch Kalender schreiben

  • Rolf Schäfer 10. Januar 2020 18:35

    fand den Artikel eigentlich recht interessant, wenn natürlich auch nicht starr umsetzbar. Plötzliche dringende Mails, die es auch gibt, ungeplantes Auftreten von Kunden, Kollegen und Vorgesetzten, zwingt zur Flexibilität. Aber ein elastische Time Boxing Korsett könnte sicherlich (gegen die Aufschieberitis) hilfreich sein.
    Es ist wohl der goldene Mittelweg, den jeder für sich selbst finden muss.
    Viele Deutsche leiden da meist unter Absolutheitsansprüchen. Besser man sieht das Ganze pragmatisch.

  • Björn Asser 10. Januar 2020 16:56

    … Oh Zeit ist um … na dann muss es ja fertig sein! Also raus damit…

    Hmmm…. halbgare Katastrophe! Egal, zum Abzocken reicht’s! Langfristiges, Nachhaltiges, Wertiges interessiert nicht! Hauptsache absahnen auf Teufel komm raus!!!! Und nach „meiner“ Zeit-Planung muss es ja fertig sein. Schließlich bin ich ja gottgleich, unfehlbar … Ich glaube ich bin besser als Gott!

    Gans bestimmt!!!

  • Anonym 10. Januar 2020 16:54

    In der Theorie vielleicht akzeptabel, in der Praxis -und damit ist nahezu jeder Bürojob betroffen- unmöglich.

    Diese Methotik ist bereits bei der reinen Sachbearbeitung nicht mehr anwendbar. Hart angewendet heißt Timboxing nämlich folglich, dass ich

    a) nach Zeit X die Aufgabe beende, auch wenn ich sie inhaltlich noch nicht beendet habe,
    b) meinen Chef direkt ohne wenn und aber wieder aus dem Büro rausschicke, da ansonsten meine Timebox hinfällig ist,
    c) Meetings auf Teufel komm raus auf die Minute genau verlasse, wenn sie unvorhergesehen aus Grund Y länger dauern sollten,
    d) einen sozialen Tod an der Arbeit sterbe, da Kollegen meine Hilfe nur per Terminanfrage oder E-Mail erwarten können,
    e) vielleicht schnell, aber weder qualitativ hochwertig noch kreativ arbeite,
    f) dem Gesprächspartner/Kunden/Geschäftspartner/… dann doch keinen zweiten Kaffee anbiete und ihn höflich zur Tür begleite.

    Hier stirbt die Menschlichkeit! Und das ist jetzt wirklich das Fundament für Bücher, Artikel, Disskusionen u.ä.? Wer braucht eine Timebox bei regulärem Zeitmanagement, Selbstaufmerksamkeit und eventuell noch den Fähigkeit, sich selbst unter Druck setzen zu können? Fähigkeiten, die beim Menschen seit der Entwicklung des Rades bestehen (können). Wo ist die signifikante Verbesserung durch Timeboxing?

    Die Suggestion, an die Produktivität zweier Genies, deren Intelligenz alle Leser hier (mich ausdrücklich einbegriffen!) deutlich übertrifft, mit dieser in sich wiedersprechenden Methotik anknüpfen zu können, empfinde ich als Leser lachhaft. Als Jurist jedenfalls würde das hart durchgeführte Timeboxing meine Produktivität ähnlich einem Lollipop tangieren: Nach 5 Minuten ist der Spaß vorbei.

  • Hasenschnauze 10. Januar 2020 16:50

    Schwachsinnsmethode. Wer schreibt die detaillierten Zettel ? Das kostet eigene Zeit oder man hat Adlaten dafür. „Unwichtige“ Dinge sind nur ausgeblendet, ploppen aber bald wieder auf. Timeboxing ist eine Umschreibung für selbstgeschaffenes Hamsterrad.

  • Meiner Meinung nach 10. Januar 2020 16:36

    Es gibt bestimmte Persönlichkeiten, die auf dieser Weise konstruktiv arbeiten können. Die machen das aber schon längst von alleine.
    Es gibt mehrere andere Sorten van Persönlichkeiten, die hiermit nie klar kommen werden. Es geht denen zu viel gegen den Strich. Diese Menschen werden auch mit bestimmten Jobs nie fertig kommen. Sind besser für andere Arbeiten ein zu setzen. Wo ihre Kreativität sich entfalten kann. Diese lässt sich bekanntlicherweiße nicht in Timeboxing fassen. Ist aber wohl sehr wichtig für Unternehmen.
    Menschen, die zwischen diese beiden Persönlichkeiten liegen, können damit etwas anfangen. Aber nur um sie zu helfen sich zu konzentrieren und dieses an zu lernen. Man bleibt auch nicht sein ganzes Leben Kilokalorien zählen, wenn man abnehmen will. So bald man die Gespür hat, reicht es. Dann doch diesen Druck ausüben, kann über Monate hinaus einem kaputt machen. Alles mit Maß und Ziel.
    Man soll mit solchen Methoden auch immer aufpassen, dass die gesunde Arbeitskultur nicht geschädigt wird. Menschen sind keine Maschinen. Sie brauchen das mit einander und das auf einander einspielen. Sie müssen auch oft kurz mit einander überlegen. Aber die Zeit fehlt beim Timeboxing. Zum Glück räumt er genug Pausenzeiten in und das ist sehr vernünftig. Doch von Pausen alleine kann man nicht leben.
    Dann noch würde ich sicherlich die Hälfte meiner Kunden verlieren, wenn ich nur mal einmal täglich meine E-Mails checke. Komm doch, wer hat diesen Unsinn eigentlich geschrieben?

  • Hans A. Meinung 10. Januar 2020 16:23

    Der Witz am Timeboxing ist nicht, dass man den erforderlichen Zeitaufwand schätzt und dann versucht, mit dieser Zeit auszukommen. Das ist normales Zeitmanagement: Ergebnis definiert, Zeit geschätzt, erfolgreich mit der Zeit ausgekommen oder auch nicht

    Die Idee ist am Timeboxing, dass man sich eine vernünftige Zeitvorgabe gibt und dann darauf hin arbeitet, so viel wie sinnvoll möglich in dieser Zeit zu erreichen.

    Es wird also eine andere Ecke des magischen Dreiecks des Projektmanagement (Time, Cost, Quality/Product) festgehalten. Mit Timeboxing wird das erwartete Ergebnisvariabel, dieZeit wird festgehalten (und die Kosten sind eine Größe, die sich aus Zeit ableitet).

    Daran erkennt man auch, dass Timeboxing eher geeignet ist für größere Themen als für das tägliche Zeitmanagement. In der agilen Welt ist die dominante Timebox der so genannte Sprint, der 1 bis 3 Wochen ist. Es ist nicht das Tagesgeschäft.

  • Kristian 10. Januar 2020 15:55

    Diesen Ansatz gibt es schon lange… nur unter einem anderen Namen: SCRUM.
    Ob es tatsächlich so wirkungsvoll und produktiv ist, wie es hier die Autorin beschreibt, wage ich zubezeifeln…man schaue sich die aktuellen Krankheitausfall-Statistiken um zu erfahren wie „produktiv“ dieses Modell in der Wirklichkeit tatsächlich ist.
    Die ersten Abnutzungserscheinungen treten in wenigen Monaten auf…dann ist das Hamsterrad auch nicht mehr zu stoppen..

  • Tyler 10. Januar 2020 15:18

    In letzter Zeit lese ich das immer häufiger. Natürlich haben Menschen die starke Routinen entwickelt haben und auf normale zwischenmenschliche Dinge verzichten mehr Erfolg.

    Aber diese Menschen sind meiner Meinung nach entweder soziopathisch oder haben Asperger. Ausblenden von allen was ablenkt und nur noch fokussieren auf alles was ablenkt, führt doch zur emotionalen Verkrüppelung.

    „Cats in the cradle“ lässt grüßen.

  • Sorry aber 10. Januar 2020 15:18

    bei Bill Gates und dem Zitat „Better done than perfect“ kommen mir tausend dumme Windows Sprüche in den Kopf und wer Timeboxing bejubelt der feiert auch Philosophien wie „Bockt mich net“, „nach mir die Sinnflut“ und „es findet sich immer ein Depp“.
    Dazu der nächste Experte mit Weisheiten wie „Du musst nicht mehr überlegen: … Das sei ungemein befreiend.“… runden die Sache ab.

    Ohje.

  • Heribert 10. Januar 2020 15:07

    Arbeiten in gewisser Zeit zu erledigen ist schön und gut. Was ist aber, wenn sich der Gegenstand der Arbeit widerwärtig verhält, das Internet klemmt oder man im Stau steht? Soll ich dann Carboxing machen?

  • Task-Boxer 10. Januar 2020 15:06

    Was macht der Timeboxer denn, wenn er sich deutlich verschätzt hat und die Zeit (auch unter Nutzung der Puffer) nicht ausreicht? Bleibt die Aufgabe dann halbfertig … auf zur nächsten Aufgabe, die leider vielleicht auch nicht fertig wird? Klingt nicht besonders realistisch … der große Konzernboss hat aber sehr viele Helferlein. Das geht das vielleicht …

    Mag sein, dass diese Planungsmethode etwas hilft, aber in meinem Arbeitalltag dauern Dinge oft länger als gedacht …

  • Ralph Kuhn 10. Januar 2020 15:03

    Gähn ! Alter Wein in neuen Schläuchen. Diese Zeitorganisationsmethode gab es auch schon vor 30 Jahren, nur unter anderem Namen. Haha, einmal am Tag 30 Minuten die Mails checken ! Sehr flexibel. Dann hätte ich bald keine Kunden mehr…
    Diese Tips sind gut aber reine Theorie.
    Was ist mit den täglich eintretenden unerwarteten Ereignissen, die nicht selten mehrere Stunden kosten (z.B. Kundenanrufe, kurzfristig anberaumte Telefonmeetings) ?
    Dies ist keine Methode für sog. „High Perfomer“ (hieß füher „leistungsstarker Mitarbeiter“) sondern eine erste Hilfestellung für Leute die sich nicht selbst organisieren können und ohne Sekretär(in) verloren wären.
    Wirklich wichtige Tätigkeiten werden in Outlook o.ä. im Kalender oder in den Aufgaben mit hoher Priorität vermerkt. Alles andere kann warten. Wer lieber analog arbeitet sollte sich eine „Follow-Up-File“ anlegen, in der die zu erledigenden Aufgaben der Priorität nach geordnet werden.

    Viele Grüße !

  • rolo 10. Januar 2020 15:01

    Wie soll man das denn machen, wenn sich die einzelnen to do´s nicht in Minuten und Stunden darstellen lassen ? Sondern nur in Monaten bzw. Quartalen, wie groß sind dann die Zeitpuffer und Pausen die man mit einplanen soll ?

  • Paul 10. Januar 2020 14:50

    Ich frage mich, woher solche Tipps kommen: „Statt etwa immer wieder Ihre Mails zu checken, planen Sie eine halbe Stunde am Tag ein, in der Sie alle Mails bearbeiten.“
    Das ist doch vollkommen lebensfremd. Geht eine Mail bspw zur Klärung an 3 weitere Personen, und hat jeder eine Anmerkung dazu, würde eine Woche bis zur Klärung vergehen. Wer arbeitet so?

  • scheinbar Profi 10. Januar 2020 14:24

    denn so arbeite ich schon mein Leben lang, nur das ich mir keine Zeitblöcke festlege, denn ich setze mich immer selbst unter Druck, das reciht völlig

  • Tine 10. Januar 2020 14:12

    Es kann sicherlich kurzfristig helfen, sich nicht ständig zu verzetteln und Dinge vor sich herzuschieben. Aber ständig nach der Methode zu arbeiten, killt jegliche Freude und Kreativität. Welche Nebenwirkungen das sich ständig selbst unter Druck setzen hat, ist gar nicht abszusehen. Für die gewünschte Arbeitsweise besonders in amerikanischen Unternehmen aber sicherlich der ideale Ratgeber. Nicht denken, einfach machen und das möglichst gestern.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)