Zeit- und Energiefresser 8 Chef-Fehler, die Zeit und Energie kosten

Die Zeit vergeht mal wieder viel zu schnell? Vielleicht liegt's daran, dass Sie sie mit unnötigen Dingen verschwenden

Die Zeit vergeht mal wieder viel zu schnell? Vielleicht liegt's daran, dass Sie sie mit unnötigen Dingen verschwenden © Marie Maerz / photocase.de

Zeit und Energie ist für viele Chefs Mangelware. Warum eigentlich? Schließlich liegt es allein an ihnen, sie sich richtig einzuteilen. Oft machen sie dabei aber diese Fehler.

Da ist diese Rechnung, die heute unbedingt noch raus muss. Ein Mitarbeiter wartet seit Tagen auf Feedback. Dann muss noch der ungeduldige Kunde zurückgerufen werden – und der Chef ist am Abend völlig ausgelaugt. Eine klassische Situation für Führungskräfte: Sie haben immer zu wenig Zeit – weil Sie zu viel Energie in die falschen Dinge investieren. Für das US-amerikanische Wirtschaftsmagazin Inc. hat Beraterin und Coach Lolly Daskal die häufigsten Gründe für den chronischen Zeit- und Energiemangel von Chefs aufgeschrieben:

1. Sie wollen es allen Recht machen.

Jeder hat es gern, wenn andere ihn mögen. Auch viele Führungskräfte wünschen sich, dass ihre Mitarbeiter sie nett finden. Eine Falle, sagt Lolly Daskal: Diese Einstellung sei von vornherein zum Scheitern verurteilt. Ihre Rolle als Vorgesetzter ist es, das große Ganze im Blick zu behalten – und nicht mit jeder Entscheidung alle Mitarbeiter glücklich zu stimmen.

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So machen Sie es besser:

Chefs müssen akzeptieren, dass ihre Entscheidungen nicht allen Mitarbeitern gefallen werden. Grenzen zu ziehen, ist wichtig für Chefs, sagt Daskal. Schließlich sollten sie das Unternehmen voranbringen und eine gute Führungskraft sein – und kein Kumpel.

2. Sie lassen sich leicht ablenken.

Das Handy klingelt, im Minutentakt kommen neue E-Mails an und dann steht ein Mitarbeiter plötzlich im Büro des Chefs. Führungskräfte, die viel zu tun haben, lassen sich leicht ablenken, sagt Daskal. Und genau das frisst wertvolle Zeit und führt zu unnötigen Stress.

So machen Sie es besser:

Sorgsam mit der eigenen Zeit umzugehen und sich gut zu strukturieren, ist laut Daskal das A und O. Eine To-do-Liste oder ein Kalender kann dabei helfen. Sobald man sich einer Aufgabe widmet, sollte man sich ganz bewusst auf diese konzentrieren (zum Beispiel mithilfe der Pomodoro-Technik) und digitale Aufmerksamkeitskiller vermeiden. Das Eisenhower-Prinzip kann dabei helfen, Prioritäten zu setzen.

3. Sie lassen sich von Pessimisten anstecken.

Chefs sollten Feedback ernst nehmen: Es kann ihnen helfen, das Unternehmen zu verbessern. Aber es gibt Spezialisten, die immer etwas zu meckern haben: chronische Pessimisten. Die sollte man mit Vorsicht genießen und sich keinesfalls von ihrer Negativität anstecken lassen, sagt Daskal.

So machen Sie es besser:

Daskal rät: Lassen Sie sich nicht von Pessimisten unterkriegen und verlieren Sie nie Ihre Ziele und Pläne aus dem Fokus. Negatives Feedback sollte man filtern und nur die Punkte herausziehen, die einen weiterbringen – und die man realistischerweise auch verbessern kann.

4. Sie stellen eigene Entscheidungen infrage.

War es wirklich richtig, eine neue Homepage in Auftrag zu geben? Hätte ich die Aufgabe besser einem anderen Mitarbeiter zugeteilt? Eigene Entscheidungen ständig zu hinterfragen, ist laut Daskal eine der schlechtesten Angewohnheiten von Führungskräften. Das kostet nicht nur Kraft, sondern auch Zeit – und zwar nicht nur die eigene, sondern auch die des Teams.

So machen Sie es besser:

Der beste Weg, eine Entscheidung nicht zu bereuen, ist der, sich Zeit für sie zu nehmen. Daskal plädiert für einen gut durchdachten Entscheidungsprozess, der auch Raum lässt für die Meinungen von anderen. Wichtig dabei sei es, sich selbst zu vertrauen und mit kleinen Schritten zu starten – bevor man sich an die großen Entscheidungen macht.

Lesen Sie hier, wie Unternehmer Richard Branson wichtige Entscheidungen fällt.

5. Sie zerbrechen sich über jeden Fehler den Kopf.

Fehler zu machen, ist ärgerlich. Aber normal. Schließlich kann ein Missgeschick jedem passieren: Chefs sind davon nicht ausgenommen. Das sollte man akzeptieren, meint Daskal. Sich über vergangene Fehler zu ärgern oder um mögliche künftige Fehler zu sorgen, ist anstrengend. „Hätte“- und „Wäre“-Gedanken kann man deswegen getrost aus dem Kopf verbannen.

So machen Sie es besser:

Statt sich über jedes Versäumnis zu grämen, sollten Führungskräfte versuchen, Fehler langfristig zu vermeiden und lösungsorientiert zu denken. „Konzentrieren Sie sich darauf, Probleme zu lösen“, sagt Lolly Daskal. Wer vorausschauend plant, könne Fehler minimieren und ruhig und effektiv mit denen umgehen, die doch auftreten.

6. Sie sind unorganisiert.

Bei dem einen sind es stapelweise Aktenordner auf dem Schreibtisch, andere horten Bücher auf dem Fußboden, haben tausende ungelesene Nachrichten – oder einfach ihre Gedanken nicht sortiert. Viele Führungskräften sind überfordert, weil sie sich nicht besonders gut organisieren können und von der schnelllebigen Geschäftswelt schnell überlastet sind, meint Daskal.

So machen Sie es besser:

Laut Daskal ist es wichtig, sich Platz zu schaffen. Damit ist sowohl der Arbeitsplatz gemeint, als auch der Kopf. Ordnung zu halten und sich selbst zu disziplinieren, koste Kraft, sagt Daskal, bringe aber mehr Struktur in den Arbeitsalltag.

In unserem Artikel „So sorgen Sie in 5 Schritten für Ordnung im Betrieb“ erfahren Sie mehr zum Thema Ordnung am Arbeitsplatz.

7. Sie sind zu engstirnig.

Viele Chefs schränken sich selbst stark ein, weil sie neue Ideen oder Möglichkeiten ablehnen, sagt Daskal. Und: Je älter man werde, desto mehr neige man dazu, sich selbst zu limitieren. Dabei können Ideen von Mitarbeitern oder neue Tools die Arbeit erleichtern und das Unternehmen voranbringen.

So machen Sie es besser:

Um gut führen zu können, sollte man sich über seine eigenen Wissensgrenzen im Klaren sein – und darüber, dass neue Ideen oft helfen, den Horizont zu erweitern. Das käme auch dem eigenen Wohlbefinden zugute, sagt Daskal: „Offene Menschen sind oft aufregender, ausgeglichener und neugieriger.“

8. Sie delegieren nicht.

Viele Unternehmer trauen sich nicht, Aufagben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. „Das kann ich selbst am besten“, denken sich die meisten – und verschenken dabei wertvolle Kraft und Zeit.

So machen Sie es besser:

„Es gehört zum Dasein als Chef, loszulassen und Kontrolle abzugeben“, sagt Daskal. Indem Chefs Aufgaben abgeben, gewinnen sie Zeit und zeigen gleichzeitig ihren Mitarbeitern, dass sie ihnen vertrauen.

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