Außenstände eintreiben Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Viele Firmen und Privatpersonen haben aktuell Geldprobleme. Mit diesen sechs Schritten verhindern Sie, dass Sie auf Forderungen sitzen bleiben, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen.

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Schritt 1: Rechnungen kontrollieren

Zunächst einmal müssen Sie wissen, welche Rechnungen überfällig sind. Daher sollten Sie mindestens einmal pro Woche alle Zahlungseingänge überprüfen.

„Außenstände belasten die eigene Liquidität“, sagt Wirtschaftsjuristin Jessica Stoof von der Industrie- und Handelskammer (IHK) Region Stuttgart. „Für jedes Unternehmen ist es daher von großer Bedeutung, dass sie möglichst schnell beglichen werden.“

Schritt 2: Kunden erinnern

Tauchen bei der Kontrolle überfällige Rechnungen auf, ist es ratsam, zunächst eine freundliche Erinnerung zu schreiben. „Schließlich will man den Kunden nicht verärgern. Es kann ja wirklich sein, dass er die Rechnung versehentlich verlegt hat“, sagt Stoof.

Wichtig ist es, ein neues Zahlungsziel zu nennen, zum Beispiel ein oder zwei Wochen nach Erhalt des Schreibens.

Schritt 3: Mahnungen verschicken

Ist trotz der Zahlungserinnerung kein Geld eingegangen, ist es in der Regel sinnvoll, eine Mahnung zu verschicken. „Das Mahnschreiben ist deutlicher und mit mehr Nachdruck formuliert als das Erinnerungsschreiben“, sagt Stoof. Es sollte ebenfalls eine Zahlungsfrist enthalten. Auch das Wort „Mahnung“ sollte darin ausdrücklich stehen.

Steht in der Rechnung ein Fälligkeitsdatum, ist der Kunde nach Ablauf dieser Frist in Verzug. Spätestens mit der Mahnung wird er jedoch in Verzug gesetzt. Dann haben Sie laut Gesetz einen Anspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz. Das gilt auch für Rechtsanwalts- oder Inkassokosten.

Schritt 4: Gespräch suchen

Und wenn der Kunde immer noch nicht reagiert? Welchen Schritt Sie in so einem Fall als Nächstes unternehmen, hängt von der Höhe der Rechnung und der Kundenbeziehung ab.

Handelt es sich um eine höhere Summe und einen langjährigen Kunden, sollten Sie spätestens jetzt das Gespräch mit dem Kunden suchen und gemeinsam mit ihm eine Lösung erarbeiten, rät Stoof. „Wir empfehlen in der jetzigen Situation – wenn möglich – kulant zu sein und nicht wie normalerweise ein strenges Forderungsmanagement durchzuziehen, also zwei oder drei Mahnungen zu schreiben und dann mit einem Gerichtsverfahren zu drohen.“

Kann der Kunde für einen überschaubaren Zeitraum nicht bezahlen, kann bei kleineren Beträgen beispielsweise eine Stundung eine Lösung sein. Eine Stundung bedeutet das Aufschieben einer fälligen Zahlung für einen längeren Zeitraum, beispielsweise für ein bis drei Monate; auch eine noch längere Frist ist möglich. „Bitten Sie Ihren Kunden um eine realistische Prognose, wann er die Rechnung begleichen kann“, empfiehlt Stoof.

Eine Stundung hat den Vorteil, dass die Verjährungsfrist gehemmt, also unterbrochen wird. Erkennt der Schuldner den Anspruch an, beginnt sie sogar ganz von vorne zu laufen.

Mehr dazu hier: Forderungsverjährung: So verhindern Sie, dass Ihre offenen Rechnungen verjähren

„Wenn man eine Stundung vereinbart, kann man außerdem Zinsen verlangen“, sagt Stoof. Und noch einen Vorteil sieht die Wirtschaftsjuristin: „Eine Stundung wirkt sich vertrauensbildend aus und trägt dazu bei, den Kunden längerfristig an sich zu binden.“

Bei größeren Beträgen kann eine Raten- oder Teilzahlung sinnvoll sein. Dadurch beginnt die Verjährung neu zu laufen.

Sei all dies nicht möglich, bleibe einem jedoch nichts anderes übrig, als die Forderung über einen Anwalt, ein Inkassobüro, durch einen gerichtlichen Mahnbescheid oder ein Klageverfahren einzutreiben, wenn man nicht auf seiner Rechnung sitzen bleiben wolle, sagt Stoof.

Schritt 5: Inkassobüro oder Anwalt einschalten

Inkasso-Unternehmen und zahlreiche Anwälte haben sich aufs Geldeintreiben spezialisiert. Inkassobüros bieten jedoch recht unterschiedliche Modelle. Sind Sie unsicher, sollten Sie sich das Vorgehen vorher genau erklären lassen und im Zweifelsfall nach Referenzkunden fragen.

Die meisten Anbieter sind im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen organisiert. Hier finden Sie eine Liste der Verbandsmitglieder.

Ein Inkassobüro wird jedoch nur aktiv, wenn keine sachlichen Gründe – wie Mängel bei der Abnahme – gegen ein Begleichen der Rechnung sprechen. Hat der Kunde einer Forderung widersprochen, ist das ein Fall für den Anwalt.

Im Wesentlichen gibt es drei Inkasso-Modelle:

  1. Den Forderungsankauf: Dabei kauft das Inkassobüro dem Gläubiger die offene Forderung für rund 20 bis 30 Prozent des Rechnungswerts ab – mehr als zwei Drittel des ausstehenden Betrags muss der Kunde also abschreiben.
  2. Die stille Abtretung: Hier treibt das Inkassobüro die Forderung im eigenen Namen ein, sie gehört aber weiter dem Gläubiger. Sein Geld erhält dieser nur im Erfolgsfall.
  3. Inkasso als Dienstleistung: Der Inkasso-Anbieter treibt in diesem Fall die Rechnung im Namen des Kunden ein und stellt seine Dienste dem Schuldner in Rechnung. Außerdem erhält er im Erfolgsfall eine Provision.

Inkasso-Firmen leiten auch gerichtliche Mahnverfahren ein, erwirken Vollstreckungsbescheide oder die gezielte Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher, wenn der Schuldner noch Vermögenswerte hat.

Ein Inkassounternehmen zu beauftragen, sei vor allem sinnvoll, wenn Unternehmen außerordentlich viele Rechnungen schreiben würden und es damit sehr aufwändig sei, das Mahnwesen selbst zu steuern, sagt Stoof. „Außerdem macht es natürlich einen anderen Eindruck, wenn das Schreiben vom Inkassobüro kommt.“

Für kleine Unternehmen sei es häufig dennoch sinnvoller, die Sache in der eigenen Hand zu behalten, sagt Stoof. „Wenn Sie außergerichtlich nicht weiterkommen, können Sie genauso selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das ist wirklich unkompliziert, schnell und spart eine Menge Kosten.“

Schritt 6: Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Durch ein gerichtliches Mahnverfahren können Sie sich einen Vollstreckungstitel (Vollstreckungsbescheid) verschaffen, ohne Klage erheben zu müssen. Dieses Verfahren sei schneller und kostengünstiger als eine Klage, sagt Stoof.

Ablauf des Verfahrens

Einen Mahnantrag können Sie online oder schriftlich beim zuständigen Amtsgericht stellen. Welches Gericht zuständig ist, sehen Sie auf der Website mahngerichte.de.

Reichen Sie den Antrag bei einem anderen als dem eigentlich zuständigen Gericht ein, leitet dieses den Antrag an das zuständige Amtsgericht weiter. Ist der Antrag korrekt und vollständig ausgefüllt, muss das Gericht diesen unverzüglich erlassen. Dabei überprüfen die Richter nicht, ob die Forderung zu Recht besteht.

Anschließend wird der Bescheid dem Kunden (Schuldner) zugestellt. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, wird auf Antrag ein dem Mahnbescheid entsprechender Vollstreckungsbescheid ausgestellt.

Den Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheids müssen Sie spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids stellen. „Mit dem Vollstreckungsbescheid haben Sie einen fertigen Titel in der Hand und können einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder andere Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einleiten“, sagt Stoof.

Kosten

Die Gebühr für das gerichtliche Mahnverfahren richtet sich nach der Höhe des Streitwertes, also der offenen Forderung. Welche Kosten in etwa auf Sie zukommen, können Sie hier online berechnen

Mit dem Erlass des Mahnbescheids erhalten Sie vom Gericht eine Kostenrechnung. „Die Gerichtskosten können Sie dem Kunden aber in Rechnung stellen“, sagt Stoof.

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