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Nach drei Jahren Corona ist das Homeoffice aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Diese Flexibilität bietet viele Vorteile. Gleichzeitig fällt vieles weg, was vor der Pandemie noch selbstverständlich war: der spontane Plausch zwischen Druckerraum und Teeküche zum Beispiel, das gemeinsame Mittagessen im Team oder der kurze Weg zum Kollegen.
Firmenchefs und -chefinnen stellt das vor besondere Herausforderungen: Wie sorge ich dafür, dass sich die Teammitglieder nicht nur in Videokonferenzen sehen? Wie bekomme ich die Mitarbeiter zurück ins Büro?
Attraktive Räume als Teil der Arbeitsplatzstrategie
Julian Jost hat dazu eine klare Meinung: „Wenn ich mir die tristen Konferenzräume in vielen Unternehmen ansehe, wundere ich mich nicht, dass die Mitarbeiter dorthin nicht freiwillig zurückkehren“, sagt der Gründer von Spacebase. Das Start-up vermittelt außergewöhnliche Meeting- und Arbeitsräume in ganz Deutschland. Dabei sieht er immer wieder: Von dem Ziel, ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen, sind viele Unternehmen noch meilenweit entfernt.
Was also muss sich ändern, damit Mitarbeiter wieder vor Ort im Unternehmen arbeiten? „Arbeitgeber müssen zu Gastgebern werden, die dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter vor Ort wohlfühlen“, sagt Jost. Dafür brauche es eine Arbeitsplatzstrategie, die zur Unternehmenskultur passt.
Statt lediglich auf die Kosten zu achten, müssten Arbeitgeber dafür sorgen, dass Mitarbeiter produktiv sein können, so Jost. Sie müssen also Orte schaffen, an denen Mehrwert entstehen kann. „Berücksichtigt man, dass ungenutzte Büroräume unnötig laufende Kosten verursachen, ist eine solche Strategie durchaus lukrativ.“
Julian Jost ist Gründer und CEO von Spacebase. Das Unternehmen vermittelt Büroflächen und Meetingräume an Firmenkunden. Auf der 2015 gegründeten Plattform sind mittlerweile mehr als 19.000 Räume gelistet.
Flexibler Zugang zu unterschiedlichen Räumen
Welche Räume es dafür braucht, hängt ganz von der Tätigkeit ab: „Für jede Aufgabe, gibt es Räume, die besser oder schlechter funktionieren“, so Jost. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten sich daher zunächst fragen: „Wie arbeitet eigentlich mein Team?“ Handelt es sich überwiegend um lockere Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teammitgliedern oder um Stillarbeit, die viel Konzentration erfordert? Und: Wie wechseln sich die einzelnen Arbeitsweisen im Laufe der Zeit ab?
So muss etwa am Jahresabschluss konzentriert gearbeitet werden, ein Brainstorming für ein neues Projekt braucht dagegen Austausch. Entsprechend sollten Firmen Räumlichkeiten vorhalten, die zu den verschiedenen Bedürfnissen passen. „Es gibt nicht den einen perfekten Workspace“, sagt Jost. „Stattdessen brauchen Mitarbeiter flexiblen Zugang zu unterschiedlichen Räumen, die sich jeweils für andere Arbeitsformen eignen.“ Was gibt es also für Tätigkeiten und welche Räumlichkeiten passen dazu?
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4 Raumtypen für unterschiedliche Aufgaben
Die folgenden Ideen können Chefs und Chefinnen als Anregung nehmen, um bestehende Firmenräume umzugestalten oder gezielt Räumlichkeiten für bestimmte Aufgaben zu suchen.
Fürs Teambuilding: Das Café
Wenn es darum geht, dass sich Teammitglieder kennenlernen, braucht es Begegnungsorte. Das Café ist ein Begegnungsort, den die Menschen aus dem privaten Bereich kennen. Das Konzept kann aber auch genutzt werden, um Räume für Teambuilding-Events zu gestalten: Mit dem Tresen bietet das Café einen zentralen Ort für Austausch; für die Arbeit in Kleingruppen gibt es Rückzugsorte in Form von Sitzgruppen. Das Ambiente sollte wohnlich sein und Entdeckungen ermöglichen.
Für Präsentationen: Das Amphitheater
Soll die gesamte Aufmerksamkeit auf einer Person liegen, braucht es eine andere Raumstruktur: Ein Flipchart, eine Leinwand oder ein Bildschirm, die der Sprecher nutzen kann, sowie ein zentral darauf ausgerichteter Stuhlkreis bieten sich hier etwa an. Doch das bedeutet keineswegs, dass der Raum rein funktional eingerichtet sein sollte. Auch hier kann mit hellen Farben, Natur-Materialien wie Holz und mit Pflanzen eine Atmosphäre geschaffen werden, die anregt und neugierig macht.
Für Projektarbeit: Das Wohn- und Arbeitszimmer
Wieder andere Räume braucht es, wenn Konflikte gelöst oder festgefahrene Projekte vorangebracht werden sollen. Dafür ist ein modularer Aufbau ideal. Es sollte also innerhalb des Raums unterschiedliche Bereiche geben, die von einer kleinen Gruppe in verschiedenen Arbeitsphasen genutzt werden können: ein Stehtisch fürs Brainstorming, eine Tafel oder ein Whiteboard für die Ideensammlung und eine Sofaecke, auf der auch strittige Themen ausdiskutiert werden können.
Für fokussiertes Arbeiten: Die Klause
Denkbar ungeeignet sind die oben beschriebenen Räumlichkeiten dagegen, wenn es darum geht, dass Mitarbeiter konzentriert an einer Aufgabe arbeiten – etwa Dokumente durchgehen. Hier braucht es einen geschlossenen Raum, den Teammitglieder nutzen können, um in Klausur zu gehen. Der Raum sollte möglichst ablenkungsfrei eingerichtet, also nicht mit bunten Accessoires vollgestellt sein. Schallschutz kann für die nötige Ruhe sorgen und ein Fenster für Tageslicht.
Räume zahlen auf die Arbeitgebermarke ein
Wie können Arbeitgeber so eine Arbeitsplatzstrategie umsetzen? Julian Jost von Spacebase empfiehlt, eine Balance zu finden aus der Arbeit vor Ort, im Homeoffice und in externen Räumen, die bei Bedarf flexibel dazu gemietet werden können – etwa für Workshops. Richtig umgesetzt senkt so eine Strategie nicht nur die Kosten. Schöne Firmenräume – kombiniert mit der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten – erhöhen auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und machen das Unternehmen attraktiv für Bewerber.
Der Wandel der Arbeitswelt eröffnet hier große Chancen: Gerade, weil nicht mehr alle Mitarbeiter täglich ins Büro fahren, können bestehende Firmenräume anders genutzt werden als bislang. „Man sollte möglichst viele Begegnungsorte schaffen, weil der Großteil der Wertschöpfung nicht im stillen Kämmerlein entsteht, sondern im kreativen Austausch“, sagt Jost. Der Firmensitz verliert also keineswegs an Bedeutung.
„Das Headquarter einer Firma sollte immer die Keimzelle der Unternehmenskultur sein“, sagt Jost. Das zahlt auch auf die Arbeitgebermarke ein, sofern die Inhaber diesen Mehrwert auch herausstellen. Ganz viele Unternehmen würden die Räumlichkeiten, in denen sie arbeiten, nicht auf ihren Karriereseiten zeigen, kritisiert Jost. Ein Fehler: „Bewerber suchen einen Ort, an dem sie sich wohlfühlen und der sie inspiriert.“ Unternehmen, die das bieten, haben einen großen Vorteil beim Recruiting.
Auch das impulse-Team hat während der Pandemie neue Räume ohne feste Arbeitsplätze bezogen. Hier erfahren Sie mehr über die Räumlichkeiten im Machwerk.
