Verzeichnis der VerarbeitungstätigkeitenInformationen, die du über deine Kunden – aber auch alle anderen Personen speicherst, unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen haben die Pflicht, jederzeit nachweisen zu können, dass diese Daten rechtmäßig erhoben und verarbeitet wurden. Du musst daher alle Prozesse, in denen Daten eine Rolle spielen – das Erfassen, Ablegen, Speichern und Löschen – dokumentieren. Bei kleinen Betrieben reicht dafür eine Excel-Tabelle.
In der Tabelle listest du auf, an welchen Stellen im Unternehmen personenbezogene Daten erhoben werden. Zusätzlich gibst du an, wer Zugriff auf die Daten hat oder welche Löschfristen es gibt.
Für wen ist das sinnvoll?
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anlegen.
Was bringt’s?
Wer bei einer Überprüfung kein solches Verzeichnis vorlegen kann, riskiert empfindliche Geldbußen.
Was kann ich damit machen?
Du kannst die Excel-Tabelle direkt am Computer ausfüllen. Denke daran, die Angaben regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.
Gibt’s noch einen Tipp?
Überlege genau, wo in deinem Unternehmen überall personenbezogene Daten verarbeitet werden. Häufig werden internen Daten wie Personalinformationen oder Daten aus der Lohnbuchhaltung vergessen.
