3G-Pflicht am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Welche Nachweise gelten am Arbeitsplatz? Die neue Regelung im Infektionsschutzgesetz sieht vor, dass nur noch zum Arbeiten in den Betrieb kommen darf, wer geimpft, genesen oder getestet ist. Sie soll ab dem 24. November 2021 gelten und ist bis zum 19. März 2022 befristet. Arbeitgeber müssen Impfpässe, analoge und digitale Impfzertifikate und Genesenennachweise akzeptieren. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gibt auf seinen Internetseiten an, dass die Nachweise auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch vorliegen können. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einhaltung der 3G-Regelung zu kontrollieren. Sie können jedoch nicht verlangen, dass Mitarbeiter ihnen mitteilen, ob sie geimpft oder genesen sind. Mitarbeiter, die ihren Impfstatus nicht preisgeben möchten, müssen stattdessen genauso wie ungeimpfte Beschäftigte mit einem negativen Test nachweisen, dass sie nicht mit dem Coronavirus infiziert sind. Die Testpflicht gilt auch für Mitarbeiter, die sich aus medizinischen Gründen nicht impfen lassen können. Lesen Sie dazu auch: Auskunftsplicht zum Impfstatus: Dürfen Chefs jetzt alle Mitarbeiter nach ihrer Corona-Impfung fragen? Antigen-Schnelltest sind 24 Stunden gültig, PCR-Testergebnisse 48 Stunden. Bei Selbsttests gilt dasselbe wie in Schulen: Mitarbeiter müssen sie unter Aufsicht machen, damit sie als Nachweis gültig sind. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten weiterhin anbieten, sich vor Ort im Betrieb testen zu lassen. In dem Fall dürfen sie die Arbeitsstätte auch ohne Nachweis betreten, um den Test zu machen. An ihren Arbeitsplatz dürfen sie allerdings erst gehen, wenn ein negatives Ergebnis vorliegt. Beschäftigten dürfen die Arbeitsstätte auch ohne Test betreten, um sich impfen zu lassen. Da der Impfschutz erst 14 Tage nach der Spritze vollständig ist, müssen frisch geimpfte Mitarbeiter jedoch trotzdem einen Test machen, um an ihren Arbeitsplatz zu gehen. Wer muss die Kosten für die Tests übernehmen? Bisher waren Arbeitgeber durch die Corona-Arbeitsschutzverordnung verpflichtet, jedem ihrer Beschäftigten zwei Tests in der Woche zur Verfügung zu stellen. Das gilt weiterhin. Mitarbeiter, die weder geimpft noch genesen sind und fünf Tage in der Woche ins Büro kommen möchten, müssen sich um die übrigen Tage selbst kümmern. Wenn Sie Schnelltests ausgeben, müssen sich Ihre Mitarbeiter für drei Tage selbst Tests besorgen. Seit dem 13. November hat jeder wieder einen Anspruch auf mindestens einen kostenlosen Bürgertest in der Woche. Das Angebot können auch geimpfte und genesene Angestellte nutzen. PCR-Tests dürften im Unternehmensalltag eher die Ausnahme bleiben, da sie teurer sind und es länger dauert, bis das Ergebnis da ist. Theoretisch müssten Mitarbeiter mit einer 5-Tage-Woche, die zwei PCR-Tests bekommen, sich einen weiteren Test selbst organisieren. Gilt die für den Test aufgebrachte Zeit als Arbeitszeit? Die Tests sind von der bezahlten Arbeitszeit ausgenommen. Arbeitgeber können also erwarten, dass Mitarbeiter sich vor Dienstbeginn darum kümmern. „Die Tendenz geht im Moment eher dahin, es den Ungeimpften so unangenehm wie möglich zu machen“, sagt Andrea Kröpelin, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Möhrle Happ Luther in Hamburg. Unternehmen können die Zeit für die Testungen freiwillig vergüten, sind dazu jedoch gesetzlich nicht verpflichtet. Ungeimpfte Arbeitnehmer, die mit der Bahn oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen, müssen durch die auch dort eingeführte 3G-Pflicht sowieso schon einen Test vor Arbeitsbeginn machen, um überhaupt mitfahren zu dürfen. Welche Dokumentationspflichten müssen Unternehmen erfüllen? Kommt es zu einer Überprüfung durch die Behörden, müssen Unternehmen nachweisen können, dass sie ihrer Kontrollpflicht nachkommen. Arbeitgeber müssen dafür festhalten, wann sie einen Nachweis gesehen haben und um welchen es sich handelte. Das heißt: Tests müssen jeden Tag dokumentiert werden. Geimpfte oder genesene Arbeitnehmer sollten ihre Nachweise für Kontrollen durch die Behörden mit zur Arbeit bringen, auch wenn der Status beim Unternehmen schon dokumentiert ist. Dürfen Unternehmen die Impf- oder Genesenennachweise ihrer Beschäftigten speichern, um nicht jeden Tag alle kontrollieren zu müssen? Geimpfte und genesene Beschäftigte müssen ihren Status nicht jeden Tag neu nachweisen. Für bestimmte Unternehmen, beispielsweise für Pflege- und Betreuungseinrichtungen oder auch Krankenhäuser, gab es schon länger die Möglichkeit, Nachweise von ihren Beschäftigten zu verlangen. „Für die hatte sich der Hamburgische Datenschutzbeauftragte dahingehend geäußert, dass es nicht zulässig sein soll, Kopien der Nachweise aufzubewahren, sondern dass es ausreichend sei, einen Vermerk darüber zu machen, was man gesehen hat“, sagt Andrea Kröpelin. Bei Mitarbeitern, die Corona hatten, aber nicht geimpft sind, zählt dazu beispielsweise auch das Datum des PCR-Tests, der die Infektion nachweist. Mit Blick darauf, dass der Impfstatus in Zukunft ein Ablaufdatum bekommen könnte, so wie es in Österreich und Israel schon der Fall ist, sollten Arbeitgeber sich auch das Datum der letzten Impfung notieren. Was müssen Unternehmen aus Datenschutzsicht beachten? An die Speicherung der Daten gelten mindestens dieselben Anforderungen wie beispielsweise an die Aufbewahrung von Personalakten. „In diesem Fall kommt hinzu, dass ich als Arbeitgeber doppelt aufmerksam sein muss, weil es sich um besonders sensible Daten von Mitarbeitern handelt, nämlich um Gesundheitsdaten. Die sind sowohl nach der Datenschutzgrundverordnung als auch nach dem Bundesdatenschutzgesetz als besonders schützenswert definiert.“ Klar ist dadurch, dass nur ein sehr begrenzter Kreis von Mitarbeitern Zugang zu den Informationen haben darf. Erlaubt wäre beispielsweise eine Liste mit Vor- und Nachnamen, auf der die mit der Kontrolle beauftragten Mitarbeiter einen Haken setzen, wenn sie den Testnachweis der Kollegin oder des Kollegen gesehen haben. Am Eingang zur Firma eine Liste auszuhängen, in der jeder sehen kann, wer aus dem Team einen Impfnachweis vorgezeigt hat, ist jedoch nicht erlaubt. Unternehmen die Kontrolle an Dienstleister übertragen, beispielsweise an einen Sicherheitsdienst, der auch sonst die Zugangskontrolle zum Betrieb übernimmt. Möglich sei jedoch dem Hamburger Datenschutzbeauftragen zufolge ein Vermerk in der Personalakte. „Dabei müssen Arbeitgeber jedoch darauf achten, dass sie die Information nicht länger als unbedingt nötig speichern. Die Aufbewahrungsdauer wird sich wahrscheinlich daraus ergeben, wie lange die entsprechenden Vermerke für Kontrollen durch die Behörden aufbewahrt werden müssen“, vermutet Kröpelin. Das BMAS gibt dazu an, dass die Daten nach spätestens sechs Monaten gelöscht werden müssen. Vermerke über den Status als geimpft oder genesen werden natürlich für die gesamte Dauer der 3G-Pflicht benötigt. Was können Unternehmer tun, wenn Mitarbeiter den Nachweis verweigern? Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter nicht dazu zwingen, ihren Impfstatus preiszugeben. Beschäftigte, die keine Angaben dazu machen möchten, müssen wie Ungeimpfte jeden Tag ein Testergebnis vorzeigen. Auf den Test jedoch können – und müssen – Unternehmen bestehen. Wer sich weigert, darf nicht in die Werkstatt, in den Laden oder ins Büro kommen. „Dann wird man differenzieren müssen: Kann die Person ihre Arbeit auch außerhalb des Betriebs, also im Homeoffice erbringen? In dem Fall wird die Verweigerung keine Konsequenzen haben“, so Kröpelin. Mit der 3G-Pflicht am Arbeitsplatz kommt auch die Homeoffice-Pflicht zurück: Chefs müssen – wo das geht – möglich machen, dass Beschäftigte ihre Arbeit zuhause verrichten, beispielsweise bei Bürotätigkeiten. Andersherum müssen Mitarbeiter das Angebot annehmen, wenn keine persönlichen Gründe gegen die Arbeit zuhause sprechen. Das BMAS stellt jedoch auch klar: „Ein Anspruch ungeimpfter bzw. nicht genesener Beschäftigter auf Arbeit im Homeoffice lässt sich aus den Nachweispflichten des § 28b IfSG nicht ableiten." Ist Homeoffice aus betrieblichen Gründen nicht möglich und ein ungeimpfter Beschäftigter verweigert den Test, heißt das für Arbeitgeber: Sie müssen ihren Mitarbeiter nach Hause schicken. Seinen Lohn müssen sie jedoch nicht fortzahlen. „Zur Arbeitsbereitschaft gehört auf Grundlage der neuen gesetzlichen Vorschriften auch der Nachweis“, so Kröpelin. Üblicherweise ermöglicht das Arbeitsrecht die Abmahnung von Mitarbeitern, die ihre Pflicht zur Arbeitsbereitschaft nicht erfüllen – und im wiederholten Fall sogar die Kündigung. Was droht Unternehmern, die ihrer Kontrollpflicht nicht nachkommen? Die Einhaltung der 3G-Pflicht soll mit Stichproben kontrolliert werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder. Das Infektionsschutzgesetz sieht bis zu 25 000 Euro vor. Wie sollten Arbeitgeber vorgehen, wenn Mitarbeiter gefälschte Impfnachweise präsentieren? Damit stellt sich auch die Frage, wie intensiv Arbeitgeber die Nachweise überhaupt prüfen können. Ein Abgleich des Namens auf dem Nachweis mit dem des Mitarbeiters ist machbar – eine gute Fälschung zu erkennen nicht unbedingt. „Wenn ich als Arbeitgeber eine Fälschung erkenne, bin ich zwar nicht automatisch verpflichtet, meine Mitarbeiter bei den Behörden anzuzeigen“, sagt Kröpelin, aber: „Das ist ein Versuch den Arbeitgeber zu täuschen und damit eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung. Deswegen kann man darüber nachdenken, ob das ein Verstoß ist, der das Arbeitsverhältnis aufs Spiel setzt.“ Mindestens ein sehr ernstes Gespräch mit der Fälscherin oder dem Fälscher wäre in jedem Fall angebracht. Ebenfalls neu beschlossen: Ins Strafgesetzbuch soll aufgenommen werden, dass für die Fälschung von Corona-Zertifikaten bis zu fünf Jahre Haft verhängt werden können. Was muss geschehen, wenn ein Mitarbeiter im Betrieb positiv getestet wird? Wenn ein Schnelltest eine Infektion bei einem Mitarbeiter anzeigt, sollten Arbeitgeber diesen umgehend nach Hause schicken und anweisen, sich mit seinem Hausarzt oder einem Testzentrum in Verbindung zu setzen, damit ein PCR-Test veranlasst werden kann. Arbeitgeber sollten auch dokumentieren, zu welchen Personen im Unternehmen der positiv getestete Beschäftigte Kontakt hatte. Das erleichtert die Kontaktverfolgung durch das Gesundheitsamt, sollte der PCR-Test eine Infektion bestätigen. In diesem Fall muss der infizierte Mitarbeiter sich in häusliche Quarantäne begeben. Das Gesundheitsamt entscheidet auch darüber, ob weitere Beschäftigte sich in Isolation begeben sollten, um die Infektionskette zu durchbrechen. Weiter Informationen finden Arbeitgeber, die einen Verdachtsfall im Betrieb haben, beispielsweise in diesem Leitfaden der Techniker Krankenkasse.