Austrittsgespräch: Wie eine Kündigung Ihr Unternehmen voranbringen kann

Die Warnsignale haben sich bestätigt, das Bleibegespräch konnte den Mitarbeiter nicht umstimmen: Er hat gekündigt. Sind die Formalitäten zu Fristen, Geldern, Zeugnis und Übergabe geregelt, kann das Unternehmen ihn zum Abschluss um ein Austrittsgespräch bitten. Ziel des Austrittsgesprächs „Im Austrittsgespräch gibt der Mitarbeiter dem Unternehmen Feedback und erklärt, warum er geht. Es ist ein Abschiedsgeschenk für den Betrieb“, sagt Laurenz Andrzejewski, Coach für Trennungsprozesse. So ein Gespräch habe aber nur Sinn, wenn der Chef oder die Chefin sich wirklich für den gehenden Mitarbeiter interessiert und bereit ist, die Kritik des Mitarbeiters für Veränderungen zu nutzen. „Wenn das in der Unternehmenskultur nicht vorgesehen ist, braucht man auch nicht um Feedback zu bitten.“ Bei einem Austrittgespräch geht es jedoch nicht nur darum, aus Fehlern zu lernen. Es hat noch ein weiteres Ziel: die Imagepflege. „Wenn man mit dem Mitarbeiter in Ruhe spricht und sich auch seine Standpunkte noch einmal anhört, können hohe Wogen geglättet werden", betont der Coach. „Denn natürlich möchte die Firma einen galanten Abgang hinkriegen und üble Nachrede über sich als schlechter Arbeitgeber verhindern.“ Der richtige Zeitpunkt für das Austrittsgespräch „Der beste Zeitpunkt für das Austrittsgespräch ist: Wenn alle Details zum Austritt des Mitarbeiters geklärt sind“, empfiehlt Andrzejewski. Am besten ist das erst nach der Übergabe des Arbeitszeugnisses, denn „dann hat der Mitarbeiter keine Angst mehr, sich mit seinen Kommentaren die Bewertung zu verpfuschen“. Ehrliches Feedback sei schließlich das Wichtigste. Die Zeugnisübergabe mit dem Austrittsgespräch zu verbinden, hält Andrzejewski für unpassend. „Am besten trennt man beides terminlich und inhaltlich.“ Denn bei der Zeugnisübergabe erwarte der Mitarbeiter etwas; beim Austrittsgespräch hingegen geht es vor allem darum, dass das Unternehmen wertvolle Informationen bekommt. Voraussetzungen für das Austrittsgespräch Das Austrittsgespräch sollte genau wie alle anderen Personalgespräche mit Ruhe, Diskretion und Vertraulichkeit geführt werden. „Nehmen Sie sich genug Zeit und planen Sie Puffer ein“, empfiehlt der Coach. Nichts störe mehr bei einer offenen, ehrlichen Aussprache als Stress, klingelnde Telefone und klopfende Kollegen. Einstieg ins Austrittsgespräch „Ich empfehle immer ein lockeres Gespräch zum Einstieg“, sagt der Trennungs-Fachmann. Dafür eigneten sich gut offene Fragen, wie zum Beispiel: „Was haben Sie eigentlich jetzt vor?“ Oder: „Was versprechen Sie sich von der neuen Stelle?“ Oder: „Was wollen Sie in der neuen Position verwirklichen?“ „Wenn es für Sie als Chef eine Option ist, können Sie auch fragen, unter welchen Bedingungen die Person wieder bei Ihnen arbeiten würde“, rät Andrzejewski. Das sei keine Utopie, sondern komme durchaus immer wieder vor. Fragen im Austrittsgespräch Danach beginnt der strukturierte Teil des Gesprächs. „Hierbei sollen die konkreten Gründe für den Abgang zur Sprache kommen“, sagt Andrzejewski. Als Einstieg können wie zuvor offene Fragen gestellt werden: „Wir haben ja schon gesprochen, aber jetzt noch mal auf den Punkt: Warum verlassen Sie uns?“ Oder: „Wann hat das angefangen mit den Kündigungsgedanken, was war der Auslöser?“ Danach sollten die Fragen immer konkreter werden: „Was haben wir übersehen und überhört?“ „Wir möchten aus Ihrer Kündigung lernen. Wo können wir uns verbessern?“ „Was raten Sie uns, wie soll das anders laufen?“ „Lassen Sie sich so konkretes Feedback wie möglich von dem Mitarbeiter geben. Sie können nur profitieren, wenn Sie wirklich lernen möchten“, empfiehlt der Coach. Voraussetzung dafür sei natürlich, gut zuhören zu können und selbst keine Monologe zu halten. Stattdessen kurze prägnante Fragen stellen, Notizen machen und nachfragen, wenn etwas nicht klar ist. [mehr-zum-thema] Fragebogen im Austrittsgespräch Als Chef kann man in so einen Gespräch auch Fehler machen, warnt Andrzejewski: „Legen Sie nicht langatmige, aus dem Internet ausgedruckte Fragebögen vor.“ Fragen wie „Wie bewerten Sie unsere Führungskultur?“ oder „Wie finden Sie unsere Sozialleistungen?“ überfordern den Mitarbeiter nur und lenken vom Wesentlichen ab. „Bleiben Sie nah am Menschen, führen Sie ein persönliches Gespräch“, rät der Experte. Emotionales im Austrittsgespräch Persönliche Angriffe und emotionale Themen kommen bei Austrittsgesprächen immer wieder vor. Zum Beispiel: „Ihr Schweißgeruch ist wirklich unerträglich.“ Oder: „Sie stehen immer mit Ihrem Benz vor der Eingangstür, und wir finden keinen Parkplatz.“ „Auf solche Kritik sollte sich der Chef auf jeden Fall vorbereiten“, rät Andrzejewski. Wichtig sei dabei immer, klar vor Augen zu haben, dass es sich um ein Feedbackgespräch für das Unternehmen handelt und nicht um ein Kritikgespräch am Mitarbeiter. „Es ist jetzt nicht die Rolle des Chefs, auszuteilen.“ Ende des Austrittsgesprächs Genau wie der erste Satz des Gesprächs sollte auch der letzte gut überlegt sein. Viele Chefs sind erleichtert, wenn das Gespräch vorbei und gut gelaufen ist, und lassen sich dann zu Floskeln oder unnötigen Versprechungen hinreißen. Andrzejewski gibt hierzu Beispiele: „Machen Sie es gut, Sie sind ja noch jung.“ Oder: "Wir bleiben in Kontakt und ich melde mich bei Ihnen“. Viel besser sei ein schlichter Handschlag und der Satz „Vielen Dank für das Gespräch. Ich wünsche Ihnen alles Gute.“ Das reicht. „Und dann sollte man schweigen“, sagt Andrzejewski. „Das ist ohnehin das Schwierigste.“