Kündigung des Arbeitsvertrags per Email
Lieber Chef, ich kündige. Gesendet von meinem iPhone

Warum für eine Kündigung des Arbeitsvertrags nur die Schriftform gültig ist, wie Arbeitgeber rechtssicher kündigen und wie Sie reagieren sollten, wenn Mitarbeitende ihre Kündigung per Mail schicken.

20. Juni 2024, 10:28 Uhr, von Wiebke Harms, Wirtschaftsredakteurin

Ein Mann tippt auf seinem Smartphone
Die Kündigung eines Arbeitsvertrags per Mail versenden? Keine gute Idee.
© Getty Images / Charday Penn / E+

Ist eine Kündigung per Mail gültig?

Eine E-Mail reicht zwar, um den Telefonvertrag oder die Mitgliedschaft im Fitnessstudio zu kündigen. Bei einem Arbeitsvertrag sieht das deutsche Recht jedoch mehr Aufwand vor: Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer können Arbeitsverhältnisse per Mail beenden. Auch eine Kündigung per Messenger-Dienst, wie zum Beispiel Whatsapp, Telegram oder Signal ist nicht zulässig.

„Die elektronische Form ist im Gesetz ausdrücklich ausgeschlossen“, sagt Iris Henkel, Partnerin der Kanzlei Petersen Hardraht Pruggmayer. Geregelt ist das im Bürgerlichen Gesetzbuch (§126 BGB und §623 BGB). Klauseln im Arbeitsvertrag, die eine Kündigung per E-Mail vorsehen, können sich Arbeitgeber sparen: Sie wären ungültig.

Die Expertin

Iris Henkel ist promovierte Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin der Kanzlei Petersen Hardrath Pruggmayer in Leipzig. Sie betreut Firmen aller Branchen bei arbeitsrechtlichen Fragen und begleitet diese unter anderem bei Umstrukturierungen.

In welcher Form ist eine Kündigung rechtskräftig?

Gültig ist eine Kündigung nur in der Schriftform. Damit meint die Gesetzgebung: Auf Papier und handschriftlich mit einem Stift unterzeichnet. Diese Anforderung schließt auch die Übermittelung per Fax aus. Denn bei einem Fax erhält der Empfänger nur eine Kopie. Auch eine digitale Unterschrift hat auf einer Kündigung nichts zu suchen und das Schreiben einzuscannen und die Kündigung als PDF zu versenden, ist auch keine Option.

Gültig ist die Kündigung erst dann, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin sie erhalten hat. Ab der Zustellung beginnen Fristen wie die Kündigungsfrist oder die dreiwöchige Frist, in der Arbeitnehmer eine Kündigungsschutzklage einreichen können.

Arbeitgeber sollten das bei der Wahl der Zustellungsart bedenken: Eine persönliche Übergabe oder die Zustellung durch einen Boten oder ein Einwurf-Einschreiben sind der sichere Wege. Der reguläre Postversand und ein Einschreiben Rückschein bergen Risiken.

Wann der Arbeitgeber die Kündigungen geschrieben hat, beeinflusst die relevanten Fristen nicht.

Welche Formalien müssen Arbeitgeber beim Kündigungsschreiben einhalten?

Für Arbeitgeber lohnt es sich, das Kündigungsschreiben gründlich auf formale Fehler zu prüfen, bevor sie dem Teammitglied die Kündigung aushändigen. Dazu zählt:

Der richtige Briefkopf: Absender eines Kündigungsschreibens muss die Gesellschaft sein, bei der die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer angestellt ist. Relevant ist das zum Beispiel für Holdings. Wird aus dem Schreiben nicht klar, welcher Arbeitgeber kündigt, kann die Kündigung ungültig sein. Andersherum muss auch klar aus dem Schreiben hervorgehen, wem gekündigt wird.

Eine klare Formulierung der Kündigung: Es reicht nicht, im Kündigungsschreiben nur die Absicht zur Kündigung zu erklären. Zum Beispiel mit Sätzen, wie: „Hiermit möchte ich Ihr Arbeitsverhältnis kündigen“.

Sicherer sind beispielsweise in einer ordentlichen Kündigung Formulierungen, wie: „Hiermit erkläre ich die ordentliche fristgerechte Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses“.

Die richtige Unterschrift: Nur Personen, die vertretungsberechtigt sind, dürfen eine Kündigung unterschreiben. „Wenn ein Geschäftsführer nicht einzelvertretungsberechtigt ist, muss eine zweite Person das Kündigungsschreiben unterzeichnen“, sagt die Rechtsanwältin Iris Henkel.

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Führungskräfte oder andere Personen können die Kündigung grundsätzlich nur unterschreiben, wenn eine Vollmacht vorliegt. Auch diese muss der Kündigung dann im Original beigefügt werden. „Sonst kann der Mitarbeiter die Kündigung nach Paragraph 174 BGB zurückweisen, mangels der Vorlage einer originalen Vollmacht“, so die auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwältin. Ganz wichtig: Genauso wie das Kündigungsschreiben muss auch diese Vollmacht der gekündigten Person im Original übergeben werden. Auf die Originalvollmacht kann unter bestimmten Voraussetzungen verzichtet werden, so Henkel: „Wenn zuvor im Betrieb bekannt gegeben worden ist, dass die Führungskraft zum Ausspruch von Kündigungen befugt ist und eine Stellung innehat, mit der der Ausspruch von Kündigungen auch verbunden werden kann, wie zum Beispiel die Personalleitung.“

Eine vollständige Unterschrift: Die Initialen auf das Schriftstück zu setzen oder einen Stempel draufzudrücken, reicht nicht aus. Der Name muss ausgeschrieben werden. Leserlich muss die Unterschrift jedoch nicht sein.

Was können Arbeitgeber tun, wenn eine Kündigung per Mail eingeht?

Wie Chefinnen und Chefs auf eine Kündigung per Email am besten reagieren, hängt davon ab, ob sie die Person halten möchten oder nicht. Ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass ein Kündiger oder eine Kündigerin sich noch anders entscheidet oder kommt die Kündigung einem Arbeitgeber sogar gelegen, können sie den Erhalt der Kündigung einfach bestätigen.

Die Kündigung wäre in einem Gerichtsverfahren zwar aufgrund der Missachtung der Schriftform unwirksam. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass ein Arbeitnehmer erst kündigt und dann selbst Kündigungsschutzklage erhebt, sei sehr gering, so Henkel. „Ganz rechtssicher wäre, den Arbeitnehmer zu bitten, die Kündigung noch einmal schriftlich einzureichen“, ergänzt die Arbeitsrechtlerin Henkel.

Diesen Hinweis auf die Schriftform können Arbeitgeber als Stopper für Affekt-Kündigungen nutzen. Wenn sie zum Beispiel vermuten, dass ein Teammitglied überstürzt zu kündigen versucht. Die Bitte, die Kündigung noch einmal in Schriftform einzureichen, kann ein Gesprächsansatz sein – und zwingt auch Hitzköpfe, den Schritt noch einmal zu überdenken.

Warum ist es so kompliziert, einen Arbeitsvertrag zu kündigen?

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und mit einem Klick versendet. Das macht sie so praktisch. Damit Arbeitgeber oder Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag nicht unüberlegt per E-Mail kündigen, sieht das Gesetz die Hürde der Schriftform vor. Wer das Schreiben ausdrucken muss, seine Unterschrift daruntersetzen und den Brief zum Chef oder zur Post bringen muss, handelt wohlüberlegter als jemand, der seine Kündigung am Samstagabend um 23 Uhr vom Sofa verschicken kann.

Während die Bürokratieentlastungsgesetze vieles vereinfachen, ist bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags gewollt, dass sie beiden Seiten etwas schwerfallen soll – weswegen auch nicht abzusehen ist, dass das Schriftformerfordernis abgeschafft wird. Eine Kündigung des Arbeitsvertrags per Email wird also weiterhin nicht gültig sein.