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Warum bleiben Aufgaben im Team liegen? Dahinter können verschiedene Ursachen stecken, etwa dass Zuständigkeiten unklar sind oder niemand einen Überblick über die To-dos hat.
Deshalb ist es wichtig, zunächst das Problem dahinter zu verstehen, bevor du irgendeine Maßnahme ergreifst, zum Beispiel ein neues Arbeitstool anschaffst. „Was vorher nicht funktioniert hat, wird mit einem neuen Werkzeug nicht automatisch besser. Meist liegt die Ursache tiefer“, sagt Marcel Miller, Geschäftsführer des auf Effizienzberatung spezialisierten Unternehmens Büro-Kaizen in Heidenheim.
Die fünf häufigsten Gründe für unerledigte Aufgaben, was du dagegen tun kannst, plus eine einfache Übung fürs Team, um dem Problem auf die Spur zu kommen.
Warum bleiben Aufgaben im Team liegen?
1. Niemand fühlt sich zuständig
Du fragst im Meeting: „Warum ist die Aufgabe nicht erledigt?“ und alle schweigen. Dann ist die Ursache so gut wie identifiziert: Niemand fühlt sich zuständig. „Man spricht auch von Verantwortungsdiffusion“, sagt Tabea Scheel, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Europa-Universität Flensburg. Denn je mehr Leute an einer Aufgabe beteiligt sind, desto weniger fühlt sich der Einzelne verantwortlich. Typische Sätze sind dann: „Ich dachte, es macht jemand anderes“ und „Eigentlich müsste das XY wissen.“
Teams, die nach dem Motto „Kümmert euch darum“ geführt werden, sind besonders für unklare Verantwortlichkeiten anfällig. Holger Schlichting, Geschäftsführer der Firma Praxisfeld für systemische Organisationsberatung in Remscheid, begleitete einmal ein Unternehmen, das alle Leitungspositionen abschaffte. Die Teams sollten sich selbst organisieren. Die Folge: Um Konflikte zu vermeiden, wurde kaum mehr etwas abgesprochen. „Jeder habe irgendwas gemacht, doch einige Aufgaben blieben liegen.“
2. Aufgaben werden übersehen
Manchmal liegt das Problem am fehlenden Überblick. Der eine weiß nicht, was der andere macht. Aufgaben werden deshalb übersehen oder vergessen.
Insbesondere Aufgaben mit älterem Datum können in der Tiefe der To-do-Liste verschwinden. „Wenn das Team nicht einmal merkt, dass Aufgaben liegen bleiben, dann hat es auch kein Problemverständnis dafür“, erklärt Scheel.
Erst wenn die oder der Verantwortliche im Urlaub oder krank ist, eine Vertretungsregelung fehlt oder Urlaubspläne nicht abgestimmt wurden, fällt auf, dass da noch ein To-do offen ist.
3. Aufgaben sind unbeliebt
Manchmal bleiben Aufgaben nicht aus Versehen, sondern absichtlich liegen. „Oft sind es komplexe, langlaufende Aufgaben oder Aufgaben, die einen emotional runterziehen“, erklärt Unternehmensberater Holger Schlichting.
Er erlebte das in einem Unternehmen, das einen besonders schwierigen Kunden betreute: viele Fragen, ständige Nachverhandlungen, hoher Zeitaufwand. „Natürlich wollte niemand aus dem Team diesen Kunden betreuen“, sagt der Experte.
4. Das Team hat zu viele Aufgaben
„Wann sollen wir das noch machen?“ Wenn du diesen Satz regelmäßig hörst, könnte es sein, dass deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu viel Arbeit auf dem Tisch haben und deshalb nicht alle Aufgaben schaffen.
Bevor du neue Leute einstellst oder Aufträge ablehnst, solltest du zunächst beobachten, ob dein Team wirklich überlastet ist, sagt Organisationspsychologin Tabea Scheel. Stöhnen zum Beispiel immer dieselben drei Leute, aber zwei haben häufig Leerlauf? Dann könnte das ein Hinweis darauf sein, dass die Aufgaben nur nicht optimal verteilt sind.
Sind dagegen alle gleich überlastet, bleibt nur die unbequeme Wahrheit: „Was Führungskräfte oft nicht gern hören: Wenn ich nicht genug Personal habe, dann kann ich bestimmte Sachen nicht mehr annehmen, zumindest nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt“, sagt Scheel.
5. Prioritäten sind unklar
Das neue Vertriebsprojekt liegt seit Wochen unberührt, während sämtliche Energie in die tägliche Auftragsbearbeitung fließt. Ein typischer Fall von: Das Team arbeitet – aber an den falschen Aufgaben.
„Die Leute stürzen sich häufig auf dringende Aufgaben und vernachlässigen Themen, die langfristig mehr Umsatz und Geschäft gewährleisten würden“, erklärt der Experte Schlichting. Routineaufgaben fühlen sich oft sicherer an, strategische Projekte sind dagegen komplex, langwierig – und liegen deshalb immer hinten.
Wenn Führungskräfte selbst keine klaren Prioritäten haben, überträgt sich das auf das Team. Ein typisches Beispiel: Gestern war noch Projekt A wichtig, heute plötzlich ein anderes Vorhaben. „Das ist Organisations-ADHS“, sagt Schlichting.
Was hilft, wenn Aufgaben im Team nicht erledigt werden?
1. Verantwortliche benennen
Jedes To-do braucht nicht nur eine Deadline, sondern auch eine Person, die sich darum kümmert. Wer wem die Aufgabe zuweist, entscheidet die Führungskraft. „Wenn ich jemanden festlege, der verantwortlich ist und zur Rechenschaft gezogen werden kann, dann bleibt die Aufgabe in der Regel auch nicht liegen“, sagt Schlichting.
Mikromanagement-Selbsttest2. Aufgaben sichtbar machen
Schaffe einen gemeinsamen Überblick über sämtliche Aufgaben – analog als Tafel an der Wand oder digital als geteilten Planner. Dort könnten etwa alle Aufträge mit nahender Deadline rot markiert werden.
Zudem braucht es regelmäßige Kontrollen. Wenn du es nicht selbst machen willst, lässt sich die Verantwortung delegieren. Zum Beispiel: Mitarbeiterin XY prüft immer freitags im System, welche Aufgaben liegen geblieben sind. Diese werden dann für Montag auf Prio eins gesetzt, empfiehlt Expertin Scheel.
Einen Überblick, ob etwas übersehen wurde, verschaffen auch regelmäßige Meetings, empfiehlt der Organisationsexperte Miller. „Teams sollten sich einmal pro Woche treffen, besser noch täglich 15 Minuten, in denen Fragen geklärt werden: Wie war der Tag gestern? Wo gab es Schwierigkeiten?“
3. Aufgaben attraktiv machen und fair verteilen
Mach unbeliebte Aufgaben attraktiver, indem du sie mit kleinen oder großen Anreizen verknüpfst – je nach Aufgabenart.
Beispiel 1: Niemand will den schwierigen Kunden betreuen, weil die Aufgabe komplex und nervenaufreibend ist. „Ich könnte zum Beispiel sagen: Wer bereit ist, unbeliebte Aufgaben zu übernehmen, macht bei uns Karriere“, sagt Schlichting.
Beispiel 2: Viele Mitarbeitende finden Archiv aufräumen langweilig. Hier kann schon ein kleiner Anreiz motivieren, die Aufgabe anzugehen: Wenn alle mit anpacken, gehen wir gemeinsam Pizza essen.
Noch ein Tipp: Achte auf eine gerechte Verteilung der unliebsamen Aufgaben. „Jeder sollte mal einen doofen Kunden bekommen“, so der Experte. Das ist fair und schweißt zusammen.
4. Druck rausnehmen
Fühlt sich dein Team überlastet? Prüfe, ob du die Aufgaben umverteilen oder neue Deadlines setzen kannst. Großzügigere Fristen können das Problem der Überlastung ebenfalls abmildern.
5. Prioritäten festlegen
Dein Team arbeitet, aber nicht an den wirklich wichtigen Projekten? Prioritäten entstehen nicht von selbst – die Führungskraft muss sie bestimmen. Setze dich deshalb einmal im Jahr mit dem Team zusammen und überlege, welche Zukunftsthemen ihr angehen wollt.
„Maximal drei Themen, mehr braucht es nicht“, sagt Schlichting. Diese brecht ihr in Vier-Monats-Etappen herunter und legt fest, wer bis wann was erledigt.
So findest du die Ursache mit der Vier-Felder-Übung
Wenn du nicht sicher bist, welche Ursache und Lösung passt, mache diese Vier-Felder-Übung mit deinem Team im nächsten Meeting, empfiehlt Schlichting. Denn oft haben Mitarbeitende bessere Ideen als die Führungskraft. Die Übung dauert mit Auswertung und Diskussion oft nicht länger als 45 Minuten.
Schreibe auf einem Flipchart ganz oben den Anlass der Übung auf, etwa: „Es bleiben zu viele Aufgaben unerledigt“. Darunter werden vier Felder eingezeichnet.
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Feld 1: Hier soll das Team Hypothesen aufstellen. Warum bleiben Aufgaben liegen? Was könnte das Thema hinter dem Thema sein?
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Feld 2: Was konkret stört euch an den Aufgaben oder an der Situation?
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Feld 3: Was funktioniert gut, wenn wir Aufgaben zu erledigen haben? „Dieses Feld ist wichtig, um einen positiven Rahmen zu schaffen“, sagt Schlichting.
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Feld 4: Welche konkreten Änderungsvorschläge habt ihr?
Anschließend diskutiert das Team über die Vorschläge und kommt idealerweise zu einer gemeinsamen Entscheidung, was umgesetzt werden soll. Sind sich die Mitarbeitenden uneins, hilft es, die Maßnahmen als vorläufig zu bezeichnen, also innerhalb eines bestimmten Zeitraum auszuprobieren.
Wichtig: Die Übung eignet sich nur, wenn das Problem der unerledigten Aufgaben das gesamte Team betrifft. Liegt das Problem nur bei einer oder wenigen Personen, besteht die Gefahr, dass in der Übung die Schwächen einzelner diskutiert werden. „Wenn einer Person das Know-how fehlt, um Aufgaben zu erledigen, oder sie andere Schwierigkeiten hat, muss das im Vier-Augen-Gespräch geklärt werden“, sagt Schlichting.
Marcel Miller ist Mit-Geschäftsführer der Heidenheimer Beratungsfirma Büro Kaizen, die auf Effizienzsteigerung in Büros spezialisiert ist. Zudem ist er Mit-Autor des Ratgebers „So geht Büro heute! Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter“ (Gabal, 24,90 Euro). Darin werden Strategien vermittelt, mit denen sich die Arbeit einfacher und effizienter organisieren lässt.
Tabea Scheel ist Arbeits- und Organisationspsychologin und Professorin an der Europa-Universität Flensburg. Zudem arbeitet sie freiberuflich als Beraterin und Coach, begleitet unter anderem für Führungskräfte, die besser mit Mitarbeitenden umgehen möchten.
Holger Schlichting ist Geschäftsführer der Beratungsfirma Praxisfeld in Remscheid. Er berät Unternehmen unter anderem in strategischen Fragen und begleitet sie bei Veränderungsprozessen.
