In virtuellen Meetings fehlt etwas ganz Entscheidendes: Mimik, Körpersprache und Atmosphäre. Per Videokonferenz fällt es uns deutlich schwerer, unmittelbare Reaktionen, den Gesichtsausdruck oder die geänderte Körperhaltung von Gesprächspartnern zu deuten. Auch spüren wir weder Veränderungen im Raum noch in der Gruppe.
Die Folgen beobachte ich an mir selbst: Mir wird nicht immer klar, wie das ankommt, was ich sage. Umgekehrt erwische ich mich dabei, wie ich in die Interpretationsfalle tappe und somit manches in den falschen Hals bekomme. Daher setzen wir im Team auf regelmäßiges virtuelles Feedback und aktives Zuhören, damit sich Missverständnisse gar nicht erst zu Problemen auswachsen können.
Jeder weiß, dass er oder sie Feedback geben oder einfordern kann, wenn es notwendig ist. Das gibt uns gegenseitig Sicherheit und hat uns noch stärker zusammenwachsen lassen, ungeachtet der physischen Distanz.
Regeln für wertschätzendes Feedback
Die folgenden Regeln helfen Ihnen, auch digital wertschätzendes und nicht verletzendes Feedback zu geben und zu nehmen:
Formulieren Sie kurz, knapp, klar
Die virtuelle Gesprächsatmosphäre schluckt den größten Teil Ihrer Kommunikation – dadurch kann es sein, dass Ihr Gesprächspartner Sie falsch versteht. Überlegen Sie sich daher ganz genau, was Sie wie sagen wollen: je kürzer, je besser.
Bereiten Sie sich auf das Gespräch mindestens so gründlich vor, als würden Sie es persönlich führen. Geben Sie auch Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich vorzubereiten.
Wählen Sie den Zeitpunkt klug
Legen Sie Feedbackgespräche möglichst nicht ans Ende eines sowieso schon anstrengenden Tages. Denn dann sind Sie und Ihr Gesprächspartner womöglich schon genervt von den Stunden, die hinter Ihnen liegen.
Machen Sie den Kopf frei
Holen Sie sich einen Kaffee, atmen Sie tief durch und gehen Sie entspannt, offen und unbelastet in das Gespräch.
Holen Sie Ihre Gesprächspartner ab
Fragen Sie, wo Ihr Gegenüber, wie es ihm, ihr oder dem Team geht. Fragen Sie noch einmal nach, wenn nur „gut“ kommt. Was genau bedeutet gut für Ihr Gegenüber?
Das erleichtert den Einstieg und sorgt für eine konstruktive Atmosphäre.
Zeigen Sie selbst, wie es Ihnen geht
Wenn Sie selbst offen damit umgehen, was die aktuelle Situation mit Ihnen macht, kann das Hemmschwellen bei Ihrem Gegenüber abbauen.
Achten Sie auf Ihre Wortwahl
Bleiben Sie respektvoll und wertschätzend. Dazu gehört, dass Sie Ich-Botschaften einsetzen. Sagen Sie „Ich fühle mich missverstanden“, nicht „Du hast mich missverstanden“. Vielleicht sind Sie es, der oder die gerade etwas in den falschen Hals bekommen hat.
Mehr dazu hier: Ich-Botschaften: Nutzen, Beispiele und Erfolgsformel
Hören Sie aktiv zu
Wiederholen Sie, was Ihr Gegenüber aus Ihrer Sicht gesagt hat. Zum Beispiel so: „Damit ich sicher bin, was du gesagt hast, fasse ich es noch einmal zusammen.“
Bitten Sie auch Ihr Gegenüber zu wiederholen, was er oder sie verstanden hat, etwa mit folgenden Worten: „Damit ich sicher bin, dass du mich richtig verstanden hast, kannst du bitte noch einmal zusammenfassen, was wir besprochen haben?“
Mehr dazu hier: Aktives Zuhören: Regeln für Chefs
Spiegeln Sie Ihre Beobachtungen
Die virtuelle Atmosphäre kann Eindrücke schnell verfälschen. Missverständnisse entstehen gar nicht erst, wenn beide Seiten ihre Gedanken und Empfindungen artikulieren. Ihre Eindrücke können Sie zum Beispiel so ansprechen: „Mir kommt es vor, du fühlst dich ungerecht behandelt. Was hat dazu geführt?“
Vergessen Sie die Sandwich-Methode
Verpacken Sie schlechte Botschaften nicht in guten, sonst wittert Ihr Gesprächspartner irgendwann hinter jeder positiven Nachricht einen Rüffel. Sprechen Sie stattdessen an, was negativ ist – auf nicht verletzende Weise.
Mehr dazu hier: Sandwich-Methode: Feedback geben? So nicht!
Fordern Sie selbst Feedback ein
Feedback annehmen zu können, ist eine wesentliche Eigenschaft guter Führungskräfte. Fordern Sie von Ihrem Gegenüber Feedback für sich selbst sein. Nur so kann eine lernende Organisation entstehen.
Professionell auftreten in Videokonferenzen
Hier noch einige praktische Tipps, wie Sie sich am besten vor der Kamera präsentieren:
Setzen Sie sich nicht zu nah vor die Kamera
Die meisten Menschen sitzen sehr dicht vor der Kamera, so dass nur ihr Kopf zu sehen ist. Gehen Sie etwas weiter weg. So kann Ihr Gegenüber auch Ihre Körpersprache besser wahrnehmen.
Schauen Sie Ihren Gesprächspartner direkt an
Gerade wenn nur die Kamera im Laptop zur Verfügung steht, blicken sich die Gesprächspartner von oben herab an. Das kann unbewusst die Gesprächsatmosphäre beeinflussen. Stellen Sie Ihr Notebook so, dass Sie direkt in die Kamera schauen.
Setzen Sie auf Körperspannung
Ganz wichtig: Fläzen Sie sich nicht in Ihren Bürostuhl, sondern achten Sie auf eine aufrechte Haltung. Schon allein dadurch signalisieren Sie Wertschätzung.
Gönnen Sie dem Gespräch eine Pause
Gespräche via Monitor und das lange Sitzen am Schreibtisch sind auf Dauer ermüdend. Wenn Sie merken, dass die Konzentration nachlässt, machen Sie einen kurzen Break.
Lassen Sie die Kamera an
Ich beobachte seit einiger Zeit die Tendenz, dass Menschen in Videokonferenzen die Kamera auszuschalten. Offenbar werden sie kameramüde. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, sie auszuschalten – auch wenn Sie sich vielleicht gerade nicht besonders gut fühlen.
Thomas Dierberger ist Trainer und Geschäftsleiter bei Team Dr. Rosenkranz, einem Anbieter für Managementtraining und Organisationsentwicklung. 
