GmbH online gründen So starten Sie ohne Notarbesuch eine GmbH

Ab 1. August lässt sich eine GmbH auch online gründen. Wer profitiert von der Neuregelung? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Und was ist weiter nur analog möglich? Die wichtigsten Fakten.

GmbH online gründen

© Constantine Johnny / Moment / getty

Wo ist die Online-Gründung einer GmbH geregelt?

Die Möglichkeit, eine GmbH online zu gründen, wurde mit dem „Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG)“ geschaffen. Dieses Gesetz tritt am 1. August 2022 in Kraft.

Mit dem DiRUG setzt Deutschland Vorgaben der EU-Digitalisierungsrichtlinie um. Unter anderem steckt das DiRUG Rahmenbedingungen für notarielle Prozesse via Videokommunikation ab – die Basis für die Online-Gründung einer GmbH.

Außergewöhnlich: Schon vor Inkrafttreten des DiRUG wurde das Gesetz aktualisiert. Und zwar durch das im Juli 2022 beschlossene „Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG). Das DiREG tritt zum 1. August 2023 in Kraft und erweitert die im DiRUG eröffneten Möglichkeiten für notarielle Online-Verfahren zusätzlich.

Was genau ist jetzt online möglich?

Ab dem 1. August 2022 ist die sogenannte Bargründung einer GmbH digital möglich, ebenso die Bargründung einer Unternehmergesellschaft (UG), umgangssprachlich oft „Mini-GmbH“ genannt.

Was bedeutet Bargründung?

Bei einer Bargründung überweisen die Gesellschafter der GmbH mindestens ein Viertel ihres Geschäftsanteils („Stammeinlage“) auf das Geschäftskonto oder zahlen es mit Bargeld ein – und zwar, sobald die Satzung notariell beurkundet ist.

In der Summe müssen die Gesellschafter mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals einer GmbH einzahlen – aktuell sind das 12.500 Euro.

Zur Person

Christian Normann
Christian Normann verantwortet für Rose & Partner den Bereich Gesellschaftsrecht und M&A am Standort Köln und Frankfurt am Main. Als Fachanwalt für Gesellschaftsrecht und Steuerrecht berät er Unternehmen, Gesellschafter sowie Geschäftsführer zu allen gesellschaftsrechtlichen Fragestellungen.

Mit Inkrafttreten des DiREG zum 1. August 2023 ist dann auch die Sachgründung einer GmbH digital möglich. Die Sachgründung einer Unternehmergesellschaft ist grundsätzlich nicht erlaubt.

Was bedeutet Sachgründung?

Bei einer Sachgründung leisten die Gesellschafter ihre Stammeinlagen in Form von Sacheinlagen. Dazu gehören alle Gegenstände, die einen messbaren Wert besitzen – etwa Fahrzeuge und Immobilien.

„In der Praxis spielt die Sachgründung inzwischen allerdings eine absolut untergeordnete Rolle“, erklärt Christian Normann, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrechts bei der Kanzlei Rose & Partner.

Auch eine Mischform zwischen Online- und Analog-Gründung ist den neuen Gesetzen zufolge möglich. Und zwar dank der sogenannten „hybriden Beurkundung“: Dabei ist ein Teil der Beteiligten persönlich beim Notar anwesend, weitere werden via Videokonferenz dazugeschaltet.

Wer profitiert von der Möglichkeit zur Online-Gründung?

Wer online gründet, kann sich den Gang zum Notar sparen: Sowohl die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages als auch die Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung sind fortan online möglich.

Normann zufolge richten sich die Gesetze mit dieser Möglichkeit vor allem an zwei Zielgruppen: „Zum einen sind das jüngere, beziehungsweise technikaffine Unternehmer – denn für die Online-Gründung müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein. Zum anderen an Gründer, die ihren Wohnsitz im EU-Ausland haben oder sich dort aufhalten.“

Letztere benötigten bislang eine Vollmacht, um sich bei der Gründung einer deutschen GmbH von einer anderen Person beim Notar vertreten zu lassen. Diese Vollmacht musste ein ausländischer Notar beglaubigen. Zudem musste die Vollmacht eine sogenannte „Apostille“ enthalten – die Bestätigung einer Behörde, dass der Notar wirklich eine Zulassung hat. „Dieser aufwendige Zwischenschritt entfällt bei der Online-Gründung“, so Normann.

Welche Schwierigkeiten birgt die Online-Gründung einer GmbH?

Normann sieht zwei Hauptschwierigkeiten: Zum einen seien die technischen Hürden sehr hoch. Zum anderen bleibe für Gründer aus dem Ausland ein Praxisproblem bestehen. Dies beruht auf der Pflicht, ein Geschäftskonto zu eröffnen, nachdem die GmbH gegründet wurde. „Dabei bestehen die Banken in der Regel darauf, dass die Gesellschafter, beziehungsweise Geschäftsführer persönlich in der Bankfiliale erscheinen. Denn sie haben nach dem Geldwäschegesetz eine Überprüfungspflicht.“

Welche technischen Voraussetzungen müssen für eine Online-Gründung erfüllt sein?

Damit eine GmbH gegründet werden kann, muss der Notar die Gründungsurkunde beurkunden. Hierzu verliest er diese im Beisein der Gründer, die die Urkunde anschließend unter den Augen des Notars unterzeichnen. Zuvor muss der Notar die Identität der Gründer überprüfen, indem er sich deren Personalausweise vorlegen lässt.

Um dies virtuell abzubilden, schreibt das Gesetz ein festgelegtes notarielles Online-Verfahren vor. Dieses beruht auf drei Pfeilern: einer sicheren Videokonferenz mit dem Notar, einer digitalen Identifizierung und einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Die sichere Videokonferenz

Eine Online-Gründung über gängige Videoplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams erlaubt das Gesetz nicht. „Stattdessen ist ein einheitliches Videokommunikationssystem nötig“, sagt Anwalt Normann. Dieses System muss sicher sein, manipulationsresistent und zuverlässig.

Die GmbH-Gründer brauchen sich darum jedoch nicht zu kümmern. „Das entsprechende System wird den Notaren durch die Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt werden“, so der Experte weiter.

Die sichere digitale Identifizierung

Viele kennen das Video-Ident-Verfahren, etwa bei der Eröffnung eines Bankkontos: Dabei hält man den Personalausweis in die Webcam, um sich zu identifizieren. Dieses Verfahren ist für die Beurkundung eines Rechtsgeschäfts, wie etwa die Gründung einer GmbH, allerdings nicht sicher genug.

„Die Identifikation kann daher nur über einen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion oder ein anderes Verfahren der höchsten Sicherheitsstufe nach der sogenannten eIDAS-Verordnung erfolgen“, so Normann.

Diese EU-Verordnung enthält Vorgaben zur elektronischen Identifizierung und zu Vertrauensdiensten für elektronische Transaktionen im EU-Binnenmarkt. Sie schreibt unter anderem vor, dass der Notar die Echtheit des Personalausweises verifizieren und das Lichtbild ablesen muss.

Damit das möglich ist, gilt es, einige Voraussetzungen zu erfüllen. Online-Gründer einer GmbH müssen:

  1. die Online-Ausweisfunktion ihres Ausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels aktiviert haben. Bei der sogenannten eID-Karte ist diese automatisch aktiviert.
  2. die selbst gewählte sechsstellige PIN parat haben, die man bei jeder Authentifizierung mittels der Online-Ausweisfunktion eingeben muss.
  3. über ein USB-Kartenlesegerät verfügen, das die Ausweiskarte ausliest. Dieses Gerät muss eine Lichtbildauslesung ermöglichen, die der Stufe „hoch“ der eIDAS-Verordnung entspricht. Eine Liste mit geeigneten USB-Kartenlesegeräten stellt der Bund hier
  4. die „AusweisApp2“ des Bundes installiert haben. Diese stellt bei der Nutzung der Online-Ausweisfunktion eine sichere Verbindung her zwischen dem Diensteanbieter, dem Ausweis und dem Kartenlesegerät.

Sie wollen prüfen, ob Ihre Online-Ausweisfunktion aktiviert ist, oder fragen sich, wie Sie eine neue PIN anfordern können? Dabei hilft die genaue Anleitung zur sicheren digitalen Identifikation, die der Bund hier zusammengestellt hat.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Online-Gründer brauchen außerdem eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, die im Online-Prozess die herkömmliche Unterschrift ersetzt. Dabei handelt es sich nicht um ein digitales Abbild der eigenen Unterschrift, sondern um eine verschlüsselte Kennung, die von einem sogenannten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) erstellt wird.

Dieser „Signaturschlüssel“ wird dem elektronischen Dokument beigefügt und repräsentiert den Absender wie sonst eine händische Unterschrift.

„Um solch eine elektronische Signatur zu erhalten, müssen sich Gründer bei einem zertifizierten Anbieter anmelden und registrieren lassen“, sagt Gesellschaftsrechtler Normann. „Die nötige persönliche Identifizierung mit Lichtbildausweis erfolgt dabei entweder beim Anbieter direkt – oder durch das Postident-Verfahren“, so Normann weiter.

Der Anbieter schicke Gründern dann die benötigte Hard- und Software zu und verwalte das Zertifikat.

Die Bundesnetzagentur stellt eine Liste mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zur Verfügung.

Können Gesellschafter jeden Notar zur Online-Gründung beauftragen?

Grundsätzlich haben GmbH-Gesellschafter auch bei einer Online-Gründung die freie Wahl des Notars. Allerdings gilt hier wie beim analogen Verfahren: Zuständig für die Gründung sind allein jene Notare, in deren „maßgeblichen Amtsbereich“ die Gründung fällt.

Doch was entscheidet über den Amtsbereich, wenn sich alle Beteiligten online treffen? Laut DiRUG ist ausschlaggebend:

  • der Sitz der künftigen Gesellschaft oder
  • der Wohnsitz einer der Gesellschafter.

Hat die GmbH einen Sitz im Ausland oder eine Niederlassung dort, entscheidet:

  • der Sitz der GmbH oder der betroffenen Niederlassung oder
  • der Wohnsitz einer der Gesellschafter.

Welche weiteren Vorteile bieten die neuen Gesetze?

Dank des DiREG wird es ab 1. August 2023 auch möglich sein, Beschlüsse über Satzungsänderungen der GmbH – einschließlich Kapitalerhöhungen – online zu treffen. „Die Voraussetzung dafür ist, dass die Beschlüsse einstimmig gefasst werden“, erklärt Gesellschaftsrechtler Normann.

Auch wird das Onlineverfahren deutlich erweitert, was die Anmeldung von eintragungspflichtigen Vorgängen ins Handelsregister angeht. Bisherige Beschränkungen im Hinblick auf die Rechtsform gelten nicht mehr. „Künftig werden damit nach dem DiREG auch Personenhandelsgesellschaften, Vereine oder Genossenschaften entsprechende Eintragungen in das Handels-, Vereins- bzw. Genossenschaftsregister online herbeiführen können“, so Normann weiter.

Was muss weiterhin persönlich beim Notar erledigt werden?

Die Möglichkeit, online zu gründen, gilt nicht für Aktiengesellschaften und Personengesellschaften. Ebenfalls ausgeschlossen sind sogenannte Umwandlungsvorgänge: Dazu gehören etwa Verschmelzungen, Spaltungen oder Ausgliederungen innerhalb einer GmbH.

Ebenso wenig sind Übertragungen von GmbH-Anteilen oder Anteilskäufe über ein Online-Verfahren möglich. Allerdings wurde mit dem DiREG klargestellt: Die Gründungssatzung darf ungeachtet dessen bereits entsprechende Übertragungspflichten, sogenannte „Drag-along-Klauseln“, enthalten.

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