Resturlaub und Arbeitsrecht Alles, was Sie über den Resturlaub Ihrer Mitarbeiter wissen müssen

Ab in den Urlaub: Haben Mitarbeiter im November noch Resturlaub, sollten Arbeitgeber sie in den Urlaub schicken.

Ab in den Urlaub: Haben Mitarbeiter im November noch Resturlaub, sollten Arbeitgeber sie in den Urlaub schicken.© Larisa Shpineva / iStock / Getty Images Plus

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat ein Urteil zum Urlaubsanspruch gefällt, wonach Resturlaub nicht mehr automatisch am Jahresende verfällt. Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen.

Wann verfällt der Resturlaub der Mitarbeiter?

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass der Resturlaub erst am 31. März des Folgejahres verfällt. Das aber ist ein Irrtum: Laut Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden – es sei denn, im Arbeits- oder Tarifvertrag steht etwas anderes. Der Jahresurlaub von 2018 verfällt also am 31. Dezember 2018.

Wörtlich heißt es im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3, hierzu: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

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Neue Regelung durch den Europäischen Gerichtshof

Im November 2018 hat der EuGH allerdings entschieden, dass der Resturlaub nicht wie bisher automatisch zum Jahresende verfällt, wenn der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag gestellt hat. Noch ist die Entscheidung nicht ins deutsche Recht übertragen worden. „Noch bevor das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung zum Thema Urlaub voraussichtlich unionsrechtskonform ändern wird, werden sich die deutschen Arbeitsgerichte bereits sehr wahrscheinlich an der EuGH-Entscheidung orientieren“, sagt der Hamburger Arbeitsrechtler Henning Müller von der Kanzlei Vangard.

Laut der Entscheidung des EuGHs (Az.: C-619/16, C-684/16) ist nicht mehr der Arbeitnehmer allein dafür verantwortlich, dass er seinen Urlaub auch wirklich nimmt. Der Europäische Gerichtshof nimmt auch die Arbeitgeber in die Pflicht: Sie müssen Arbeitnehmern klar und rechtzeitig mitteilen, dass diese noch Urlaubstage haben, und dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. Arbeitgeber müssen auch nachweisen können, dass sie ihre Mitarbeiter entsprechend aufgeklärt haben.

Nur wenn der Arbeitgeber diesen Pflichten nachgekommen ist, verfällt freiwillig nicht genommener Urlaub zum Jahresende. Andernfalls kann der Urlaub mit ins nächste Jahr rübergenommen werden. Das ist auch möglich, wenn es andere gute Gründe gibt: „Das kann das Großprojekt sein, das noch vor Jahresende fertig werden muss“, erklärt die Kölner Arbeitsrechtlerin Nele Urban – oder auch eine lange Krankheit (siehe unten). Einmal übertragenen Urlaub kann man dem Arbeitnehmer im nächsten Jahr nicht einfach wegnehmen, wenn sich zum Beispiel Rahmenbedingungen geändert haben.

Was bedeutet es für Arbeitgeber, wenn Arbeitnehmer Urlaub ins neue Jahr übertragen?

Für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer mit ins neue Jahr nimmt, müssen Unternehmen Rückstellungen in ihrer Bilanz bilden – für den Fall, dass ein Mitarbeiter mit Resturlaub gekündigt wird oder die Firma Insolvenz anmeldet. Dies hat Auswirkungen auf den Jahresabschluss: Die Rückstellungen schmälern den zu versteuernden Gewinn. Schreibt das Unternehmen rote Zahlen, sollte der Unternehmer versuchen, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter möglichst wenig Resturlaub ins neue Jahr übertragen – sonst fällt das Minus in der Bilanz noch größer aus.

Zudem hat der Arbeitgeber Fürsorgepflichten gegenüber seinen Mitarbeitern. Er müsse dafür sorgen, dass ein Arbeitnehmer zumindest den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub pro Jahr nehme, entschied 2015 das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Az.: 10 Sa 86/15). Andernfalls verletze er seine Schutzpflichten. Entsprechend entschied im selben Jahr auch das LAG München (Az.: 8 Sa 982/14). Das aktuelle EuGH-Urteil bestätigt diese Rechtsauffassung.

Um zu vermeiden, dass Urlaub auf das neue Jahr übertragen wird, rät Arbeitsrechtler Müller Unternehmern vor allem in Hinblick auf die neue EuGH-Rechtsprechung dazu, ihre Mitarbeiter „anzuschubsen, wenn diese ihren Urlaub noch nicht genommen haben“. Die Personalabteilung könne beispielsweise zu Beginn des vierten Quartals Mitarbeiter per Mail darauf hinweisen, dass sie noch offene Urlaubstage haben, die sie nehmen mögen, da diese sonst zum Jahresende verfallen. Für größere Unternehmen empfiehlt sich eine automatisierte Erinnerungsmail.

Das gilt insbesondere, wenn die Mitarbeiter weniger als den gesetzlichen Mindesturlaub pro Jahr nehmen. Dieser beträgt 24 Tage bei einer Sechs-, beziehungsweise 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche.

Wie können Arbeitgeber die Rückstellungen für den Resturlaub berechnen?

Anders, als viele Unternehmer glauben, orientieren sich Urlaubsrückstellungen nicht am Bruttolohn eines Arbeitnehmers. Ausschlaggebend für die Höhe der Rückstellungen ist vielmehr das sogenannte Urlaubsentgelt – und das wird handels- und steuerrechtlich unterschiedlich bemessen.

Urlaubsrückstellungen fallen in der Handelsbilanz eines Unternehmens fast immer höher aus als in der Steuerbilanz. Ein Grund dafür: Die Summe der Resturlaubsansprüche darf bei einer Fünf-Tage-Woche im Steuerrecht pauschal durch 250 Arbeitstage geteilt werden, im Handelsrecht dienen die tatsächlichen Arbeitstage als Grundlage. Und das sind nach Abzug von Urlaubs- und Krankheitstagen meist weniger als 250. Zudem wird im Handelsrecht nicht nur der Bruttolohn berücksichtigt, sondern auch künftige Gehaltsteigerungen und Sondervergütungen.

Generell lassen sich Urlaubsrückstellungen entweder als Durchschnittswert oder für jeden Mitarbeiter einzeln berechnen. „Die individuelle Berechnung ist viel genauer und bei kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern nicht viel aufwändiger als die Durchschnittsberechnung“, sagt der Wittenberger Steuerberater Gaston Winterfeld. Wie hoch Ihre Urlaubsrückstellungen aller Voraussicht nach sind, können Sie mit Hilfe unseres Schnellchecks selbst berechnen.

Wie lange hat der Arbeitnehmer nach der Übertragung Zeit, den Resturlaub zu nehmen?

Wird der Resturlaub aus betrieblichen Gründen ins neue Jahr übertragen, gewinnt der Arbeitnehmer Zeit bis zum 31. März des Folgejahres – auch das ist in Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3 geregelt: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Eine weitere Verlängerung der Frist ist nicht vorgesehen. Es steht Arbeitgebern aber selbstverständlich frei, ihren Mitarbeitern auch danach noch Resturlaub zu gewähren.

Bei Krankheit und bei Elternzeit gilt der Stichtag 31. März nicht.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei langer Krankheit?

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Krankheit nicht nehmen, verfällt er zwar nicht wie sonst bereits am Jahresende – das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) 2009 entschieden (Az. C-350/06, C-520/06).

Allerdings hat der EuGH dieses Urteil 2011 eingeschränkt und eine tarifvertragliche Regelung für rechtens erklärt, derzufolge der in der Krankheit angesparte Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfällt (Az. C-214/10). Bezugnehmend auf dieses Urteil hat das Bundesarbeitsgericht 2012 entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit am 31. März des übernächsten Jahres verfällt. (9 AZR 353/10). Arbeitgeber müssen also für den Resturlaub von Langzeitkranken zwei Jahre lang Rückstellungen bilden; denn so lang besteht der Urlaubsanspruch.

Die Urteile beziehen sich nur auf den gesetzlichen Mindesturlaub: bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Urlaubstage im Jahr. Gewährt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern mehr Urlaubstage als gesetzlich vorgeschrieben, kann es im Arbeitsvertrag festlegen, dass die zusätzlichen Urlaubstage bereits am Ende des Arbeitsjahres verfallen.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei Elternzeit?

Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit und hat er vorher nicht alle Urlaubstage genommen, werden diese Tage auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen. Das regelt Paragraf 17, Absatz 2, des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes. „Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, so hat der Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub abzugelten“, heißt es dort weiter.

Auch für den Resturlaub von Mitarbeitern in Elternzeit müssen Arbeitgeber also Rückstellungen bilden.

Einen umfassenden Überblick über Regelungen zur Elternzeit gibt es in unserem Artikel „Elternzeit und Mutterschutz: Das müssen Arbeitgeber beachten, wenn Mitarbeiter Eltern werden“.

Haben Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht, sich ihren Resturlaub auszahlen zu lassen?

Gute Nachrichten für Chefs: Es gibt kein Recht auf Urlaubsabgeltung – also muss niemand fürchten, dass Angestellte ihren Urlaub bunkern und am Ende des Jahres die Rechnung für ihren Arbeitseifer präsentieren. Denn nach dem Wunsch des Gesetzgebers soll Urlaub der Erholung dienen – eine Auszahlung des Urlaubs ist im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen.

Was passiert mit dem Resturlaub, wenn ein Arbeitnehmer stirbt?

Es gibt aber Ausnahmen. Der EuGH hat im November 2018 in einem Urteil entschieden (Az.: C-569/16, C 570-16), dass die Erben eines verstorbenen Arbeitnehmers Anspruch auf eine finanzielle Vergütung für den nicht genommenen Urlaub haben. Bisher sah das deutsche Recht das nicht vor.

Was passiert bei einer Kündigung mit dem Resturlaub?

Und auch im Falle einer Kündigung kann Resturlaub ausgezahlt werden.. „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten“, heißt es im Bundesurlaubsgesetz (BurlG, § 7, Abs. 4).

In der Praxis tritt dieser Fall ein, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter fristlos gekündigt hat und der Mitarbeiter weniger Arbeitstage als Resturlaubstage hat. Der Anspruch auf Auszahlung verfährt drei Jahre nach Beendigung des Vertrags.

Wie viel Resturlaub kann der Mitarbeiter bei einer Kündigung überhaupt beanspruchen?

Der Resturlaub, der einem Arbeitnehmer bei einer Kündigung zusteht, wird häufig falsch berechnet. Denn, was viele nicht wissen: Scheidet ein Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte (also nach dem 30. Juni eines Kalenderjahres) aus dem Unternehmen aus, hat er grundsätzlich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. In der ersten Jahreshälfte hat er nur Anspruch auf ein Zwölftel seines Jahresurlaubs für jeden vollen Monat, in dem er im Unternehmen arbeitet.

Beispiel:

Die Meier GmbH hat mit Mitarbeiter Schmidt 24 Tage Jahresurlaub im Arbeitsvertrag vereinbart. Herr Schmidt nimmt im laufenden Jahr keinen Urlaub und kündigt. Sein Anspruch auf Resturlaub beträgt …

  • … 2 Urlaubstage, wenn das Arbeitsverhältnis Ende Januar endet
  • … 4 Urlaubstage (2 pro Monat), wenn das Arbeitsverhältnis Ende Februar endet
  • usw.
  • 24 Urlaubstage (voller Jahresurlaub), wenn das Arbeitsverhältnis Ende Juli endet

Was gilt bei einer Kündigung mit sofortiger Freistellung in Bezug auf den Resturlaub?

Für eine fristlose Kündigung gelten hohe juristische Hürden. Daher ist es üblich, den Mitarbeiter hilfsweise ordentlich zu kündigen und sofort unter Anrechnung von Urlaubsansprüchen von der Arbeit freizustellen – quasi als Vorsichtsmaßnahme, falls die fristlose Kündigung abgeschmettert wird. Der Anspruch auf Resturlaub verfällt damit jedoch nicht, da der Arbeitgeber durch eine Freistellung für den Zeitraum nach Zugang der fristlosen Kündigung nur dann wirksam Urlaub gewähren kann, wenn er dem Arbeitnehmer die Urlaubsvergütung vor Urlaubsantritt auszahlt oder vorbehaltlos zusagt. Wda dies bei fristlosen Kündigungen vom Arbeitgeber regelmäßig nicht erfolgt, hat der Arbeitnehmer nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 9 AZR 455/13) einen Anspruch darauf, sich den Resturlaub auszahlen zu lassen.

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