Resturlaub und Arbeitsrecht Alles, was Sie über den Resturlaub Ihrer Mitarbeiter wissen müssen

Ihre Mitarbeiter haben noch Resturlaub? Dann ermuntern Sie sie, diesen noch im Dezember zu nehmen - etwa, um ein paar Tage im Schnee zu verbringen. Vorteil für den Arbeitgeber: Er muss keine Rückstellung in der Bilanz bilden.

Ihre Mitarbeiter haben noch Resturlaub? Dann ermuntern Sie sie, diesen noch im Dezember zu nehmen - etwa, um ein paar Tage im Schnee zu verbringen. Vorteil für den Arbeitgeber: Er muss keine Rückstellung in der Bilanz bilden.© krockenmitte / photocase.de

Wann Resturlaub verfällt, wann Arbeitgeber ihn auszahlen müssen und alles über die Berechnung von Rückstellungen - die wichtigsten Fakten zum Resturlaub aus dem Arbeitsrecht.

Wann verfällt der Resturlaub der Mitarbeiter?

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass der Resturlaub erst am 31. März des Folgejahres verfällt. Das aber ist ein Irrtum: Laut Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Andernfalls verfällt er zum Jahresende – es sei denn, im Arbeits- oder Tarifvertrag steht etwas anderes. Der Jahresurlaub von 2017 verfällt also am 31. Dezember 2017.

Wörtlich heißt es im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3, hierzu: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

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Ins nächste Jahr mit rübernehmen können Arbeitnehmer Urlaubstage also nur, wenn es gute Gründe gibt: „Das kann das Großprojekt sein, das noch vor Jahresende fertig werden muss“, erklärt die Kölner Arbeitsrechtlerin Nele Urban – oder auch eine lange Krankheit (siehe unten). Einmal übertragenen Urlaub kann man dem Arbeitnehmer im nächsten Jahr nicht einfach wegnehmen, wenn sich zum Beispiel Rahmenbedingungen geändert haben.

Was bedeutet es für Arbeitgeber, wenn Arbeitnehmer Urlaub ins neue Jahr übertragen?

Für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer mit ins neue Jahr nimmt, müssen Unternehmen Rückstellungen in ihrer Bilanz bilden – für den Fall, dass ein Mitarbeiter mit Resturlaub gekündigt wird oder die Firma Insolvenz anmeldet. Dies hat Auswirkungen auf den Jahresabschluss: Die Rückstellungen schmälern den zu versteuernden Gewinn. Schreibt das Unternehmen rote Zahlen, sollte der Unternehmer versuchen, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter möglichst wenig Resturlaub ins neue Jahr übertragen – sonst fällt das Minus in der Bilanz noch größer aus.

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Womöglich ist es aber noch aus einem anderen Grund wichtig, dass kein Urlaub ins neue Jahr übertragen wird. Ein Arbeitgeber müsse dafür sorgen, dass ein Arbeitnehmer zumindest den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub pro Jahr nehme, entschied 2015 das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Az.: 10 Sa 86/15). Andernfalls verletze er seine Schutzpflichten. Entsprechend entschied im selben Jahr auch das LAG München (Az.: 8 Sa 982/14). 2016 entschieden allerdings zwei Landesarbeitsgerichte im Sinne des Arbeitgebers (LAG Düsseldorf, Urteil vom 25.7.2016 – Az.: 9 Sa 31/16 und LAG Köln, Urteil vom 9.8.2016 – Az.: 12 Sa 257/16). Endgültig klären kann die Frage wohl nur das Bundesarbeitsgericht.

Bis dahin empfiehlt es sich für Arbeitgeber, auf Nummer Sicher zu gehen. „Unternehmer sollten offene Urlaubsansprüche unbedingt prüfen und darauf hinwirken, dass der Resturlaub noch im laufenden Kalenderjahr genommen wird“, rät der Hamburger Arbeitsrechtler Henning Müller von der Kanzlei Vangard. Das gilt insbesondere, wenn die Mitarbeiter weniger als den gesetzlichen Mindesturlaub pro Jahr nehmen. Dieser beträgt 24 Tage bei einer Sechs-, beziehungsweise 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche.

Wie können Arbeitgeber die Rückstellungen für den Resturlaub berechnen?

Anders, als viele Unternehmer glauben, orientieren sich Urlaubsrückstellungen nicht am Bruttolohn eines Arbeitnehmers. Ausschlaggebend für die Höhe der Rückstellungen ist vielmehr das sogenannte Urlaubsentgelt – und das wird handels- und steuerrechtlich unterschiedlich bemessen.

Urlaubsrückstellungen fallen in der Handelsbilanz eines Unternehmens fast immer höher aus als in der Steuerbilanz. Ein Grund dafür: Die Summe der Resturlaubsansprüche darf bei einer Fünf-Tage-Woche im Steuerrecht pauschal durch 250 Arbeitstage geteilt werden, im Handelsrecht dienen die tatsächlichen Arbeitstage als Grundlage. Und das sind nach Abzug von Urlaubs- und Krankheitstagen meist weniger als 250. Zudem wird im Handelsrecht nicht nur der Bruttolohn berücksichtigt, sondern auch künftige Gehaltsteigerungen und Sondervergütungen.

Generell lassen sich Urlaubsrückstellungen entweder als Durchschnittswert oder für jeden Mitarbeiter einzeln berechnen. „Die individuelle Berechnung ist viel genauer und bei kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern nicht viel aufwändiger als die Durchschnittsberechnung“, sagt der Wittenberger Steuerberater Gaston Winterfeld. Wie hoch Ihre Urlaubsrückstellungen aller Voraussicht nach sind, können Sie mit Hilfe unseres Schnellchecks selbst berechnen.

Wie lange hat der Arbeitnehmer nach der Übertragung Zeit, den Resturlaub zu nehmen?

Wird der Resturlaub aus betrieblichen Gründen ins neue Jahr übertragen, gewinnt der Arbeitnehmer Zeit bis zum 31. März des Folgejahres – auch das ist in Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3 geregelt: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Eine weitere Verlängerung der Frist ist nicht vorgesehen. Es steht Arbeitgebern aber selbstverständlich frei, ihren Mitarbeitern auch danach noch Resturlaub zu gewähren.

Bei Krankheit und bei Elternzeit gilt der Stichtag 31. März nicht.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei langer Krankheit?

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Krankheit nicht nehmen, verfällt er zwar nicht wie sonst bereits am Jahresende – das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) 2009 entschieden (Az. C-350/06, C-520/06).

Allerdings hat der EuGH dieses Urteil 2011 eingeschränkt und eine tarifvertragliche Regelung für rechtens erklärt, derzufolge der in der Krankheit angesparte Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfällt (Az. C-214/10). Bezugnehmend auf dieses Urteil hat das Bundesarbeitsgericht 2012 entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit am 31. März des übernächsten Jahres verfällt. (9 AZR 353/10). Arbeitgeber müssen also für den Resturlaub von Langzeitkranken zwei Jahre lang Rückstellungen bilden; denn so lang besteht der Urlaubsanspruch.

Die Urteile beziehen sich nur auf den gesetzlichen Mindesturlaub: bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Urlaubstage im Jahr. Gewährt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern mehr Urlaubstage als gesetzlich vorgeschrieben, kann es im Arbeitsvertrag festlegen, dass die zusätzlichen Urlaubstage bereits am Ende des Arbeitsjahres verfallen.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei Elternzeit?

Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit und hat er vorher nicht alle Urlaubstage genommen, werden diese Tage auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen. Das regelt Paragraf 17, Absatz 2, des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes. „Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, so hat der Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub abzugelten“, heißt es dort weiter.

Auch für den Resturlaub von Mitarbeitern in Elternzeit müssen Arbeitgeber also Rückstellungen bilden.

Haben Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht, sich ihren Resturlaub auszahlen zu lassen?

Gute Nachrichten für Chefs: Es gibt kein Recht auf Urlaubsabgeltung – also muss niemand fürchten, dass Angestellte ihren Urlaub bunkern und am Ende des Jahres die Rechnung für ihren Arbeitseifer präsentieren. Denn nach dem Wunsch des Gesetzgebers soll Urlaub der Erholung dienen – eine Auszahlung des Urlaubs ist im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen.

Was passiert bei einer Kündigung mit dem Resturlaub?

Die Auszahlung von Resturlaubs ist nicht möglich? Doch, eine Ausnahme gibt es: die Kündigung. „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten“, heißt es im Bundesurlaubsgesetz (BurlG, § 7, Abs. 4).

In der Praxis tritt dieser Fall ein, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter fristlos gekündigt hat und der Mitarbeiter weniger Arbeitstage als Resturlaubstage hat. Der Anspruch auf Auszahlung verfährt drei Jahre nach Beendigung des Vertrags.

Wie viel Resturlaub kann der Mitarbeiter bei einer Kündigung überhaupt beanspruchen?

Der Resturlaub, der einem Arbeitnehmer bei einer Kündigung zusteht, wird häufig falsch berechnet. Denn, was viele nicht wissen: Scheidet ein Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte (also nach dem 30. Juni eines Kalenderjahres) aus dem Unternehmen aus, hat er grundsätzlich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. In der ersten Jahreshälfte hat er nur Anspruch auf ein Zwölftel seines Jahresurlaubs für jeden vollen Monat, in dem er im Unternehmen arbeitet.

Beispiel:

Die Meier GmbH hat mit Mitarbeiter Schmidt 24 Tage Jahresurlaub im Arbeitsvertrag vereinbart. Herr Schmidt nimmt im laufenden Jahr keinen Urlaub und kündigt. Sein Anspruch auf Resturlaub beträgt …

  • … bei Kündigung im Januar: 2 Urlaubstage
  • … bei Kündigung im Februar: 4 Urlaubstage (2 pro Monat)
  • usw.
  • … bei Kündigung im Juli: 24 Urlaubstage (voller Jahresurlaub)

Was gilt bei einer Kündigung mit sofortiger Freistellung in Bezug auf den Resturlaub?

Für eine fristlose Kündigung gelten hohe juristische Hürden. Daher ist es üblich, den Mitarbeiter hilfsweise ordentlich zu kündigen und sofort von der Arbeit freizustellen – quasi als Vorsichtsmaßnahme, falls die fristlose Kündigung abgeschmettert wird. Wichtig: Aus der Kündigung muss eindeutig hervorgehen, dass die Freistellung unter Anrechnung noch verbleibender Urlaubstage erfolgt. Andernfalls hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaubsabgeltung: Er kann sich seinen Resturlaub auszahlen lassen.

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