Frühjahrsputz: Wie Sie das Chaos von Ihrem Arbeitsplatz verbannen

Papierberge, Briefe, Werbegeschenke, Stifte, Büroklammern, hier eine Tasse, dort eine leere Wasserflasche – viele Menschen begrüßt morgens ein überladener Schreibtisch. Gerade wenn die Unordnung über mehrere Jahre gewachsen ist, fühlt sich das Aufräumen wie eine riesige Aufgabe an. Dabei kann ein sortierter Arbeitsplatz motivieren: Die meisten Menschen arbeiten konzentrierter und bringen bessere Leistung, wenn sie in einem ordentlichen Umfeld arbeiten, erklären Aufräum-Coach Marie Kondo und Organisationspsychologe Scott Sonenshein im Buch „Glücklich im Job, glücklich im Leben“. Marie Kondo ist spätestens seit der Netflix-Doku „Aufräumen mit Marie Kondo“ vielen bekannt. Mit ihrer „KonMari“-Methode hilft sie Menschen beim Aussortieren und Aufräumen. Dabei dreht sich alles um die Frage: Bereitet mir dieser Gegenstand Freude? In ihrem neuen Buch überträgt sie diese Methode nun auf den Arbeitskontext. Gemeinsam mit Sonenshein gibt sie Tipps, wie Sie Chaos am Arbeitsplatz dauerhaft loswerden. Visualisieren Sie Ihr ideales Arbeitsleben Aufräum-Expertin Kondo trifft immer wieder Personen, die fragen: Ist ein unaufgeräumter Schreibtisch nicht ein Zeichen für Kreativität? Ihre Antwort: Kann sein, muss aber nicht. „Aufräumen ist eine der besten Methoden, das herauszufinden“, schreibt Kondo. Stellen Sie sich dazu diese Fragen: Bereitet mir die tägliche Arbeit an diesem Schreibtisch wirklich Freude? Bin ich sicher, dass ich meiner Kreativität freien Lauf lassen kann? Will ich ernsthaft morgen hierher zurückkehren? Wenn Sie diese Fragen für sich beantworten, wird Ihnen schnell klar werden, ob der chaotische Schreibtisch wirklich für Ihren kreativen Geist steht. Wichtig ist es, dass Sie selbst wissen, welches Umfeld Sie brauchen, um bei der Arbeit zufrieden zu sein. Stellen Sie sich dazu einmal Ihren idealen Arbeitsplatz vor: wie er aussieht, wie Sie sich dort verhalten und vor allem, wie Sie sich dabei fühlen. In Ihrer Vorstellung sieht der ideale Arbeitsplatz doch etwas anders aus, als ihr chaotischer Schreibtisch? Das hilft Ihnen, konkrete Aufräumziele zu entwickeln. Räumen Sie möglichst alles in einem Rutsch auf Wenn Sie richtig Ordnung an Ihren Arbeitsplatz bringen wollen, dann geht es nicht darum, am Ende des Tages alle Dinge an ihren Platz zurückzulegen oder nur die Schreibtischfläche freizuräumen. Die Expertin rät zu einem sogenannten Aufräum-Festival: Dabei bewerten Sie alle Ihre Gegenstände neu und hinterfragen, was Sie davon wirklich brauchen. Damit dieses Aufräum-Festival gelingt, sollten Sie sich einen festen Zeitrahmen setzen. Das heißt nicht, dass Sie an einem Tag fertig sein müssen. Die Aufräum-Sessions können auch auf mehrere Tage verteilt sein. Für einen einzelnen Schreibtisch setzt die Aufräum-Expertin etwa fünf Stunden an, je nach Größe des Arbeitsplatzes können Sie mehr Zeit einplanen. Nach maximal einem Monat sollten Sie mit dem Aufräumen fertig sein, sonst steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt im Alltag untergeht. Kondo rät, aktiv Zeit zu blocken, in der Sie ungestört aufräumen können. Arbeiten Sie sich vom Einfachen zum Schweren durch Gerade im eigenen Unternehmen fallen Ihnen vermutlich zahlreiche Ecken auf, in denen Sie gerne aussortieren wollen: In den Büros, den Gemeinschaftsräumen wie der Kaffeeküche, dem Lager oder der Werkstatt. Sie sollten sich trotzdem zurückhalten, direkt das gesamte Unternehmen in Angriff zu nehmen. „Schaffen Sie zunächst nur in den Bereichen Ordnung, für die sie allein verantwortlich sind“, rät Aufräum-Coach Kondo. In den meisten Fällen ist das der persönliche Arbeitsplatz. Das ist für den Einstieg einfacher, denn hier können Sie selbstständig entscheiden, was bleibt und was wegkann. Wenden Sie sich also zunächst Ihrem Schreibtisch zu. Auch hier können Sie sich vom Einfachen zum Schweren durcharbeiten. Widmen Sie sich zum Beispiel zuerst Ihren Büchern, dann den Unterlagen und schließlich dem Kleinkram und emotional aufgeladenen Gegenständen. Falls Sie im Homeoffice arbeiten, sollten Sie Ihre Arbeitsgegenstände von privaten Dingen trennen. Dann kann das Ausmisten beginnen. Ordnen Sie alle Gegenstände in Kategorien Teilen Sie nun Ihre Unterlagen, Bücher und sonstige Gegenstände in einzelne Kategorien ein. Am besten breiten Sie alle Dinge vor sich aus und bilden kleine Haufen. Bei jedem einzelnen Gegenstand sollten Sie sich dabei folgende Fragen stellen: Brauche ich diesen Gegenstand noch für meine Arbeit oder in Zukunft? Bringt er mir Wissen, Inspiration oder Motivation für meine Arbeit? Wird das mir/meinem Unternehmen zum Erfolg verhelfen? Welche Kategorien Sie bilden, hängt natürlich von Ihrer Arbeit ab. Bei Unterlagen verfolgt die Aufräum-Expertin aber eine strenge Faustregel: Jedes Blatt einzeln sortieren. Fragen Sie sich jedes Mal: Wann brauche ich es? Wie lange habe ich es schon? Finde ich den Inhalt vielleicht auch im Internet? Was fehlt, wenn ich es nicht mehr habe? Nur wenn es einen eindeutigen Grund gibt, sollten Sie Unterlagen wirklich behalten. Kondo empfiehlt, die übrigen Unterlagen in drei Kategorien zu teilen: Unerledigt (zum Beispiel offene Rechnungen) Muss aufbewahrt werden (zum Beispiel Verträge) Soll aufbewahrt werden (zum Beispiel Dokumente, die Sie in Zukunft noch nutzen wollen) Danach können Sie sich dem Kleinkram zuwenden, der sich oft in unsortierten Schubladen ansammelt. Dieser lässt sich nach Kondo zum Beispiel kategorisieren in Büroartikel, Elektrozubehör, jobspezifische Dinge wie beispielsweise bestimmte Werkzeuge, Persönliches und Lebensmittel. Auch hier sind Haufen wieder nützlich. Vielleicht fällt Ihnen dadurch erst auf, dass Sie mehrere Scheren besitzen oder alte Handyladekabel, die Sie gar nicht mehr nutzen. [mehr-zum-thema] Geben Sie Ihren Dingen feste Plätze „Wenn Sie so gründlich aufräumen wollen, dass sie nie mehr im Chaos versinken, sollten Sie ein Ziel haben: jedem einzelnen Gegenstand in Ihrem Arbeitsbereich seinen festen Platz zuzuweisen“, schreibt Kondo. Gegenstände derselben Kategorien sollen dafür denselben Platz bekommen. Zum Beispiel können Sie die oberste Schublade an Ihrem Schreibtisch für Büromaterialien nutzen, sodass Stifte, Klebezettel und Büroklammern am selben Ort liegen. Dieses System hilft laut der Expertin, Dinge direkt wieder aufzuräumen, nachdem Sie sie benutzt haben. Damit die Schublade nicht wieder zum chaotischen Sammelort für alles wird, können Sie Schubladenteiler und Kästen nutzen. Jede Kategorie bekommt damit einen eigenen Bereich. Die meisten Gegenstände bewahrt Expertin Kondo außerdem hochkant auf, damit sie in Schubladen direkt sieht, was sich darin befindet. Die Arbeitsfläche Ihres Schreibtischs ist jedoch kein geeigneter, fester Platz. Sonst entsteht das Chaos schnell wieder. „Es sollte, wenn möglich, nur das auf Ihrem Schreibtisch liegen, was Sie für das aktuelle Projekt benötigen, an dem Sie gerade arbeiten“, schreibt Kondo. Das bedeutet nicht, dass der Schreibtisch ansonsten komplett leer sein muss. Benötigen Sie jeden Tag verschiedene Stifte, so können Sie einen Stifthalter aufstellen, in dem Sie Schreibutensilien aufbewahren. Sorgen Sie auch digital für Ordnung Nicht nur materielle Dinge sammeln sich an Ihrem Arbeitsplatz, auch digitale Geräte sind häufig voll mit Daten und Dokumenten. „Anders als bei physischen Gegenständen bemerken wir die Menge digitaler Daten erst, wenn es schon zu spät ist“, schreibt Scott Sonenshein, Organisationspsychologe und Co-Autor des Buchs. Etwa, wenn der Speicherplatz voll ist oder man sich einfach nicht mehr zurechtfindet. Meistens stapeln sich dann schon Dokumente auf dem Desktop, E-Mails im Posteingang oder Apps auf dem Smartphone. Genau wie bei Ihren materiellen Gegenständen können Sie auch für digitale Daten Stück für Stück Kategorien bilden und hinterfragen, ob Sie sie noch brauchen. Sonenshein rät, mit dem Dokumente-Ordner zu starten und einige wenige Hauptordner anzulegen: Einen Ordner für laufende Projekte mit Unterordnern für die einzelnen Projekte. Einen Ordner für Unterlagen mit Dokumenten, die Sie regelmäßig brauchen. Einen Ordner für gespeicherte Dateien mit wichtigen Informationen zu vergangenen Projekten, die Sie in Zukunft nutzen möchten. Diese Ordnerstruktur können Sie noch erweitern, zum Beispiel um eine Kategorie für private Dokumente. Sonenshein empfiehlt jedoch, nicht mehr als zehn Hauptordner anzulegen. Danach können Sie sich Ihrem Desktop zuwenden. Dieser sollte Sie bei der Arbeit unterstützen, statt Sie mit Chaos zu begrüßen, schreibt der Organisationspsychologe. Sie sollten hier nur Dinge ablegen, die Sie noch bearbeiten müssen. Das können unbezahlte Rechnungen sein oder Berichte, die Sie noch lesen wollen. Sobald diese Dinge bearbeitet sind, verschieben Sie sie in einen passenden Ordner oder löschen sie. Genauso können Sie dann auch bei Ihrem E-Mail-Postfach oder den Apps auf Ihrem Smartphone vorgehen. Lesen Sie dazu auch: Übersicht im Posteingang: 7 Tipps für mehr Ordnung in Ihrer E-Mail-Ablage