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Papierberge, Briefe, Werbegeschenke, Stifte, Büroklammern, hier eine Tasse, dort eine leere Wasserflasche – viele Menschen begrüßt morgens ein überladener Schreibtisch. Gerade wenn die Unordnung über mehrere Jahre gewachsen ist, fühlt sich das Aufräumen wie eine riesige Aufgabe an.
Dabei kann ein sortierter Arbeitsplatz motivieren: Die meisten Menschen arbeiten konzentrierter und bringen bessere Leistung, wenn sie in einem ordentlichen Umfeld arbeiten, erklären Aufräum-Coach Marie Kondo und Organisationspsychologe Scott Sonenshein im Buch „Glücklich im Job, glücklich im Leben“.
Marie Kondo ist spätestens seit der Netflix-Doku „Aufräumen mit Marie Kondo“ vielen bekannt. Mit ihrer „KonMari“-Methode hilft sie Menschen beim Aussortieren und Aufräumen. Dabei dreht sich alles um die Frage: Bereitet mir dieser Gegenstand Freude? In ihrem Buch überträgt sie diese Methode nun auf den Arbeitskontext. Gemeinsam mit Sonenshein gibt sie Tipps, wie du Chaos am Arbeitsplatz dauerhaft loswirst.
Visualisiere dein ideales Arbeitsleben
Aufräum-Expertin Kondo trifft immer wieder Personen, die fragen: Ist ein unaufgeräumter Schreibtisch nicht ein Zeichen für Kreativität? Ihre Antwort: Kann sein, muss aber nicht. „Aufräumen ist eine der besten Methoden, das herauszufinden“, schreibt Kondo. Stelle dir dazu diese Fragen:
- Bereitet mir die tägliche Arbeit an diesem Schreibtisch wirklich Freude?
- Bin ich sicher, dass ich meiner Kreativität freien Lauf lassen kann?
- Will ich ernsthaft morgen hierher zurückkehren?
Wenn du diese Fragen für sich beantwortest, wird dir schnell klar werden, ob der chaotische Schreibtisch wirklich für deinen kreativen Geist steht. Wichtig ist es, dass du selbst weißt, welches Umfeld du brauchst, um bei der Arbeit zufrieden zu sein. Stelle dir dazu einmal deinen idealen Arbeitsplatz vor: wie er aussieht, wie du dich dort verhältst und vor allem, wie du dich dabei fühlst. In deiner Vorstellung sieht der ideale Arbeitsplatz doch etwas anders aus, als dein chaotischer Schreibtisch? Das hilft dir, konkrete Aufräumziele zu entwickeln.
Räume möglichst alles in einem Rutsch auf
Wenn du richtig Ordnung an deine Arbeitsplatz bringen willst, dann geht es nicht darum, am Ende des Tages alle Dinge an ihren Platz zurückzulegen oder nur die Schreibtischfläche freizuräumen. Die Expertin rät zu einem sogenannten Aufräum-Festival: Dabei bewertest du alle deine Gegenstände neu und hinterfragst, was du davon wirklich brauchst.
Damit dieses Aufräum-Festival gelingt, solltest du dir einen festen Zeitrahmen setzen. Das heißt nicht, dass du an einem Tag fertig sein musst. Die Aufräum-Sessions können auch auf mehrere Tage verteilt sein. Für einen einzelnen Schreibtisch setzt die Aufräum-Expertin etwa fünf Stunden an, je nach Größe des Arbeitsplatzes kannst du mehr Zeit einplanen. Nach maximal einem Monat solltest du mit dem Aufräumen fertig sein, sonst steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt im Alltag untergeht. Kondo rät, aktiv Zeit zu blocken, in der du ungestört aufräumen kannst.
Arbeite dich vom Einfachen zum Schweren durch
Gerade im eigenen Unternehmen fallen dir vermutlich zahlreiche Ecken auf, in denen du gerne aussortieren willst: in den Büros, den Gemeinschaftsräumen wie der Kaffeeküche, dem Lager oder der Werkstatt. Du solltest dich trotzdem zurückhalten, direkt das gesamte Unternehmen in Angriff zu nehmen. Aufräum-Coach Kondo rät, zunächst nur in den Bereichen Ordnung zu schaffen, für die du allein verantwortlich bist. In den meisten Fällen ist das der persönliche Arbeitsplatz. Das ist für den Einstieg einfacher, denn hier kannst du selbstständig entscheiden, was bleibt und was wegkann.
Wende dich also zunächst deinem Schreibtisch zu. Auch hier kannst du dich vom Einfachen zum Schweren durcharbeiten. Widme dich zum Beispiel zuerst deinen Büchern, dann den Unterlagen und schließlich dem Kleinkram und emotional aufgeladenen Gegenständen. Falls du im Homeoffice arbeitest, solltest du deine Arbeitsgegenstände von privaten Dingen trennen. Dann kann das Ausmisten beginnen.
Ordne alle Gegenstände in Kategorien
Teile nun deine Unterlagen, Bücher und sonstige Gegenstände in einzelne Kategorien ein. Am besten breitest du alle Dinge vor dir aus und bildest kleine Haufen. Bei jedem einzelnen Gegenstand solltest du dir dabei folgende Fragen stellen:
- Brauche ich diesen Gegenstand noch für meine Arbeit oder in Zukunft?
- Bringt er mir Wissen, Inspiration oder Motivation für meine Arbeit?
- Wird das mir/meinem Unternehmen zum Erfolg verhelfen?
Welche Kategorien du bildest, hängt natürlich von deiner Arbeit ab. Bei Unterlagen verfolgt die Aufräum-Expertin aber eine strenge Faustregel: Jedes Blatt einzeln sortieren. Frag dich jedes Mal: Wann brauche ich es? Wie lange habe ich es schon? Finde ich den Inhalt vielleicht auch im Internet? Was fehlt, wenn ich es nicht mehr habe? Nur wenn es einen eindeutigen Grund gibt, solltest du Unterlagen wirklich behalten.
Kondo empfiehlt, die übrigen Unterlagen in drei Kategorien zu teilen:
- Unerledigt (zum Beispiel offene Rechnungen)
- Muss aufbewahrt werden (zum Beispiel Verträge)
- Soll aufbewahrt werden (zum Beispiel Dokumente, die du in Zukunft noch nutzen willst)
Danach kannst du dich dem Kleinkram zuwenden, der sich oft in unsortierten Schubladen ansammelt. Dieser lässt sich nach Kondo zum Beispiel kategorisieren in Büroartikel, Elektrozubehör, jobspezifische Dinge wie beispielsweise bestimmte Werkzeuge, Persönliches und Lebensmittel. Auch hier sind Haufen wieder nützlich. Vielleicht fällt dir dadurch erst auf, dass du mehrere Scheren besitzt oder alte Handyladekabel, die du gar nicht mehr nutzt.
Gib deinen Dingen feste Plätze
„Wenn Sie so gründlich aufräumen wollen, dass sie nie mehr im Chaos versinken, sollten Sie ein Ziel haben: jedem einzelnen Gegenstand in Ihrem Arbeitsbereich seinen festen Platz zuzuweisen“, schreibt Kondo. Gegenstände derselben Kategorien sollen dafür denselben Platz bekommen. Zum Beispiel kannst du die oberste Schublade an deinem Schreibtisch für Büromaterialien nutzen, sodass Stifte, Klebezettel und Büroklammern am selben Ort liegen. Dieses System hilft laut der Expertin, Dinge direkt wieder aufzuräumen, nachdem du sie benutzt hast.
Damit die Schublade nicht wieder zum chaotischen Sammelort für alles wird, kannst du Schubladenteiler und Kästen nutzen. Jede Kategorie bekommt damit einen eigenen Bereich. Die meisten Gegenstände bewahrt Expertin Kondo außerdem hochkant auf, damit sie in Schubladen direkt sieht, was sich darin befindet.
Die Arbeitsfläche deines Schreibtischs ist jedoch kein geeigneter, fester Platz. Sonst entsteht das Chaos schnell wieder. „Es sollte, wenn möglich, nur das auf Ihrem Schreibtisch liegen, was Sie für das aktuelle Projekt benötigen, an dem Sie gerade arbeiten“, schreibt Kondo. Das bedeutet nicht, dass der Schreibtisch ansonsten komplett leer sein muss. Benötigst du jeden Tag verschiedene Stifte, so kannst du einen Stifthalter aufstellen, in dem du Schreibutensilien aufbewahrst.
Sorge auch digital für Ordnung
Nicht nur materielle Dinge sammeln sich an deinem Arbeitsplatz, auch digitale Geräte sind häufig voll mit Daten und Dokumenten. „Anders als bei physischen Gegenständen bemerken wir die Menge digitaler Daten erst, wenn es schon zu spät ist“, schreibt Scott Sonenshein, Organisationspsychologe und Co-Autor des Buchs. Etwa, wenn der Speicherplatz voll ist oder man sich einfach nicht mehr zurechtfindet. Meistens stapeln sich dann schon Dokumente auf dem Desktop, E-Mails im Posteingang oder Apps auf dem Smartphone.
Genau wie bei deinen materiellen Gegenständen kannst du auch für digitale Daten Stück für Stück Kategorien bilden und hinterfragen, ob du sie noch brauchst. Sonenshein rät, mit dem Dokumente-Ordner zu starten und einige wenige Hauptordner anzulegen:
- Einen Ordner für laufende Projekte mit Unterordnern für die einzelnen Projekte.
- Einen Ordner für Unterlagen mit Dokumenten, die du regelmäßig brauchst.
- Einen Ordner für gespeicherte Dateien mit wichtigen Informationen zu vergangenen Projekten, die du in Zukunft nutzen möchtest.
Diese Ordnerstruktur kannst du noch erweitern, zum Beispiel um eine Kategorie für private Dokumente. Sonenshein empfiehlt jedoch, nicht mehr als zehn Hauptordner anzulegen.
Danach kannst du dich deinem Desktop zuwenden. Dieser sollte dich bei der Arbeit unterstützen, statt dich mit Chaos zu begrüßen, schreibt der Organisationspsychologe. Du solltest hier nur Dinge ablegen, die du noch bearbeiten musst. Das können unbezahlte Rechnungen sein oder Berichte, die du noch lesen willst. Sobald diese Dinge bearbeitet sind, verschiebst du sie in einen passenden Ordner oder löschst sie. Genauso kannst dann auch bei deinem E-Mail-Postfach oder den Apps auf deinem Smartphone vorgehen.
„Glücklich im Job, glücklich im Leben - So bringen Sie Ordnung, Struktur und Motivation in Ihren Arbeitsalltag" von Aufräum-Coach Marie Kondo und Organisationspsychologe Scott Sonenshein. 240 Seiten, Rowohlt Taschenbuch, 12 Euro. 
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