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Vertragsmanagement So behalten Sie den Überblick über Verträge und Fristen

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Aktenordner halten Unterlagen zusammen - mehr aber auch nicht. Wer Verträge professionell verwalten will, sollte über eine Software fürs Vertragsmanagement nachdenken.

Aktenordner halten Unterlagen zusammen - mehr aber auch nicht. Wer Verträge professionell verwalten will, sollte über eine Software fürs Vertragsmanagement nachdenken.© iStock / Getty Images Plus/thomas-bethge

Schon mal vergessen, einen Vertrag zu kündigen? Oder eine Zahlungsfrist verschlafen? Dann sollten Sie über ein Vertragsmanagement nachdenken - und Geld und Zeit sparen.

Es ist einfach ärgerlich: Da hat man dieses Probe-Abo abgeschlossen, vergessen es zu kündigen und schon hängt man in einem 150 Euro teuren Jahresvertrag für eine Zeitschrift fest, die man am Ende nicht liest.

Wenn das als Privatperson passiert, ist das eine Sache. Was aber, wenn so etwas im Unternehmen vorkommt und es dabei nicht um 150 Euro geht, sondern um tausende? Dann wünschte man sich, man hätte seine Verträge besser im Blick und im Griff. Genau deswegen gibt es so etwas wie Vertragsmanagement. Dabei geht es unter anderem darum, Verträge professionell zu verwalten. Und das ist nicht nur für große Betriebe wichtig.

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Warum Vertragsmanagement sinnvoll ist

Selbst in kleinen Unternehmen läppern sich die Verträge: der Mietvertrag fürs Büro, der Wartungsvertrag für den Kopierer, der Leasingvertrag für das Firmenauto, der Handyvertrag, die Arbeitsverträge der Mitarbeiter, Verträge mit Lieferanten, Darlehensverträge. Glücklich ist da derjenige, der ein computerähnliches Gedächtnis und alle Konditionen und Fristen im Kopf hat. Andere sollten darüber nachdenken, ihre Verträge systematisch zu verwalten.

Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zentral gebündelt werden und jederzeit auffindbar sind. Es geht dabei auch um jede Menge Geld. Ein Vertragsmanagement sorgt beispielsweise dafür, dass …

  • … man selbst Zahlungsfristen einhält. Wer Rechnungen zu spät zahlt, muss zum Beispiel mit Verzugszinsen rechnen oder kann den Skonto nicht in Anspruch nehmen.
  • … Kunden rechtzeitig zahlen.
  • … Verträge sich nicht automatisch verlängern und rechtzeitig gekündigt werden. Oft ist es sinnvoll, sie nicht einfach weiterlaufen zu lassen, sondern neue, günstigere Konditionen auszuhandeln.
  • … nicht unnötig bezahlte Arbeitszeit vertrödelt wird, um wichtige Dokumente zu finden.
  • … Mehrfacharbeiten vermieden werden: Wenn alle wichtigen Informationen rund um die Verträge systematisch aufbereitet sind, lassen sich viele Arbeitsschritte optimieren. Angebote lassen sich auf Basis der Informationen leichter erstellen, Vertragsverhandlungen besser vorbereiten.

Braucht man unbedingt eine Software fürs Vertragsmanagement?

Sicherlich lassen sich Verträge auch verwalten, indem ein Mitarbeiter einen Aktenordner mit allen wichtigen Dokumenten anlegt und bei Bedarf durchblättert. Oder er dokumentiert alle relevanten Daten in einer Excel-Datei. Sobald die Zahl der Verträge steigt, wird das zunehmend unpraktisch und intransparent. Dann hilft eine Software: Sie strukturiert und bündelt die wichtigsten Daten. Alles lässt sich zentral und übersichtlich abspeichern. Und alle Beteiligten können jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

Ein weiterer Vorteil einer solchen Software: Fällt etwa der fürs Vertragsmanagement zuständige Mitarbeiter nach einem Unfall mehrere Wochen aus, können andere problemlos übernehmen. Darum ist es auch sinnvoll, dass sich alle Mitarbeiter, die mit Verträgen zu tun haben (und sei es nur im Vertretungsfall), sich entsprechend mit dem Programm vertraut machen.

Von allein erledigt auch eine Software die Arbeit nicht. Sie funktioniert wie ein gut durchdachter Einbauschrank: Er hilft, für Ordnung zu sorgen – aber nur solange jeder weiß, wo was hingehört, und es entsprechend einsortiert. Soll heißen: Nutzer müssen die relevanten Vertragsdaten eingeben, Vertragsdokumente einscannen und hochladen.

Eine Vertragsmanagement-Software kostet Geld. Die Preise variieren mit der Größe der Firma und den enthaltenen Features. Condecco bietet etwa eine Basisversion für 39,98 Euro im Monat an. Ähnlich teuer ist Pandadoc: Die Version für kleinere und mittlere Unternehmen kostet 39 Dollar pro Monat und Nutzer. Contractworks schlägt mit 500 Dollar im Jahr zu Buche.

Welche Funktionen sollte eine Vertragsmanagement-Software haben?

Was so eine Software konkret können sollte, hängt von dem Unternehmen ab, das sie einsetzen will. Doch die folgenden Grundfunktionen sollte sie haben:

  • eine Suchfunktion: Mithilfe einer Volltextsuche sollte man gezielt nach Informationen suchen können.
  • eine selbsterklärende Bedienoberfläche
  • eine Erinnerungsfunktion: Immer dann, wenn es etwa darum geht, Verträge rechtzeitig zu kündigen oder auslaufende Konditionen neu zu verhandeln, sollte sie die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen, zum Beispiel per E-Mail.
  • genug Speicherplatz für alle Verträge und relevanten Dokumente
  • eine Texterkennung: Die Software sollte Texte von eingescannten Dokumenten verarbeiten können.
  • eine Filterfunktion: Sie sollte alle vertragsrelevanten Informationen (Zahlungsmodalitäten, Konditionen) herausfiltern und strukturiert aufarbeiten können.
  • eine Schnittstelle zu anderen Programmen: Daten aus den gängigsten Programmen, wie etwa Word oder Excel, sollten sich problemlos importieren lassen.
  • eine Berechtigungsbeschränkung: Nicht jeder Mitarbeiter soll auf sensible Daten zugreifen können. Die Software sollte es ermöglichen, unterschiedliche Nutzer für unterschiedliche Vertragsordner freizuschalten.

Worauf sollte man achten, bevor man ein Vertragsmanagement einführt?

Wichtig ist es, von Anfang an alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Vielleicht gibt es Skeptiker im Team, die das Ganze für neumodischen Quatsch halten und lieber an ihren Aktenordnern festhalten würden. Sie gilt es, von den Vorteilen zu überzeugen. Wer mit Widerwillen an das Projekt rangeht, wird es auch nicht mit der nötigen Sorgfalt betreuen. Am besten funktioniert das mithilfe zweier Fragen:

  1. Wie verwaltet das Unternehmen zurzeit seine Verträge und welche Probleme gibt es dabei?
  2. Was soll durch die Einführung eines Vertragsmanagements besser laufen?

So lassen sich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Erstens findet man so heraus, ob es überhaupt nötig ist, ein professionelles Vertragsmanagement einzuführen. Zweitens sehen Skeptiker die Vorteile und lassen sich so besser überzeugen. Drittens lassen sich klare Ziele und Vorstellungen definieren. Letzteres hilft in der Regel, Projekte besser umzusetzen. Wie Sie Digitalskeptiker auf Ihre Seite ziehen, lesen Sie auch in unserem Artikel: „Digitalisierungsprojekte umsetzen: So holen Sie Ihr Team ins Boot

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