5-Stunden-Arbeitstag
„Kein Mensch arbeitet effektiv acht Stunden am Stück“

Im Oktober verkündete Lasse Rheingans seinem Team: „Ab jetzt arbeiten wir nur noch fünf Stunden statt acht – bei vollem Gehalt.“ Konzentriert durcharbeiten und dafür früh nach Hause - funktioniert das wirklich? Ein Interview.

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Lasse Rheingans ist zufrieden: Seine Idee vom 5-Stunden-Arbeitstag kommt bei seinen Mitarbeitern von Digital Enabler gut an – außerdem gab es ordentlich Medienrummel.
Lasse Rheingans ist zufrieden: Seine Idee vom 5-Stunden-Arbeitstag kommt bei seinen Mitarbeitern von Digital Enabler gut an – außerdem gab es ordentlich Medienrummel.
© Margarete Klenner

impulse: Herr Rheingans, Ihre Mitarbeiter arbeiten seit Mitte Oktober nur noch fünf Stunden statt acht, sollen aber das gleiche Pensum bewältigen. Wie funktioniert das?  

Lasse Rheingans: Kein Mensch arbeitet effektiv acht Stunden am Stück, natürlich werden Pausen gemacht. Wenn man die abzieht, kommt man netto bei sechs oder fünf Stunden Arbeitszeit pro Tag raus. Wir sparen also nicht drei Stunden ein, sondern vielleicht eine oder anderthalb. Die Idee beim Fünf-Stunden-Tag ist also, dass wir innerhalb unserer Arbeitszeit komplett auf Pausen verzichten. Dafür hat aber jeder von uns ab 13 Uhr Zeit zum Entspannen.

Wie kamen Sie auf die Idee?

Ich habe zehn Jahre eine andere Agentur in Bielefeld geleitet. Irgendwann hatte ich immer mehr Schwierigkeiten,  Arbeit, Freunde und Familie unter einen Hut zu kriegen. Ich begann, mir zwei Mal in der Woche ab Mittag frei zu nehmen. Dabei habe ich gemerkt, dass ich das Pensum sehr gut schaffe, wenn ich einfach konzentriert und strukturiert die Sachen wegarbeite, die für den Tag auf meinem Schreibtisch liegen. Ich habe natürlich versucht, diese Fokussierung auch an den anderen Tagen aufrecht zu erhalten – es hat aber nicht funktioniert. An den langen Arbeitstagen konnte ich die Arbeit nicht durchziehen, weil ich mich mit so vielen verschiedenen Themen, Aufgaben und Menschen beschäftigen musste. Das hat mich ins Grübeln gebracht.

Im vergangenen Jahr sind Sie bei der Agentur Digital Enabler eingestiegen und haben die Geschäftsführung übernommen. Wie haben Sie Ihrem Team Ihr Vorhaben mitgeteilt?

Ich habe gesagt: „Passt auf, liebe Kollegen, habt ihr Bock auf ein Experiment? Wir arbeiten ab jetzt nur noch fünf Stunden und versuchen in dieser Zeit die Arbeit richtig hart durchzuziehen.“

Und das hat alle sofort überzeugt?

Zur Person
Lasse Rheingans ist seit Oktober 2017 geschäftsführender Gesellschafter der Digital-Agentur Rheingans Digital Enabler. Seine zwölf Mitarbeiter arbeiten nur noch fünf Stunden pro Tag - bei vollem Gehalt und Urlaubsanspruch.

Nein. Im ersten Moment hat sich das Team natürlich gefragt: „Spinnt der, wie sollen wir das denn schaffen?“ Als sie merkten, dass ich es ernst meine, wollten die meisten grundsätzlich mitmachen. Einige waren aber auch skeptisch: Sie glaubten nicht, dass sie das Arbeitspensum in fünf Stunden schaffen würden.

Hatten diese Mitarbeiter nicht recht?

Wir haben darüber geredet und die Erkenntnis war: Das Arbeitspensum war bei denjenigen einfach vorher schon viel zu hoch. Das ist aber nicht aufgefallen, weil die das irgendwie geschafft haben. Durch die Einführung des Fünf-Stunden-Tages kann man herausfinden, ob man seinen Mitarbeitern zu viel Arbeit auflädt. Denn keiner gibt vor dem Chef gerne zu, dass er das Pensum nicht schafft oder überarbeitet ist. Aber in fünf Stunden kann man das nicht verheimlichen. Jetzt muss ich als Chef versuchen, die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen.

Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt?

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Nein. Die Idee ist ja, dass wir mit derselben Anzahl Leute in fünf Stunden die gleiche Arbeit machen.

Die Rechnung verstehe ich nicht: Ihr Team war überlastet und nun soll dasselbe Team die Arbeit in weniger Zeit schaffen?

Wir haben überlegt, welche Momente uns Zeit rauben – und jeder Einzelne musste lernen, seinen Tag neu zu strukturieren und zu organisieren. Bei den Kollegen, bei denen vorher zu viel Arbeit lag, mussten wir überlegen und diskutieren, wie wir diese Arbeit im Team besser verteilen.

Was passiert denn, wenn jemand seine Arbeit nicht innerhalb der fünf Stunden schafft?

Ich sage den Kollegen Folgendes: Ihr könnt alle um 13 Uhr gehen, aber wir müssen natürlich unser Versprechen den Kunden gegenüber einhalten. Sonst kann man alles knicken. Wenn man Deadlines hat, kann es natürlich passieren, dass Leute länger bleiben. Das passiert hier aber selten. Und länger bleiben, das heißt bei uns: Im schlimmsten Fall wird es vielleicht einmal 15 Uhr. Das ist dann natürlich extrem anstrengend, wenn man von acht bis drei konzentriert durcharbeitet. Unser Ziel muss es deswegen sein, dass wir in fünf Stunden unsere Arbeit erledigen.

Warum haben Sie sich ausgerechnet für den Fünf-Stunden-Tag entschieden? Ihr Team könnte doch auch sechs Stunden arbeiten oder nur an drei oder vier Tagen die Woche.

Die Drei- oder Vier-Tage-Woche sind auch schöne Ideen, aber diese acht Stunden Arbeit pro Tag sind und bleiben einfach lang. Und ich habe mich für fünf und nicht sechs Stunden entschieden, weil man ab sechs Stunden auf jeden Fall Mittagessen braucht. Das Problem ist, dass man nach dem Mittagessen erst mal nicht wieder in die Gänge kommt. Wenn wir also sechs Stunden machen, haben wir nichts gewonnen. Dann lieber die Pausen weglassen und ab 13 Uhr den Feierabend feiern.

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Kann man bei Ihnen auch Teilzeit arbeiten?

Nein. Ich habe lange darüber nachgedacht, aber zweieinhalb Stunden Arbeit pro Tag macht keinen Sinn. Wenn jemand eine halbe Stelle haben will, dann sage ich: Du kriegst hier eine ganze und das ist im traditionellen Arbeitsmodell dann immer noch nur eine halbe Stelle plus eine Stunde.

Wie sieht denn der Tagesablauf in der Agentur aus?

Jeder kommt morgens um acht Uhr an und weiß, was er tun muss. Wir arbeiten projektbezogen, das heißt, es gibt Projektpläne und Deadlines. Das hilft jedem Einzelnen und dem Team, die Tage und Wochen zu planen. Wir haben eine Projektplanung, mit der alles abgesprochen und die Dauer bestimmter Aufgaben geschätzt und festgelegt wird. Um halb neun treffen sich alle zu einem kurzen Team-Meeting, wo kurz und fokussiert besprochen wird, wer gerade was macht. Denn die Kollegen können unterschiedliche Dinge besonders gut oder kennen Themen bereits. Wenn sie wissen, was die anderen machen, können sie sich untereinander helfen. Danach sichtet jeder sein E-Mail-Postfach und priorisiert, wem geantwortet werden muss und was verschoben werden kann. Kurz vor Schluss um 13 Uhr wird das ein zweites Mal gemacht. Dazwischen werden die Mails nicht gecheckt und danach wird das Mailprogramm ausgeschaltet, genau wie auch Benachrichtigungen vom Handy oder Software.

Und wenn kurzfristige Aufgaben oder Anfragen per Mail reinkommen?

Wenn kurzfristig dringende Aufgaben reinkommen, kann man die bearbeiten. Alle anderen Nachrichten beachten wir erstmal nicht, denn das stört den Arbeitsfluss. Und den braucht man, um sich konzentrieren zu können. Die Stimmung hier im Büro ist dementsprechend meditativ. Es ist total still, es gibt keine Hektik – jeder macht sein Ding.

Wie haben Ihre Kunden reagiert? Die bezahlen ja die gleichen Preise, Ihre Agentur steht aber nur noch fünf Stunden pro Tag zur Verfügung.

Aber die zahlen ja nicht dafür, dass die Agentur ansprechbar ist. Sie zahlen, damit ein bestimmtes Ergebnis erreicht wird. Der Kunde weiß gar nicht, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen: Wir können für die Arbeit zwei, zwanzig oder 100 Stunden veranschlagen. Was den Kunden interessiert, ist, was es ihn am Ende kostet und wie die Qualität des Ergebnisses ist.

Wie haben Sie sich eigentlich gefühlt, als Sie das erste Mal mittags nach Hause gegangen sind?

Ich muss zugeben, dass der Fünf-Stunden-Tag bei mir nicht ganz funktioniert. Ich habe die Agentur erst im Oktober übernommen und noch Aufgaben, die ich abarbeiten muss. Außerdem muss ich die Kunden, die Projekte und meine Mitarbeiter kennen lernen. Aber ich nehme mir immer noch an zwei Nachmittagen pro Woche frei. Und selbst wenn ich um 16 Uhr nach Hause gehe, kann ich immer noch viel unternehmen.

Das Experiment „Fünf-Stunden-Tag“ endet im Februar. Wie geht es dann weiter? 

Das weiß ich noch nicht. Man muss immer offen sein für Anpassung und Veränderung. Jeder Mensch und jede Situation sind unterschiedlich: Manche können nach zwei Stunden nicht mehr und brauchen eine Pause. Manche können um acht Uhr morgens noch nicht gut arbeiten oder sind gestresst, weil sie pendeln und es so früh nicht ins Büro schaffen. Eigentlich wäre das Optimale, dass man am Ende auf die Bedürfnisse eines jeden Einzelnen im Team eingehen kann. Aber ich bin überrascht, wie gut es läuft.

impulse: Herr Rheingans, Ihre Mitarbeiter arbeiten seit Mitte Oktober nur noch fünf Stunden statt acht, sollen aber das gleiche Pensum bewältigen. Wie funktioniert das?   Lasse Rheingans: Kein Mensch arbeitet effektiv acht Stunden am Stück, natürlich werden Pausen gemacht. Wenn man die abzieht, kommt man netto bei sechs oder fünf Stunden Arbeitszeit pro Tag raus. Wir sparen also nicht drei Stunden ein, sondern vielleicht eine oder anderthalb. Die Idee beim Fünf-Stunden-Tag ist also, dass wir innerhalb unserer Arbeitszeit komplett auf Pausen verzichten. Dafür hat aber jeder von uns ab 13 Uhr Zeit zum Entspannen. Wie kamen Sie auf die Idee? Ich habe zehn Jahre eine andere Agentur in Bielefeld geleitet. Irgendwann hatte ich immer mehr Schwierigkeiten,  Arbeit, Freunde und Familie unter einen Hut zu kriegen. Ich begann, mir zwei Mal in der Woche ab Mittag frei zu nehmen. Dabei habe ich gemerkt, dass ich das Pensum sehr gut schaffe, wenn ich einfach konzentriert und strukturiert die Sachen wegarbeite, die für den Tag auf meinem Schreibtisch liegen. Ich habe natürlich versucht, diese Fokussierung auch an den anderen Tagen aufrecht zu erhalten – es hat aber nicht funktioniert. An den langen Arbeitstagen konnte ich die Arbeit nicht durchziehen, weil ich mich mit so vielen verschiedenen Themen, Aufgaben und Menschen beschäftigen musste. Das hat mich ins Grübeln gebracht. Im vergangenen Jahr sind Sie bei der Agentur Digital Enabler eingestiegen und haben die Geschäftsführung übernommen. Wie haben Sie Ihrem Team Ihr Vorhaben mitgeteilt? Ich habe gesagt: „Passt auf, liebe Kollegen, habt ihr Bock auf ein Experiment? Wir arbeiten ab jetzt nur noch fünf Stunden und versuchen in dieser Zeit die Arbeit richtig hart durchzuziehen.“ Und das hat alle sofort überzeugt? Nein. Im ersten Moment hat sich das Team natürlich gefragt: „Spinnt der, wie sollen wir das denn schaffen?“ Als sie merkten, dass ich es ernst meine, wollten die meisten grundsätzlich mitmachen. Einige waren aber auch skeptisch: Sie glaubten nicht, dass sie das Arbeitspensum in fünf Stunden schaffen würden. Hatten diese Mitarbeiter nicht recht? Wir haben darüber geredet und die Erkenntnis war: Das Arbeitspensum war bei denjenigen einfach vorher schon viel zu hoch. Das ist aber nicht aufgefallen, weil die das irgendwie geschafft haben. Durch die Einführung des Fünf-Stunden-Tages kann man herausfinden, ob man seinen Mitarbeitern zu viel Arbeit auflädt. Denn keiner gibt vor dem Chef gerne zu, dass er das Pensum nicht schafft oder überarbeitet ist. Aber in fünf Stunden kann man das nicht verheimlichen. Jetzt muss ich als Chef versuchen, die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt? Nein. Die Idee ist ja, dass wir mit derselben Anzahl Leute in fünf Stunden die gleiche Arbeit machen. Die Rechnung verstehe ich nicht: Ihr Team war überlastet und nun soll dasselbe Team die Arbeit in weniger Zeit schaffen? Wir haben überlegt, welche Momente uns Zeit rauben - und jeder Einzelne musste lernen, seinen Tag neu zu strukturieren und zu organisieren. Bei den Kollegen, bei denen vorher zu viel Arbeit lag, mussten wir überlegen und diskutieren, wie wir diese Arbeit im Team besser verteilen. Was passiert denn, wenn jemand seine Arbeit nicht innerhalb der fünf Stunden schafft? Ich sage den Kollegen Folgendes: Ihr könnt alle um 13 Uhr gehen, aber wir müssen natürlich unser Versprechen den Kunden gegenüber einhalten. Sonst kann man alles knicken. Wenn man Deadlines hat, kann es natürlich passieren, dass Leute länger bleiben. Das passiert hier aber selten. Und länger bleiben, das heißt bei uns: Im schlimmsten Fall wird es vielleicht einmal 15 Uhr. Das ist dann natürlich extrem anstrengend, wenn man von acht bis drei konzentriert durcharbeitet. Unser Ziel muss es deswegen sein, dass wir in fünf Stunden unsere Arbeit erledigen. Warum haben Sie sich ausgerechnet für den Fünf-Stunden-Tag entschieden? Ihr Team könnte doch auch sechs Stunden arbeiten oder nur an drei oder vier Tagen die Woche. Die Drei- oder Vier-Tage-Woche sind auch schöne Ideen, aber diese acht Stunden Arbeit pro Tag sind und bleiben einfach lang. Und ich habe mich für fünf und nicht sechs Stunden entschieden, weil man ab sechs Stunden auf jeden Fall Mittagessen braucht. Das Problem ist, dass man nach dem Mittagessen erst mal nicht wieder in die Gänge kommt. Wenn wir also sechs Stunden machen, haben wir nichts gewonnen. Dann lieber die Pausen weglassen und ab 13 Uhr den Feierabend feiern. Kann man bei Ihnen auch Teilzeit arbeiten? Nein. Ich habe lange darüber nachgedacht, aber zweieinhalb Stunden Arbeit pro Tag macht keinen Sinn. Wenn jemand eine halbe Stelle haben will, dann sage ich: Du kriegst hier eine ganze und das ist im traditionellen Arbeitsmodell dann immer noch nur eine halbe Stelle plus eine Stunde. Wie sieht denn der Tagesablauf in der Agentur aus? Jeder kommt morgens um acht Uhr an und weiß, was er tun muss. Wir arbeiten projektbezogen, das heißt, es gibt Projektpläne und Deadlines. Das hilft jedem Einzelnen und dem Team, die Tage und Wochen zu planen. Wir haben eine Projektplanung, mit der alles abgesprochen und die Dauer bestimmter Aufgaben geschätzt und festgelegt wird. Um halb neun treffen sich alle zu einem kurzen Team-Meeting, wo kurz und fokussiert besprochen wird, wer gerade was macht. Denn die Kollegen können unterschiedliche Dinge besonders gut oder kennen Themen bereits. Wenn sie wissen, was die anderen machen, können sie sich untereinander helfen. Danach sichtet jeder sein E-Mail-Postfach und priorisiert, wem geantwortet werden muss und was verschoben werden kann. Kurz vor Schluss um 13 Uhr wird das ein zweites Mal gemacht. Dazwischen werden die Mails nicht gecheckt und danach wird das Mailprogramm ausgeschaltet, genau wie auch Benachrichtigungen vom Handy oder Software. Und wenn kurzfristige Aufgaben oder Anfragen per Mail reinkommen? Wenn kurzfristig dringende Aufgaben reinkommen, kann man die bearbeiten. Alle anderen Nachrichten beachten wir erstmal nicht, denn das stört den Arbeitsfluss. Und den braucht man, um sich konzentrieren zu können. Die Stimmung hier im Büro ist dementsprechend meditativ. Es ist total still, es gibt keine Hektik – jeder macht sein Ding. Wie haben Ihre Kunden reagiert? Die bezahlen ja die gleichen Preise, Ihre Agentur steht aber nur noch fünf Stunden pro Tag zur Verfügung. Aber die zahlen ja nicht dafür, dass die Agentur ansprechbar ist. Sie zahlen, damit ein bestimmtes Ergebnis erreicht wird. Der Kunde weiß gar nicht, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen: Wir können für die Arbeit zwei, zwanzig oder 100 Stunden veranschlagen. Was den Kunden interessiert, ist, was es ihn am Ende kostet und wie die Qualität des Ergebnisses ist. Wie haben Sie sich eigentlich gefühlt, als Sie das erste Mal mittags nach Hause gegangen sind? Ich muss zugeben, dass der Fünf-Stunden-Tag bei mir nicht ganz funktioniert. Ich habe die Agentur erst im Oktober übernommen und noch Aufgaben, die ich abarbeiten muss. Außerdem muss ich die Kunden, die Projekte und meine Mitarbeiter kennen lernen. Aber ich nehme mir immer noch an zwei Nachmittagen pro Woche frei. Und selbst wenn ich um 16 Uhr nach Hause gehe, kann ich immer noch viel unternehmen. Das Experiment "Fünf-Stunden-Tag" endet im Februar. Wie geht es dann weiter?  Das weiß ich noch nicht. Man muss immer offen sein für Anpassung und Veränderung. Jeder Mensch und jede Situation sind unterschiedlich: Manche können nach zwei Stunden nicht mehr und brauchen eine Pause. Manche können um acht Uhr morgens noch nicht gut arbeiten oder sind gestresst, weil sie pendeln und es so früh nicht ins Büro schaffen. Eigentlich wäre das Optimale, dass man am Ende auf die Bedürfnisse eines jeden Einzelnen im Team eingehen kann. Aber ich bin überrascht, wie gut es läuft.
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