Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Das ist jetzt wichtig

Am 1. Januar 2023 endet per Gesetz das Papierzeitalter. Zumindest bei Krankmeldungen in Betrieben. Denn zum Beginn des kommenden Jahres ist es endgültig vorbei mit dem berühmten „Gelben Schein“, den Beschäftigte im Krankheitsfall bisher an ihre Arbeitgeber geschickt haben. Dieser Prozess wird abgelöst durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU.

Der Arbeitgeber hat jetzt eine Holschuld

Das neue System gilt ausschließlich für gesetzlich Versicherte und funktioniert so: Ärzte oder Krankenhäuser übermitteln die Krankheitsdaten an die jeweilige Krankenversicherung des betreffenden Patienten. Dessen Arbeitgeber ruft dort diese Daten elektronisch ab.

„Bisher hatte der Arbeitnehmer eine Bringschuld. Daraus ist eine Holschuld für den Arbeitgeber geworden“, beschreibt die Arbeitsrechtlerin Kathrin Bürger aus der Münchner Kanzlei Advant Beiten den entscheidenden Unterschied zum früheren Papiersystem.

Zur Person

Dr. Kathrin Bürger ist Partnerin bei Advant Beiten in München und Mitglied der Praxisgruppe Arbeitsrecht. Sie studierte Rechtswissenschaften an der Universität Würzburg und machte in New York ihren Master. Seit 2021 wird die Arbeitsrechtlerin in der weltweiten Datenbank "Best Lawyers" geführt.

Was sind die Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die eAU soll Bürokratie abbauen und die Menge von Pannen (Verlust der Krankschreibung auf dem Postweg) reduzieren. Die Arbeitgeber müssen die Daten vom „Gelben Schein“ nicht mehr händisch in ihre Systeme übertragen. Letztlich wird auch Papier gespart. Der Arzt muss bisher vier Durchschläge ausstellen, künftig reicht einer für die Buchhaltung des Arbeitnehmers. Bei etwa 77 Millionen Krankmeldungen in Deutschland pro Jahr kommt hier viel Papier zusammen.

Mehr zum Thema: Krankenrückkehrgespräch: Warum es wichtig ist.

Wie rufen Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab?

Wie der Prozess genau funktioniert, erklärt die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA):

1. Der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit (AU). Diese Verpflichtung kann bereits vor dem Arztbesuch oder Krankenhausaufenthalt bestehen. Ebenfalls muss der Arbeitnehmer die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen. Mehr dazu: Krankmeldung: Alles, was Sie wissen müssen
2. Der Arbeitnehmer erhält von seiner Arztpraxis einen Ausdruck der AU-Daten für sich selbst. Auf seinen Wunsch kann er auch eine ausgedruckte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für seinen Arbeitgeber bekommen.
3. Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24 Uhr, übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Im Falle eines Krankenhausaufenthaltes übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse.
4. Der Arbeitgeber oder die Lohnbuchhaltung sendet etwa über das Entgeltprogramm eine Anfrage nach der eAU an den zentralen Kommunikationsserver aller gesetzlichen Krankenversicherungen.
5. Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhält eine Benachrichtigung, dass die eAU nun vorliegt. Der Abruf sollte einen Tag nachdem der Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat möglich sein.

Welche Daten können Arbeitgeber bei der Krankenkasse abfragen?

Bei den Daten, die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abfragen darf, gibt es keine Unterschiede zu den Angaben, die auf dem bisherigen „Gelben Schein“ stehen, erklärt Rechtsanwältin Kathrin Bürger. Es geht demnach um

1. den Namen des Beschäftigten
2. den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
3. das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
4. die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung sowie
5. die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Wie lange dürfen Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung speichern?

Früher wurden die Daten vom „Gelben Schein“ per Hand ins Entgeltabrechnungsprogramm eingegeben. Mit der eAU landen die Daten automatisch dort. Wie lange die Daten dort gespeichert sind, ist von der genutzten Software abhängig. Der Gesetzgeber schreibt keine Aufbewahrungsfristen vor. Sinnvoll ist es aber, die Daten zur Entgeltfortzahlung bis zur nächsten Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger aufzubewahren, die etwa alle vier Jahre ansteht. Die Daten mindestens vier Jahre aufzubewahren ist auch angesichts der Fristen sinnvoll, die für die Erstattung der Lohnfortzahlung durch die Krankenkassen gelten.

Ewig speichern dürfen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten jedoch nicht. Denn es handelt sich um besonders schutzwürdige personenbezogene Daten, die nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es erforderlich ist.

Muss der Arbeitnehmer sich weiterhin krankmelden?

Ja. An der Pflicht, dass sich Mitarbeiter unverzüglich krankmelden zu müssen, ändert sich nichts. Auch die anderen gesetzlichen Regelungen rund um das Thema Krankschreibung bleiben dieselben.

Mehr zum Thema: Krankschreibung: Ein Arbeitsrechtler klärt Irrtümer auf

Wie sind die Erfahrungen bislang mit der elektronischen Krankschreibung?

Von 0 auf 100 wird es mit der eAU ab 1. Januar nicht gehen, denn das System hat längst Eingang in den Alltag gefunden. Seit 1. Oktober 2021 übermitteln Ärzte bereits die AUs digital an die Krankenkassen. Und seit 1. Januar 2022 rufen Arbeitgeber diese Daten ab. Am 31. Dezember dieses Jahres endet diese sogenannte Pilotphase.

Die Zwischenbilanz: Bis Ende August dieses Jahres waren insgesamt mehr als 22,2 Millionen eAUs von Arztpraxen an Krankenkassen worden, teilt der Spitzenverband der GKV mit. Auf der anderen Seite hatten Arbeitgeber etwa 1,5 Millionen Krankmeldungen auf elektronischem Weg abgerufen.

Wie sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter informieren?

Rechtsanwältin Kathrin Bürger kennt aus ihrer Praxis keine Fälle, in denen es wegen der eAU arbeitsrechtliche Probleme gab. Damit das auch für Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2023 so bleibt, rät sie zu folgender Vorgehensweise: „Kommunizieren Sie gegenüber der Belegschaft klar, was ab diesem Datum gilt. Es darf nicht passieren, dass die Mitarbeiter denken, dass künftig alles automatisch funktioniert. Von der Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit sind sie nicht entbunden.“

Und: Verlängert sich der Krankheitsfall des Mitarbeiters, ist jedes Mal eine neue AU notwendig, wie in der analogen Zeit auch. Nur dass künftig die Prozesse einfacher – und papiersparender sind.

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