Die US-amerikanische Firma Xerox vertreibt seit Jahrzehnten Multifunktionsgeräte, die kopieren, drucken und scannen können. Die wuchtigen grauen Kästen verrichten ihren Dienst in Unternehmen, Krankenhäusern und Behörden. Doch vor zwei Jahren kamen sie plötzlich in Verruf. Der Grund: Es war herausgekommen, dass sie beim Scannen patzen. Die Geräte verwechselten Zahlen: Aus Sechsen wurden Achten, aus Einsen Vieren, Zweien verwandelten sich in Einsen – unvorhersehbar und zufällig. Hinter dem Zahlenroulette verbarg sich ein Fehler in der Kompressionssoftware, der acht Jahre lang unbemerkt geblieben war. Die betroffenen Xerox-Geräte erzeugten in der Werkseinstellung komprimierte Scans im sogenannten JBig2-Format. Die Dateien waren zwar sehr platzsparend – dafür enthielten sie Zahlensalat.
Unter Digital-Archivaren brach Panik aus: Milliarden von Seiten, die sie mit Xerox-Geräten eingelesen hatten, wurden anschließend geschreddert. Baupläne für Autobahnbrücken und Hochhäuser, Produktionsanleitungen für Medikamente, Flugpläne – wo sich die verkehrten Zahlen eingeschlichen hatten, ließ sich nunmehr kaum noch feststellen. Inzwischen hat Xerox die Software der Geräte erneuert, der Fehler ist verschwunden. Das Beispiel zeigt aber: Digitale Archive sind fehleranfällig, der Traum vom papierlosen Büro kann sich mit einem Schlag in einen Albtraum verwandeln.
Unternehmer benötigen neben der richtigen Technik ein umfassendes Konzept, mit dem sie sicherstellen, dass sie die Vorteile der Technik nutzen und die Nachteile vermeiden. impulse erklärt, worauf es dabei ankommt.
1. Was bringt es, Papierbelege abzuschaffen?
Erstens: Papierablagen sind teuer. Es müssen nicht nur Räume mit Regalen voller Ordner bereitgehalten werden, zusätzlich muss sich jemand ums Archiv kümmern und bei Bedarf auch nach vielen Jahren noch Belege, Rechnungen oder Briefe heraussuchen.
Zweitens: Wer seine Unterlagen digital verwaltet, hat schnellen Zugriff auf alle Dokumente und kann sie direkt an Steuerberater, Kunden, Finanzämter oder Mitarbeiter weiterreichen.
Drittens: In fast allen Unternehmen aller Größen gehört es schlicht zum Standard, Belege elektronisch zu erfassen. „Das reicht vom professionellen Scannen bis hin zum Abfotografieren mit dem Handy, was auch schon sehr verbreitet ist“, sagt Unternehmensberater Ulrich Kampffmeyer.
2. Was sollte der Scanner leisten?
Eine Bildauflösung von mindestens 300 dpi (dots per inch/Punkte pro Zoll) ist Pflicht. Wer nur ab und zu Dokumente elektronisch erfasst, kommt meist auch mit einem simplen Flachbettscanner zurecht. Firmen, die sämtliche Rechnungen, Verträge und Bestellzettel digitalisieren und die Originale anschließend vernichten möchten, benötigen hingegen ein hochwertiges Gerät, das bis zu 40 Seiten pro Minute einliest.
Der IT-Dienstleister Datev empfiehlt Scanner, mit denen sich nicht nur Din-A4-Dokumente, sondern auch kleinere Belege scannen lassen. Am besten greife man zu Modellen, die den sogenannten Duplex-Scan beherrschen. Sie erfassen auch Belege, die beidseitig bedruckt sind. Diese Modelle kosten mindestens 500 Euro.
3. Akzeptieren Finanzämter digitale Unterlagen?
Ja. Sämtliche Dokumente, die für Finanzbehörden interessant sind, beispielsweise Rechnungen und Belege, akzeptieren Prüfer auch in elektronischer Form, und das bereits seit mehr als 20 Jahren. Die Behörden empfehlen Unternehmen inzwischen ausdrücklich, Unterlagen elektronisch einzureichen, bei manchen Belegen ist das sogar Pflicht.
Wichtig: Die Dokumente müssen nach den Grundsätzen „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gescannt und gespeichert werden. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter schreibt unter anderem vor, dass die Dateien technisch nicht verändert werden dürfen. Einzeln erstellte Aufzeichnungen müssen einzeln abrufbar sein, nicht nur als Sammeldokument. Belege für langlebiges Anlagevermögen sind über die gesamte Abschreibungsdauer aufzubewahren. (Lesen Sie hier mehr zu Aufbewahrungsfristen.)
4. Sind digitale Dokumente vor Gericht zugelassen?
Zumindest teilweise. Im Handels- und Steuerrecht werden elektronische Dokumente ohne Einschränkungen anerkannt. Bei Zivilprozessen oder wenn es um Produkthaftungen geht, sind sie hingegen nur bedingt als Beweis zulässig. Die Richter prüfen im Einzelfall, ob sie elektronischen Dokumenten vertrauen und ob sie genau nachvollziehen können, wie diese digitalisiert wurden – seit dem Xerox-Fall wird auf diesen Aspekt besonders viel Wert gelegt.
Weisen Unternehmer nach, dass jeder Scanvorgang bei ihnen dokumentiert wird, werden elektronische Akten in der Regel akzeptiert. Voraussetzung hierfür ist der Einsatz einer speziellen Software. Sie protokolliert bei jedem Ablichtungsvorgang automatisch, wie und wann der Scan entstanden ist, und erzeugt eine schreibgeschützte Datei, die danach archiviert wird. Die Aufzeichnung hilft dabei, Belege später einmal schnell wiederzufinden – zum Beispiel wenn sie vor Gericht gebraucht werden. Anwälte legen mittlerweile fast immer zunächst Dokumente als elektronische Kopie vor, erklärt Experte Kampffmeyer. „Erst wenn sich die Unterlagen der beiden Parteien unterscheiden, fragen Richter nach den Papieroriginalen.“
5. Welche Dokumente benötige ich weiterhin auf Papier?
Von wichtigen Urkunden und Verträgen, über die vor Gericht womöglich gestritten werden könnte, sollten Unternehmer sicherheitshalber auch das Original aufbewahren. Manche Dokumente akzeptieren Gerichte und Behörden nur in Papierform. Dazu gehören beispielsweise Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind. Solche Dokumente sind ausschließlich gültig, wenn sie mit sämtlichen Wasserzeichen, Siegeln, Nieten oder Schnüren vorliegen, mit denen sie ursprünglich ausgestellt worden sind.
6. Wie werden meine Scans rechtssicher?
Das Wichtigste ist eine „ordnungsgemäße Buchführung“ gemäß GoBD (siehe Punkt 3). So müssen elektronische Dokumente mindestens genauso sicher verwahrt sein wie Papierunterlagen, die üblicherweise in einem verschlossenen Schrank lagern. Firewalls und Antivirusprogramme müssen auf den neuesten Stand der Technik gebracht werden. Verbindliche Vorschriften gibt es dazu nicht, Hinweise liefert jedoch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in seiner technischen Richtlinie Resiscan.
7. Was tue ich mit den Papieroriginalen?
Sind diese Anforderungen erfüllt, können Unternehmer Papieroriginale vernichten. Bei vertraulichen Dokumenten empfiehlt sich dafür der gute alte Schredder. Bei größeren Papiermengen bieten lokale Dienstleister ihre Hilfe an: Sie entsorgen regalmeterweise Akten und garantieren Datenschutz und Diskretion.
8. In welchem Format soll ich Dokumente abspeichern?
Experten empfehlen, die Auflösung in jedem Fall so hoch wie möglich anzusetzen (siehe Punkt 2) und Dokumente in Farbe einzuscannen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie rät zu Dateiformaten wie schreibgeschützten PDFs oder TIFFs. Das ist wichtig, damit sich die Dokumente nicht nachträglich manipulieren lassen. Weil sie so weit verbreitet sind, werden diese Formate mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in Jahrzehnten noch lesbar sein. Nach Möglichkeit sollten alle eingescannten Dokumente im gleichen Format abgespeichert werden.
9. Wo soll ich sie abspeichern?
Keinesfalls einfach in Windows-Ordnern auf der Festplatte, sondern in einer professionellen Datenbank, die jeden Scan automatisch mit sogenannten Metadaten wie dem Einlesedatum, dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments versieht. Diese erleichtern später das Wiederfinden. Inhouse-Systeme auf lokalen Servern kosten mehrere tausend Euro. Einfache Systeme lassen sich ab 49 Euro pro Monat mieten.
Eine weitere Möglichkeit bieten Cloud-Anbieter, die den Zugriff auf die Dokumente von jedem beliebigen PC aus ermöglichen. Wichtig: Der Anbieter sollte seine Server in Deutschland betreiben, damit die Daten jederzeit verfügbar sind. Empfehlenswerte Cloud-Lösungen kosten rund 39 Euro monatlich.
Lesen Sie hier, was Sie über die digitale Personalakte wissen müssen.
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