Erholungsbeihilfe: Was Arbeitgeber wissen müssen

Braucht ein Arbeitnehmer eine Auszeit zur Erholung, kann ihm der Arbeitgeber mit der Erholungsbeihilfe unter die Arme greifen. Welche Regeln dafür gelten und bis zu welchem Betrag Chefs von einer günstigen Besteuerung profitieren. Was ist die Erholungsbeihilfe? „Es handelt sich bei der Erholungsbeihilfe um einen freiwilligen Zuschuss des Arbeitgebers zu den Erholungskosten eines Arbeitnehmers“, erklärt Martin Costa, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Helmhagen & Partner. „Das kann zum Beispiel die Zahlung eines Kuraufenthalts sein.“ Selbst den Urlaub zuhause können sich Arbeitnehmer bezuschussen lassen, solange sie sich dazu verpflichten, ihn tatsächlich zur Erholung zu nutzen, so der Experte. Wichtig ist: Die Erholungsbeihilfe muss tatsächlich zur Erholung genutzt und entsprechend dokumentiert werden. Und dafür gibt es Regeln. Welche Voraussetzungen gibt es für die Erholungsbeihilfe? 1. Die Erholungsbeihilfe ist zweckgebunden Egal, ob für eine Kur, eine Wellnessreise oder den Besuch im Spaßbad – wofür die Erholungsbeihilfe eingesetzt wird, darüber muss der Arbeitgeber einen Nachweis verlangen. Bei einer Betriebsprüfung könne es ohne entsprechende Belege sonst zu Problemen kommen, so Costa. Wie kann so ein Nachweis aussehen? Bei einem Ticket für den Freizeitpark oder eine Therme könnten Arbeitgeber die Quittungen verlangen, sagt Costa. Chefs könnten aber auch Rechnungen für die Erholung direkt begleichen – etwa bei einem Aufenthalt in der Kurklinik. Für welche Zwecke Arbeitnehmer die Erholungsbeihilfe einsetzen dürfen, darüber entscheidet das Finanzamt, erklärt Costa. Jedoch müssten sich Arbeitnehmer die Zusicherung nicht vor der Zahlung einholen, so der Steuerberater. Schließlich sei es auch im Sinne des Gesetzgebers, eine notwendige Erholung möglichst unkompliziert zu gewähren. 2. Die Erholungsbeihilfe ist zeitgebunden Die Erholungsbeihilfe ist an ein Kalenderjahr gebunden und kann nicht übertragen werden. Und: „Es muss immer ein zeitlich enger Zusammenhang zur Erholungsmaßnahme gegeben sein“, sagt der Steuerberater. Der Arbeitgeber darf den Zuschuss darum frühestens drei Monate vor oder spätestens drei Monate nach der Erholungsmaßnahme zahlen. 3. Die Erholungsbeihilfe ist nicht auf andere übertragbar Den Zuschuss von einem Arbeitnehmer auf den anderen übertragen? Das dürfen Arbeitgeber bei der Erholungsbeihilfe nicht. Wichtig für die Buchhaltung: Die Zahlung der Erholungsbeihilfe müssen Arbeitgeber von der Zahlung des Arbeitsentgelts trennen. „Sowohl Barzuschüsse als auch Sachbezüge sind möglich“, so Costa. Als Sachbezug gilt etwa ein Gutschein für eine Therme. Welchen Mitarbeitern dürfen Chefs Erholungsbeihilfe zahlen? Egal, ob Werkstudent, Teilzeitkraft oder Zeitarbeiter: „Alle Mitarbeiter dürfen eine Erholungsbeihilfe empfangen“, so Costa. Auch 450-Euro-Jobber und andere Minijobber können einen Zuschuss mit Pauschalsteuer erhalten, ohne Sozialversicherung zahlen zu müssen. Statt 450 Euro im Monat kann ein Arbeitgeber einem einzelnen Arbeitnehmer im Jahr 2019 dann etwa insgesamt 606 Euro (450 Euro Arbeitsentgelt + 156 Euro pauschalversteuerter Jahreshöchstbetrag) zahlen. Pauschalsteuer: Welche Jahreshöchstbeträge gelten für die Erholungsbeihilfe? Prinzipiell steht es dem Arbeitgeber frei, wie viel Erholungsbeihilfe er zahlen möchte. Allerdings kommt er steuerlich besser weg, wenn er sich an Jahreshöchstbeträge bei der Pauschalsteuer hält. Grundsätzlich gilt bei der Erholungsbeihilfe eine Pauschalsteuer von 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, so Costa (steuerfreie Ausnahmen siehe unten). Diese Regelung gilt bis zu den folgenden Jahreshöchstbeträge (Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG): 156 Euro für den Arbeitnehmer 104 Euro für den Ehepartner bzw. eingetragenen Lebenspartner 52 Euro je kindergeldberechtigtes Kind Bis zu diesen Beträgen tragen Arbeitgeber die Pauschalsteuer, Sozialversicherungsausgaben werden keine fällig. Aber Achtung: „Wenn diese Beträge überstiegen werden, liegen sie außerhalb dieser Pauschalsteuer. Dann gilt regulär die gleiche Besteuerung wie bei jedem anderen Arbeitslohn auch“, sagt Costa. Und zwar für den gesamten Betrag; denn es handelt sich um eine so genannte Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Außerdem muss der Arbeitnehmer die pauschalversteuerte Erholungsbeihilfe restlos auf den Cent verbrauchen – sonst gilt sie als steuerpflichtige Sonderzahlung des Arbeitgebers. Der Zuschuss lässt sich auch über das Kalenderjahr hinweg stückeln (zum Beispiel: Freizeitparkticket + Thermeneintritt + Fußmassagekosten). Wann ist die Erholungsbeihilfe steuerfrei? Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit (Beträge bis 600 Euro pro Jahr) Die Lohnsteuerrichtlinien R.3.11 Abs.2., ermöglichen eine steuerfreie Unterstützung durch private Arbeitgeber bei Beträgen bis 600 Euro, „wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind, z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen.“ Um zu bestimmen, ob eine steuerfreie Förderung möglich ist, muss der Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen erfüllen und sich zum Beispiel mit dem Betriebsrat oder anderen Vertreter des Arbeitnehmers kurzschließen. „Typisch ist der Fall, dass ein Arbeitnehmer sich einer Kur unterziehen will“, so Costa. Dann kann der Arbeitgeber den Kuraufenthalt steuerfrei übernehmen. „Im Übrigen gilt diese 600-Euro-Freigrenze auch für die Kinder eines Arbeitnehmers.“ Auch diesen könnte der Arbeitgeber in begründeten Fällen etwa den Kuraufenthalt bezahlen. Aber Achtung: „Der Aufenthalt des begleitenden Elternteils wird nicht durch die Erholungsbeihilfe bezuschusst“, sagt Costa. Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bei Berufskrankheiten (Beträge ab 600 Euro pro Jahr aufwärts) „Der Betrag ist in bestimmten Fällen nicht auf 600 Euro beschränkt. Typisch ist das bei einer Staublunge oder Bleivergiftung, bei denen man weiß: Diese Berufskrankheiten sind typisch für ein bestimmtes Berufsbild. Ein Urteil vom Bundesfinanzhof hat das 1954 entschieden“, erklärt Costa. Allerdings seien die Fälle, in denen auch höhere Beihilfen steuerfrei sind, sehr speziell: „Burn-out zählt zum Beispiel nicht zu solchen Berufskrankheiten.“ Maßnahmen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und Maßnahmen zur allgemeinen betrieblichen Gesundheitsförderung (Beträge bis 500 Euro pro Jahr) Costa erklärt: „Hier geht es darum: Wie kann ich allgemeinen arbeitsbedingten körperlichen Belastungen vorbeugen? Wie kann ich Bewegungsgewohnheiten verbessern? Das betrifft auch den Bereich Ernährung.“ Diese Unterstützung ist bis 500 Euro pro Jahr steuerfrei. Hinter den Maßnahmen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes verbergen sich dann zum Beispiel Gesundheitskurse – etwa Rückengymnastik, Aufenthalte in gesundheitsförderlichen Einrichtungen oder auch Entspannungsmaßnahmen wie Massagen. Als betriebliche Gesundheitsförderung gelten etwa von Krankenkassen anerkannte Maßnahmen und Kurse – zum Beispiel ein zertifizierter Kurs in Autogenem Training oder Progressiver Muskelentspannung. Können Chefs Erholungsbeihilfe trotz Urlaubsgeld zahlen? Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfe müssen Chefs unabhängig voneinander betrachten, so der Steuerberater. Das heißt, egal, ob einem Arbeitnehmer Urlaubsgeld zusteht oder nicht: Der Arbeitgeber kann ihm eine Erholungsbeihilfe anbieten. Und: „Sie werden nicht aufeinander angerechnet.“ Lesen Sie hier: Was Arbeitgeber über Urlaubsgeld wissen sollten Zudem kann die Erholungsbeihilfe einen Steuervorteil gegenüber dem Urlaubsgeld bringen. „Das Urlaubsgeld ist steuer- und sozialpflichtiger Arbeitslohn“, erklärt Costa. Dadurch seien in der Regel mehr Steuern fällig als bei der häufig pauschalversteuerten oder unter Umständen sogar steuerfreien Erholungsbeihilfe.