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Endlich mal Urlaub machen, abschalten und entspannen: Dieser Wunsch wird leider nur für wenige Unternehmerinnen und Unternehmer Realität. Viel zu häufig rufen Mitarbeitende sie auch in den Ferien an, schicken dringende E-Mails mit Fragen zu Aufträgen, Kundinnen und Mitarbeitern. Abends im Hotelzimmer werden sie beantwortet. Und das gute Buch? Muss mal wieder warten.
Eine Auszeit – und sei sie noch so kurz – braucht eine präzise Vorbereitung. Beherzige die folgenden sechs Tipps, damit deine Abwesenheit als Chefin oder Chef wirklich erholsam wird.
Tipp 1: Termine rechtzeitig vor der Abwesenheit planen
Steht der Termin für den eigenen Urlaub erst einmal fest, beginnt die Planung. Meist überschneiden sich die Ferien, egal wie man sie auch legt, mit einigen Geschäftsterminen. Hier solltest du differenzieren: Welche Termine sind Chefinnen- oder Chef-Termine, welche könnten auch Mitarbeitende übernehmen? Die Chefinnen- oder Chef-Termine solltest du frühzeitig zu verschieben versuchen.
Informiere dich auch über die wichtigsten Termine deiner Mitarbeitenden. Organisiere Meetings, um dir einen Überblick über die aktuellen Projekte zu verschaffen. Wie ist der Stand, bei welchen Themen haben die Mitarbeitenden Klärungsbedarf, gibt es Kundinnen oder Kunden, die du als Chefin oder Chef selbst noch kontaktieren solltest?
Lege außerdem ein Teammeeting für den ersten Tag nach deinem Urlaub fest: So können deine Mitarbeitenden dich zu allem updaten, was in deiner Abwesenheit passiert ist. Alternativ verabredest du dich einzeln mit den Mitarbeitenden, die dich bei besonderen Aufgaben vertreten.
Tipp 2: Aufgaben delegieren und Urlaubsvertretungen festlegen
Wer soll dich bei welchen Angelegenheiten vertreten? Diese Frage solltest du für interne Besprechungen ebenso klären wie für Verhandlungen mit Kunden und öffentliche Auftritte. Wer übernimmt zum Beispiel in deiner Urlaubszeit die Begrüßung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Auszubildenden? Wer ist für die Einarbeitung zuständig, wer überreicht Geschenke zu Jubiläen und Geburtstagen? Wer liest die Post?
Im Vorfeld gilt es, die delegierbaren Aufgaben zu definieren. Nun liegt es in deiner Hand, die geeigneten Kolleginnen und Kollegen dafür auszuwählen und sie zu informieren. Bei der Auswahl solltest du sowohl deren Kompetenzen als auch deren aktuelle Arbeitsauslastung im Blick haben. Denn Urlaubszeit ist für die verbleibenden Angestellten oft auch Überstundenzeit. Spreche mit ihnen über eventuelle Mehrarbeit und den späteren Abbau der Überstunden, um Konflikte zu vermeiden. Um das Team zu entlasten und einfache Arbeiten abzugeben, kommen in deinem Unternehmen vielleicht auch Ferienjobber infrage.
Kläre darüber hinaus Kompetenzen und Vollmachten in deiner Abwesenheit. Gibt es eine Unterschriftenregelung in deinem Unternehmen? Wenn ja, ist sie schriftlich fixiert und allen Mitarbeitenden bekannt?
Tipp 3: Kunden und Geschäftspartner über Abwesenheit informieren
Wichtige Kundinnen und Kunden solltest du über deinen Urlaub informieren und gleichzeitig den Kontakt mit neuen Ansprechpartnern herstellen. Empfehlenswert ist auch, deine Geschäftspartnerinnen sowie Steuerberater und Lieferantinnen von deinen Reiseplänen in Kenntnis zu setzen. Bei einem kurzen Telefonat lassen sich anstehende Zahlungs- und Steuertermine sowie Kündigungsfristen besprechen. Die nötigen Unterlagen und Überweisungen kannst du dann vorbereiten.
Tipp 4: Urlaubsübergabe mit dem Team machen
Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub solltest du dir Zeit für eine detaillierte Urlaubsübergabe nehmen. Erstelle für diesen Termin eine Aufgabenliste mit Zuständigkeiten, die das gesamte Team erhält – so weiß jeder Bescheid, wen er oder sie anstelle von dir ansprechen kann.
Informiere deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch darüber, in welchen Fällen du kontaktiert werden möchtest. Nicht vergessen: Deine Urlaubsadresse oder Kontaktmöglichkeiten im Büro hinterlegen. Bist du zum Beispiel abends immer per Zoom oder Teams erreichbar, liest du E-Mails oder ist der Internet-Empfang im Urlaub eher schwierig und ein Telefonat sinnvoller?
Tipp 5: Das Chef-Büro für den Urlaub vorbereiten
Endspurt: Nach dem letzten Übergabe-Meeting solltest du noch daran denken, die Abwesenheitsnotiz bei deinen E-Mails einzustellen, die Umleitung der Telefonverbindung und den Anrufbeantworter einzurichten. Räume vertrauliche Unterlagen weg, schließe die Schränke im Büro ab und sichere deine Daten am Computer. Und los geht’s in den verdienten Jahresurlaub. Wenn dir auf dem Weg zum Urlaubsziel noch vergessene To-dos einfallen sollten, musst du priorisieren: Ist das Thema so dringend, dass du die Firma kontaktieren musst, oder hat es noch Zeit?
Tipp 6: Von den Mitarbeitenden abholen lassen
Wie ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne dich ergangen? Hat alles geklappt? Wo gab es Probleme und was könnte man im nächsten Jahr besser organisieren? All das erfährst du beim Treffen mit deinen Mitarbeitenden nach deinem Urlaub. Das Feedback ist auch geeignet, um Prozesse und Kommunikationswege im Unternehmen kritisch zu hinterfragen. Versuche ansonsten, die ersten Tage nach der Auszeit ein bisschen ruhiger anzugehen und nicht gleich wieder kopfüber in die Arbeit abzutauchen – dann hält auch die Erholung länger.
Stress bewältigen 
