Themenspezial "Flexibles Arbeiten: So funktioniert Teamwork heute"

Flexibles Arbeiten 5 To-dos für Chefs, 5 To-dos für Mitarbeiter

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Schwierigkeiten Arbeit und Privatleben unter einen Hut zu kriegen? Flexibles Arbeiten bietet Mitarbeitern und Unternehmen Vorteile. Doch damit es klappt, müssen alle mitarbeiten.

Schwierigkeiten Arbeit und Privatleben unter einen Hut zu kriegen? Flexibles Arbeiten bietet Mitarbeitern und Unternehmen Vorteile. Doch damit es klappt, müssen alle mitarbeiten.© complize / Photocase

Flexibles Arbeiten ist wunderbar - und kann doch auch ein Fluch sein. Zehn Regeln - fünf für Chefs, fünf für Mitarbeiter - damit die neue Freiheit und Selbstverantwortung für alle ein Gewinn ist.

Keine vollgestopften Busse und Bahnen, kein stressiger Feierabendverkehr und dann arbeiten, wenn man am leistungsfähigsten ist: Home-Office oder flexible Arbeitszeiten sind etwas Feines und dank der modernen Technik für viele Arbeitsplätze auch möglich. Nicht nur die Arbeitnehmer profitieren davon: Arbeitgeber müssen unter Umständen weniger Arbeitsplätze im Unternehmen ausstatten, die Mitarbeiter können zeitlich noch flexibler eingesetzt werden. Und vielleicht das wichtigste Plus: Die Mitarbeiter empfinden die neue Freiheit oft als großen Gewinn – und überlegen es sich zwei Mal, bevor sie den Job wechseln.

Die Vorteile überzeugen offenbar mehr und mehr Betriebe, denn eine Randerscheinung sind flexible Arbeitsmodelle schon lange nicht mehr. Eine neue Befragung des Instituts zur Zukunft der Arbeit zeigt: Jeder fünfte Arbeitnehmer (21 Prozent) hat mittlerweile flexible Arbeitszeiten. Etwas mehr Menschen arbeiten nicht mehr ständig im Büro, sondern verfügen über die Option, im Home-Office zu arbeiten.

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Die Studie zeigt aber auch: Ob es Home-Office gibt oder nicht, hat letztendlich keinen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Denn: Flexibles Arbeiten macht nur die glücklich, die diese Freiheit wollen und mit ihr auch umgehen können. Auf der einen Seite ist jeder Zweite (49 Prozent) unzufrieden, weil er nicht im Home-Office arbeiten darf. Aber immerhin sechs Prozent der Befragten gaben an, Zuhause arbeiten zu dürfen, dies aber gar nicht zu wollen. Für die Studie wurden 3034 Menschen aus Deutschland befragt, darunter 1725 Arbeitnehmer.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer heißt das: Man kann nicht einfach flexibles Arbeiten ermöglichen und dann mal schauen, wie es läuft. Zum einen muss man die rechtlichen Fallstricke kennen. Zum anderen verlangt flexibles Arbeiten Chefs und Mitarbeitern einiges ab.

5 To-dos für Chefs

1. Klare Regeln aufstellen
Als Führungskraft sitzen Sie am Hebel: Sie entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter von Zuhause aus, im Café, der Bahn oder in Timbuktu arbeiten dürfen oder nicht. Und Sie müssen dafür die Regeln aufstellen – das ist Chefsache.

Das muss geklärt sein:

  • Arbeitszeiten: Wann kommt wer? Wer hat wann einen Termin? Wann muss jemand mal früher Feierabend machen? Im festen Büro ist es klar: Wenn jemand nicht da ist, arbeitet er nicht. Doch ob jemand im Home-Office (oder wo auch immer gerade sitzt) gerade konzentriert arbeitet oder Pause macht, ist für niemanden sichtbar. Damit alle wissen, wer wann verfügbar oder erreichbar ist, braucht es einen Plan, der von überall aus einsehbar ist. Im täglichen Klein-Klein ist oft ein Chatprogramm hilfreich, um kurze Status-Updates zu geben: „Ich bin jetzt in der Pause“, „Ich muss jetzt zwei Stunden konzentriert arbeiten und bin offline“, „Tschüss, bis morgen um 9“ – und das Team weiß Bescheid.
  • Aufgaben: Wer arbeitet gerade an was? Die Übersicht über Projekte, Deadlines und Arbeitsbelastung des Teams zu haben, ist für Chefs auch wichtig, wenn alle vor Ort sind. Wenn mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen, ist dies noch wichtiger. Denn ob jemand überlastet ist, hinterherhinkt oder gerade nichts zu tun hat, bekommt man als Führungskraft nicht unmittelbar mit. Da helfen Online-Organisationstools, die von überall aus einsehbar sind.

2. Herausfinden, ob der Mitarbeiter fürs flexible Arbeiten geeignet ist
Doch nicht jeder Mitarbeiter ist produktiv, wenn er nicht in einem Büro mit Kollegen sitzt. Nicht jeden macht das alleine Arbeiten glücklich. Woran erkennt man also, ob ein Mitarbeiter fürs flexible Arbeiten geeignet ist oder nicht? Beobachten Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters und – noch viel wichtiger: Führen Sie Gespräche, bevor Sie ihn ins Home-Office entlassen. Diese Eigenschaften muss ein Mitarbeiter mitbringen:

  • Er hat genug Selbstdisziplin und ist gut im Zeitmanagement.
  • Er hat genug Selbstkontrolle und weiß auch, wann es Zeit für den Feierabend ist.
  • Er besitzt genügend fachliche Kompetenz und kann Aufgaben eigenverantwortlich erledigen.
  • Es macht ihm nichts aus, acht Stunden am Tag allein am Schreibtisch zu sitzen und eventuell auch die Mittagspause allein zu verbringen.
  • Der Mitarbeiter muss nicht zwingend Geschäftspartner oder Kunden bei sich empfangen.
  • Wichtig: Auch die Familie muss das Arbeiten von Zuhause akzeptieren und entsprechend Rücksicht nehmen.

3. Neue Meetingkultur etablieren
Meetings, bei denen sich alle an einen Tisch setzen, gibt es beim flexiblen Arbeiten eher selten. Daher müssen sich Chefs und Mitarbeiter eine neue Meetingkultur erarbeiten. Dafür braucht es zunächst die technische Mittel, etwa Videoübertragung und die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Das Wichtigste aber: Die Technik muss verlässlich funktionieren, die Übertragung muss stabil und klar sein.

Ansonsten gelten ähnliche Regeln wie bei Treffen in persona – sie sind nur noch wichtiger: Pünktlichkeit, ausreden lassen, klare To-dos verteilen und nicht nebenbei noch dieses oder jenes erledigen (sieht ja schließlich keiner). Auch wichtig: Arbeiten mit Post-its oder Flipcharts funktioniert nicht; arbeiten Sie mit digitalen Tools, so dass jeder gleichberechtigt mitmachen kann. Hier lesen Sie, was sonst noch jede Telefon- oder Videokonferenz zur Hölle macht – und deshalb vermieden werden muss.

4. Teamgefühl stärken
Wenn ein Teil der Kollegen vor Ort ist und andere nicht, führt das schnell zu einer Zwei-Klassen-Gesellschaft. Daher sollte erstens gelten: Auch im Chat darf über private Dinge geschrieben werden – so wie man auch in der Teeküche vom letzten Wochenende erzählt. Auch gemeinsame Erlebnisse stärken das Teamgefühl.

5. Vertrauen aufbauen
Ohne Vertrauen von Seiten des Chefs ist flexibles Arbeiten undenkbar. Es gibt keine Stechuhren und Sie sehen auch nicht, wann der Mitarbeiter kommt oder wann er geht. Allein das Ergebnis bekommen Sie zu Gesicht. Um Vertrauen aufzubauen, braucht es also mehr als ein rein geschäftliches Verhältnis. Nehmen Sie sich daher für Ihre Mitarbeiter Zeit.

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5 To-dos für Mitarbeiter

Wer von Zuhause aus arbeitet, braucht mehr Selbstdisziplin und Motivation als im Büro. Denn im Home-Office gibt es weniger soziale Kontrolle – dann räumt man eben doch mal die Waschmaschine aus oder bohrt in der Nase, anstatt seine Arbeit zu machen, für die man bezahlt wird. Oder im Gegenteil: Man arbeitet viel mehr, als gesund ist. Daher braucht auch der Mitarbeiter ein paar Regeln:

1. Abschalten
Feierabend ist Feierabend und sollte nicht damit verbracht werden, geschäftliche E-Mails zu schreiben. Chefs sollten daher von ihren Mitarbeitern nicht verlangen, 24 Stunden erreichbar zu sein, nur weil sie auch von Zuhause aus auf alle Daten zugreifen können. Und für den Mitarbeiter gilt: bewusst Feierabend machen und abschalten.

2. Sich selbst managen
Mitarbeiter, die im Home-Office oder unterwegs arbeiten, müssen sich selbst managen. Dazu gehören Prioritäten setzen, Zeitmanagement oder auch regelmäßig Pause zu machen. Auch der Mitarbeiter muss sich ehrlich selbst einschätzen, bevor er ins Home-Office geht: Bin ich dafür geeignet? Macht es mir Spaß, von Zuhause aus zu arbeiten?

3. Konsequent kommunizieren
Wer nicht im gleichen Gebäude sitzt und sich ohnehin ständig sieht, muss noch konsequenter kommunizieren: Woran arbeite ich? Wie funktionieren die Prozesse? Was brauche ich für meine Arbeit? Wie viele Kapazitäten habe ich noch? Welche Termine müssen eingehalten werden? Und ganz wichtig: Wann und wie bin ich für meine Kollegen erreichbar?

4. Mit Kollegen austauschen
Softskills sind im Home-Office genauso wichtig wie im Büro – vielleicht sogar noch wichtiger. Auch wenn man nicht in einem Büro sitzt, muss der Mitarbeiter ein Teamplayer sein, sich mit den Kollegen austauschen. Er muss einschätzen können, was sie leisten können, worin sie gut sind, wer der richtige Ansprechpartner für ein Problem ist. Trotz eigenem Büro weit weg vom Unternehmen ist man immer noch ein Teamplayer und kein Einzelkämpfer.

5. Sorgfältig und verlässlich arbeiten
Gerade wenn man von Zuhause arbeitet, ist es wichtig, dass Dateien nicht wild mal hier, mal dort gespeichert werden. Am Ende findet niemand etwas wieder. Im Büro kann man schnell was über den Schreibtisch rufen oder einen Kollegen um Rat fragen. Sitzt das Team an verschiedenen Orten, braucht es ein besseres Wissensmanagement, an dem alle mitarbeiten müssen.


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