Schwierige Themen richtig kommunizieren Diese Nachrichten sollten Sie nie per E-Mail überbringen

Pling! Eine E-Mail ist schnell abgeschickt. Aber nicht alle Nachrichten sollte man per E-Mail kommunizieren.

Pling! Eine E-Mail ist schnell abgeschickt. Aber nicht alle Nachrichten sollte man per E-Mail kommunizieren.© Marie Maerz / photocase.de

Per E-Mail können Chefs ihre Angestellten schnell, einfach und direkt erreichen. Und dennoch: In manchen Situationen ist eine E-Mail eine ganz, ganz schlechte Idee. So kommunizieren Sie besser.

Kündigungen aussprechen

„Hiermit sind Sie gekündigt.“

„F**k it … Ich kündige, um meinen Traum zu verfolgen, hier nicht mehr länger zu arbeiten.” Mit diesen Worten trat Sydney Hardy von seinem Job als Chef des englischen Busunternehmens Nippybus zurück. Mit dieser Nachricht warf er nicht nur seinen Job hin, er kündigte damit gleichzeitig seiner gesamten Belegschaft. Per E-Mail.

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So geht es besser: Eine Kündigung sollte man immer in einem Gespräch unter vier Augen aussprechen – aus Respekt vor dem Arbeitnehmer, der in dieser schwierigen Situation sicher viele Fragen hat. Tipps fürs Trennungsgespräch finden Sie in unserem Artikel: „Wie Sie Ihren Mitarbeitern mit Anstand kündigen“. Und wie Sie als Chef souverän schlechte Nachrichten überbringen, erfahren Sie in unserem Interview mit Führungskräfte-Coach Peter Holzer.

Eine schwere Erkrankung oder den Tod eines Mitarbeiters mitteilen

„Herr Schmidt ist gestern leider verstorben.  Unsere Verkaufszahlen sind in diesem Quartal sehr gut!“

Emotional belastende Themen, wie den plötzlichen Tod oder die ernste Erkrankung eines Mitarbeiters, sollten Chefs persönlich kommunizieren. Eine Selbstverständlichkeit? Offenbar nicht für alle Chefs:  Als ihr Kollege überraschend verstarb, sei seine Stelle nur wenige Stunden nach seinem Tod neu ausgeschrieben worden, berichtet eine Leserin auf dem Online-Portal „Zeitblüten“. Eine persönliche Ansprache oder Würdigung des Verstorbenen habe es nicht gegeben. Die Mitarbeiter reagierten verstört und verständnislos.

So geht es besser: Bei mittleren bis kleinen Unternehmen bietet sich in solchen Situationen eine Ansprache des Chefs an die Mitarbeiter an. Ratschläge für den Umgang mit trauernden Mitarbeitern finden Sie in unserem Artikel: „Wie Sie reagieren, wenn Kollegen ein Schicksalsschlag trifft“.

Den Weggang eines Mitarbeiters thematisieren

„Übrigens: Kollege Müller verlässt uns morgen.“

Kurzfristig per E-Mail über das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin informieren? Lieber nicht! Die Nachricht wirft in der Belegschaft oft Fragen auf, Gerüchte können entstehen.

So geht es besser: Der Informationsbedarf ist von Kollege zu Kollege unterschiedlich. Daher sollte der Chef vom Weggang direkt betroffene Mitarbeiter nach Möglichkeit persönlich ansprechen.

Wie Sie eine Kündigung Ihrem Team möglichst schonend beibringen, können Sie in unserem Artikel „Kündigung intern kommunizieren: Wie sage ich’s dem Team?“ nachlesen.

Feedbackgespräche führen

„Unsere Jahresziele können wir doch auch per E-Mail vereinbaren.“

Führungskräfte verbringen einen Großteil ihrer Zeit in Meetings. Für Gespräche mit ihren Mitarbeitern fehlt dadurch oft die Zeit. Da kann es schon mal passieren, dass man für kurze Zeit vor allem über E-Mails kommuniziert.

Bei Feedbackgesprächen aber ist der direkte Austausch immens wichtig – mit allem, was dazugehört: Mimik, Gestik und Tonfall. Bei einer negativen Rückmeldung hat der Mitarbeiter oft Gesprächsbedarf – und über ein Lob freut er sich von Angesicht zu Angesicht noch mehr. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Loben.

So geht es besser: Auch beim Feedback ist das Gespräch unter vier Augen Gold wert. Chefs sollten sich in regelmäßigen Abständen Zeit dafür nehmen und gezielt nachfragen: Wie fühlt sich der Mitarbeiter im Unternehmen? Ist er mit seiner Arbeit zufrieden? Eine gute Vorbereitung auf das Gespräch ist unerlässlich. Dazu gehört es mitunter auch, sich selbst als Chef kritisch zu hinterfragen. Schließlich kann der Mitarbeiter im Feedbackgespräch auch eine Rückmeldung zum Führungsstil geben. Wie Sie die richtigen Fragen im Mitarbeitergespräch stellen, erfahren Sie in unserem Artikel: „Sie wollen Ihre besten Mitarbeiter nicht verlieren? Stellen Sie ihnen diese Fragen“. Und hier lesen Sie, welche Fehler Sie beim Feedbackgespräch auf keinen Fall machen sollten.

Ein neues Aufgabengebiet zuweisen

„Frau Meier, Sie sind ab jetzt auch zuständig für Personalrechtsfragen.“

Auch plötzliche Veränderungen im Berufsleben eines Mitarbeiters, wie beispielsweise das Zuweisen eines neuen Aufgabengebiets, sollten Chefs nicht per E-Mail kommunizieren. Wer wird schon gern vor vollendete Tatsachen gestellt – ohne Möglichkeit, seine Meinung zu äußern?

So geht es besser: Chefs sollten schon vor der Entscheidung das Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen und ihn ins Boot holen. Kann der Mitarbeiter die Gründe zumindest verstehen, fällt es ihm leichter, mit der neuen Situation klarzukommen. Und wer weiß: Vielleicht nennt er sogar gute Gründe, die gegen die geplante Änderung sprechen, oder hat eine Idee für eine bessere Lösung.

So oder so: Je nach Formulierung im Arbeitsvertrag kann es arbeitsrechtlich problematisch sein, einem Mitarbeiter ein neues Aufgabengebiet zuzuweisen. Hier finden Sie mehr Informationen zum Weisungsrecht.

Beschwerden vorbringen

„Herr Kollege, Sie haben sich bei der Konferenz total im Ton vergriffen.“

Wer sich über einen Mitarbeiter ärgert, hat eine Zurechtweisung per E-Mail schnell abgeschickt. Schriftlicher Kommunikation allerdings fehlen wichtige Zwischentöne – der Empfänger bekommt die Botschaft schnell in den falschen Hals. Hinzu kommt: Die Kommunikation ist einseitig. Der Mitarbeiter hat also nicht die Chance, sein Verhalten zu erklären, und fühlt sich daher womöglich ungerecht behandelt. Beschwerden per E-Mail vorzubringen, birgt deswegen Konfliktpotenzial. Und eine ellenlange Diskussion per E-Mail bringt keinem was.

So geht es besser: Auch hier gilt: Am besten ist es von Angesicht zu Angesicht über Probleme zu reden. So können beide Parteien ihre Sichtweisen austauschen und etwaige Missverständnisse aus der Welt schaffen. Aber nicht nur das persönliche Gespräch ist in diesem Fall wichtig, sondern auch das Timing: Im besten Fall ärgert sich der Chef nicht tagelang, sondern sucht zeitnah das Gespräch – sonst weiß der Mitarbeiter vielleicht gar nicht mehr, wovon man redet. Wie man ein solches Gespräch am besten angeht, lesen Sie in unserem Artikel: „Wie Sie Kritik üben, ohne Ihre Mitarbeiter zu verärgern“.

Und falls es doch eine Beschwerde per E-Mail sein muss, beispielsweise weil es sich um eine eher kleinere Sache handelt: Vor dem Versenden sollte man sich noch einmal Gedanken um den genauen Wortlaut machen. Denn eine E-Mail ist zwar schnell abgeschickt, lässt sich aber nicht mehr zurückholen.


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