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Was er gut kann? „Jeden Dachstuhl im Kopf berechnen, ganz ohne App.“ Was ihn nervt? „Musik auf der Baustelle und dass keiner mehr richtig sägen kann.“ Sein Angebot an die Kollegen und Kolleginnen? „Krummes Holz krieg ich gerade. Und ich erzähl euch gern die alten Geschichten von früher.“
Christian Thiele lächelt zufrieden, als er diese Sätze vorliest. Thiele ist Führungskräftetrainer und Teamentwickler aus Garmisch-Partenkirchen. Die Sätze stammen aus einem sogenannten Manual of Me, was frei übersetzt so viel wie „Gebrauchsanweisung für mich“ heißt.
Aufgeschrieben hat sie ein Zimmerer, der seit 40 Jahren in einem familiengeführten Bauunternehmen in Süddeutschland arbeitet und anonym bleiben möchte. „In diesem Betrieb mit rund 220 Mitarbeitenden stand der Wechsel in die dritte Generation an“, erzählt Thiele.
Wie eine Baufirma vom Manual of Me profitiert
Im Führungskreis, zu dem auch der Zimmerer gehört, trafen ältere Mitarbeitende auf junge Kollegen. „Es gab Ängste auf beiden Seiten: Die einen fürchteten, künftig nicht mehr mithalten zu können. Die anderen sorgten sich, nicht ernst genommen zu werden“, sagt Thiele.
Er begleitete das Führungskräfteteam beim Generationenwechsel. Eine seiner Ideen: Jede Führungskraft verfasst ein Manual of Me, also eine Art Steckbrief von sich selbst mit dem Ziel: Alle sollten sich besser kennenlernen und erfahren, worauf die Kollegen in der Zusammenarbeit Wert legen oder auf welche Weise sie gerne Feedback bekommen.
So sollten sie langfristig zu einem funktionierenden Team zusammenwachsen. „Das hat ziemlich gut geklappt“, sagt Thiele.
Das Problem, das der Coach hier beschreibt, gibt es in vielen Unternehmen: Verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Erwartungen arbeiten zusammen. Das kann schnell zu Missverständnissen oder Konflikten führen. Reden allein hilft nicht immer.
Die Lösung kann eine schriftlich verfasste persönliche Anleitung sein: „Wir schließen in der Kommunikation gerne von uns auf andere“, sagt die Kommunikationsexpertin Lisa Holmeier aus Hannover. „Ein Manual of Me zwingt uns dazu, die Perspektive unseres Gegenübers einzunehmen.“
Doch was ist ein Manual of Me genau? Für wen eignet es sich? Welche Probleme lassen sich noch lösen? Und wie erstellt man ein Manual of Me und was sollte drinstehen? Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Wofür kann ich ein Manual of Me einsetzen?
„Sinnvoll ist ein Manual of Me immer dann, wenn Menschen aufeinandertreffen, die sich noch nicht gut kennen oder noch nicht viel zusammengearbeitet haben“, sagt der Führungs- und Teamexperte Normen Ulbrich aus Lüneburg.
Er empfiehlt seinen Klienten ein Manual daher häufig als Unterstützung im Onboarding: Dafür verfasst jedes Teammitglied ein Handbuch von sich. Diese werden gesammelt an die neuen Kollegen und Kolleginnen geschickt. So können sie sich vorab einen Eindruck vom künftigen Team verschaffen.
Ulbrichs Erfahrung nach fühlen sich neue Fachkräfte dadurch wertgeschätzt: „Als Arbeitgeber zeige ich dem neuen Mitarbeiter auf diese Weise, dass es mir wichtig ist, ihn gut ins Team zu integrieren.“ Der Führungskräfteberater empfiehlt, die Manuals etwa zwei Wochen vor dem Start an die neue Kollegin zu schicken.
Außer dem Onboarding gibt es noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten von Manuals:
- beim Generationenwechsel, wie im Fall des süddeutschen Bauunternehmens
- wenn Teams intern neu zusammengesetzt werden
- wenn Teams hybrid oder vollständig remote zusammenarbeiten und sich nur selten oder nie persönlich sehen
- zur Vorbereitung auf Jahresgespräche – Führungskräfte und Mitarbeitende können beispielsweise nachlesen, worauf das Gegenüber beim Feedback Wert legt
- in größeren Unternehmen auch teamübergreifend: „Manche meiner Kunden veranstalten Coffee Calls zwischen Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Abteilungen. Vorab erhält dann jeder das Manual seines Gesprächspartners“, erklärt Normen Ulbrich.
Welche Punkte enthält ein Manual of Me?
Es gibt keine festen Regeln, was im Manual of Me stehen sollte. Teams können sich an der Leitfrage orientieren: Welche Informationen brauchen wir voneinander, um gut miteinander arbeiten zu können?
Daraus lassen sich konkrete Punkte herleiten wie: Zu welchen Zeiten arbeite ich gerne und wann bin ich nicht erreichbar? Möchte ich lieber angerufen werden oder reicht eine Mail? Was brauche ich, um konzentriert zu arbeiten? Welche Aufgaben fallen mir leicht? Wobei kann ich andere unterstützen? Was stresst mich? Wodurch fühle ich mich wertgeschätzt?
Manche Teams nehmen auch private Fragen auf – zum Beispiel zu Haustieren, Hobbys oder Kindern. „Jedes Team muss hier für sich entscheiden, wie offen es miteinander umgehen will“, sagt Thiele. „Es gibt keine Verbote, solange alle mit den ausgewählten Punkten einverstanden sind.“
Du möchtest deine Arbeitsweise oder die deiner Teammitglieder besser verstehen? Dann kannst du als impulse-Mitglied unseren Fragebogen „Optimal arbeiten“ nutzen. Er kann dir auch als Vorlage für ein Manual of Me dienen.
Wie erarbeite ich ein Manual of Me?
Teams können die Manuals of Me in Eigenregie erarbeiten, zum Beispiel in Workshops, in denen es um die Zusammenarbeit und Kommunikation geht. Es braucht eine Moderation, die entweder eine interne Person oder ein Coach übernehmen kann.
„Manchmal entwickeln solche Prozesse dann ein Eigenleben. Das sollte man unbedingt zulassen, denn es bringt oft mehr, als sich an starre Strukturen zu klammern“, sagt der Führungskräftetrainer Christian Thiele.
Die älteren Mitglieder des Führungskräfteteams des Bauunternehmens in Süddeutschland zeigten sich der Idee der Manuals of Me gegenüber zunächst skeptisch und zurückhaltend. Besonders der Zimmerer, der seit 40 Jahren im Betrieb arbeitet, fragte ganz offen, was „der Schmarrn“ solle.
„Ausgerechnet dieser Mitarbeiter war dann aber regelrecht begeistert, als wir erst einmal angefangen hatten, über die einzelnen Punkte zu diskutieren und die Manuals auszufüllen“, erzählt Thiele. Die hübsch designten Vorlagen, die der Coach an das Team ausgeteilt hatte, ignorierte der Mitarbeiter allerdings und notierte sein Manual in krakeliger Handschrift auf kariertem Papier.
Ursprünglich waren die Manuals nur für das Führungsteam gedacht, aber die Methode sprach sich im Unternehmen herum – ganz ohne Zutun des Chefs. „Später habe ich erfahren, dass die Mitarbeitenden aus ganz verschiedenen Abteilungen quer durchs Unternehmen in den Mittagspausen dasaßen und Manuals of Me verfassten“, erzählt Thiele.
Was passiert, wenn die Manuals fertig sind?
„Idealerweise stellen die Teammitglieder sich ihre Manuals dann gegenseitig vor“, sagt Normen Ulbrich. Je nach Teamgröße und Stimmung kann das im kleinen Rahmen passieren, beispielsweise in wechselnden Zweierteams oder im gesamten Team.
„Hier muss der Begleiter ein feines Gespür dafür haben, ob einzelne Teammitglieder sich in einer größeren Gruppe gegebenenfalls unwohl fühlen“, sagt Normen Ulbrich.
Führungskräftecoach Thiele empfiehlt darüber hinaus, die persönlichen Anleitungen etwa einmal im Jahr zu aktualisieren. Das kann ebenfalls im Rahmen eines Team-Workshops passieren. Oder – wenn alle mit der Methode vertraut sind – erledigt dies jeder Mitarbeitende für sich.
Wie können Teams auf die Manuals zugreifen?
Auch hier können Teams ganz nach ihren Vorlieben entscheiden: Manche hängen die Manuals in die Kaffeeküche. Andere legen die Dokumente digital ab und achten darauf, dass nur das betreffende Team Zugriff darauf hat.
Wieder andere hinterlegen das Manual of Me im Profil ihres unternehmensinternen Chat-Tools. „Auch hier gibt es kein Richtig und kein Falsch, sondern jedes Team muss für sich den passenden Weg finden“, sagt Christian Thiele.
Was bringt ein Manual of Me?
Es gibt keine Studien, die gezielt die Wirkung von Manuals of Me untersucht haben. „Wir wissen aber aus zahlreichen Untersuchungen, wie wichtig gute Kommunikation in Unternehmen ist“, sagt die Expertin Lisa Holtmeier.
„Fehlende Kommunikation kann ein großer Stressfaktor für unsere psychische und physische Gesundheit sein. Andererseits kann gute und transparente Kommunikation krankheitsbedingte Fehlzeiten reduzieren.“
Holtmeier ist überzeugt, dass ein Manual of Me vielen Teams Sicherheit gibt. „Die Mitarbeitenden wissen dann beispielsweise: Okay, auf diese Weise bekommt meine Chefin gerne Feedback. Viele verstehen das auch als Einladung, tatsächlich Feedback zu geben. Zuvor hätten sie sich das vielleicht gar nicht getraut.“
Dass die Arbeit an den persönlichen Anleitungen etwas gebracht hat, lässt sich im Bauunternehmen aus Süddeutschland sogar an Zahlen ablesen. „Vor dem Generationenwechsel lag beispielsweise die Kunden-Weiterempfehlungsrate bei 82 Prozent. Binnen eines Jahres ist sie auf 94 Prozent gestiegen“, erzählt Coach Christian Thiele.
Die Koordination in den Teams verbesserte sich, was sich unter anderem daran ablesen lässt, dass 23 Prozent weniger Materialverschnitt anfiel. „Binnen zwölf Monaten gab es außerdem keine einzige Kündigung, und der Krankenstand halbierte sich von 8,2 Prozent auf 4,1 Prozent.
„Natürlich lassen sich diese Verbesserungen nicht allein auf die Manuals of Me zurückführen“, sagt Thiele. Aber sie haben seiner Meinung nach mit dazu beigetragen, dass das Team sich besser kennengelernt hat – und dadurch effizienter zusammenarbeitet.
Praxisbeispiel: Manual of Me im Onboarding
Das Unternehmen Oton & Friends aus Winsen (Luhe) ist ein Netzwerk für kleine und mittelständische Hörgeräteakustiker und nutzt das Manual of Me fürs Onboarding neuer Kollegen und Kolleginnen.
Das Team hat 15 Mitarbeitende, aber eine Herausforderung: „Ein Teil unserer Kollegen arbeitet im Außendienst und ist selten im Büro“, sagt Gründer und Geschäftsführer Andreas Roberg. „Dadurch dauert es manchmal Monate, bis sich alle persönlich kennenlernen können.“
Zusammen mit Normen Ulbrich entwickelte das Team daher eine „Friends-Box“, eine Schachtel, die neue Kollegen schon einige Tage vor ihrem offiziellen Start bekommen: „Darin enthalten sind die Manuals of Me aller Teammitglieder. Die stellen wir wie ein Freundebuch zum Durchblättern zusammen“, erzählt Marketingleiterin Jana Dallmann.
„Die Box enthält aber auch unsere Unternehmensmission und -vision, die wir im Team erarbeitet haben. Alles zusammen soll neuen Kollegen den Start erleichtern und Orientierung geben.“ Im Büro des Unternehmens hat die Friends-Box ebenfalls einen festen Platz. So können auch langjährige Mitarbeitende bei Bedarf noch mal einen Blick in die Manuals der Kolleginnen und Kollegen werfen.
Auch die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fertigen nach einigen Wochen im Betrieb ein Manual of Me von sich an. Berater Ulbrich rät dazu, hier nichts zu überstürzen: „Ich empfehle immer, erst einmal in den persönlichen Austausch zu gehen.
Idealerweise hat die neue Kollegin in den ersten drei, vier Wochen die Chance, möglichst mit jedem Teammitglied mal Mittagessen zu gehen. Die Manuals, die sie vorab bekommen hat, können hierfür eine gute Gesprächsgrundlage bieten.“
Wer "Manual of Me" erfunden hat
Das Konzept des Manual of Me geht auf den US-amerikanischen Organisationspsychologen Ben Dattner zurück. Er entwickelte es in den 2000er-Jahren, damit Teams besser zusammenarbeiten können.
Bekannt wurde es aber auch durch Interviews, die der „New York-Times“-Autor Adam Bryant mit Wirtschaftsbossen für seine Kolumne „Corner Office“ führte.
In einem Interview aus dem Jahr 2013 beschreibt Ivar Kroghrud, damals CEO des Online-Umfragetools Questback, wie er für sein Team ein Handbuch von sich selbst erstellt hat.
Der britische Strategieberater Matthew Knight hat später die Plattform manualof.me ins Leben gerufen. Dort erklärt er das Konzept ausführlich und stellt zur Inspiration auch eine Gebrauchsanleitung für sich selbst vor.
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