Meetings moderieren 10 heikle Meeting-Situationen und wie Sie sie lösen können
Wenn Chefs Meetings moderieren, kann es zu heiklen Situationen kommen.

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Alle schweigen, einer hört nicht auf zu reden, zwei streiten. Wenn Team-Meetings nicht rundlaufen, sollten Chefs schnell reagieren. Eine Moderationstrainerin zeigt, wie Sie typische Herausforderungen meistern.

Die Teilnehmer weichen vom Thema ab

Die Agenda steht, doch statt ums Tagesgeschäft dreht sich das Meeting plötzlich um grundsätzliche Fragen. Statt diese einfach abzuwürgen, sollten Moderatoren den Gesprächsbedarf dahinter wahrnehmen und einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen machen.

Das lässt sich laut der Moderationstrainerin Anja von Kanitz etwa so formulieren: „Ich merke, dass dir das Thema sehr wichtig ist. Darum werden wir uns auch noch kümmern müssen. Heute möchte ich zunächst den Fokus auf das geplante Thema setzen, damit wir da Ergebnisse erzielen. Wir können dann nachher schauen, wo der geeignete Rahmen für deine Anliegen ist.“ Als Unterstützung können Chefs auch einen Themenspeicher anlegen, in dem sie offene Themen notieren und später wieder aufgreifen.

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Einige Personen reden immer, während andere nie zu Wort kommen

„In einem schlecht moderierten Meeting gewinnt der, der am stärksten seine Sache durchboxen kann – so eine Dynamik sollte man unterbinden“, sagt von Kanitz. Auf Vielredner sollten Führungskräfte freundlich, aber bestimmt reagieren: „Okay, Sie schlagen XY vor. Ich möchte jetzt erst einen Überblick bekommen, wie die Vorschläge der anderen Parteien aussehen, bevor wir eine gemeinsame Entscheidung treffen.“

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Gerade wenn Chefs neue Ideen sammeln möchten, sprudeln manche Mitarbeiter drauflos, während andere ruhig bleiben. Um das zu vermeiden, kann man Vorschläge still und anonym sammeln, zum Beispiel mit einem Brainwriting. Das verhindert, dass Vielredner voreilig eine Diskussion anzetteln. Introvertierten Angestellten gibt diese Methode außerdem den Raum, ihre Einfälle einzubringen.

In der anschließenden Diskussion können Punktesysteme dabei helfen, dass keine Stimme übersehen wird: Alle stimmen über ihre favorisierte Idee ab, sodass sich eine Rangfolge ergibt. So schaffen Moderatoren einen sachlichen Rahmen, der weniger Spielraum für Kämpfe unter den Teilnehmern gibt.

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Eine Person macht einen Vorschlag und alle verdrehen die Augen

Seufzen, Augen verdrehen, „Das klappt nie“-Rufe – besonders sensible oder introvertierte Menschen kann es abschrecken, wenn sie negative Reaktionen auf ihre Einfälle bekommen, sagt Moderationstrainerin von Kanitz.

Die Expertin rät deshalb, Brainstorming und Diskussion methodisch zu trennen. Reagiert jemand negativ auf einen Vorschlag, sollten Moderatoren dieses Verhalten direkt ansprechen: „Du möchtest schon in die Diskussion einsteigen. Das möchte ich an dieser Stelle noch nicht, wir sammeln noch Vorschläge.“ Nonverbales Verhalten, wie Augen verdrehen oder Handgesten, behandle die Moderationstrainerin dabei genauso wie Redebeiträge: „Ich sehe, dass Sie nicht ganz einverstanden sind. Was schlagen Sie vor?“ oder: „Wenn Sie anderer Meinung sind, sagen Sie das bitte offen. Die indirekten Unmutsbekundungen bringen uns in der Diskussion nicht gut weiter.“

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Zwei Teilnehmer streiten sich

Sind zwei Mitarbeiter unterschiedlicher Meinung, kann das schnell zu einer hitzigen Debatte führen. In solchen Situationen sollte der Moderator oder die Moderatorin in eine vermittelnde Rolle wechseln. Führungskräfte sollten genau zuhören, das Gesagte in eigenen Worten zusammenfassen und dabei auf Zwischentöne achten. Denn nicht immer muss ein Streit mit dem Meeting selbst zu tun haben. „Es kann sein, dass die Sache nur vorgeschoben ist und mehr dahintersteckt“, sagt von Kanitz. Dann geht es vielleicht gar nicht um die Urlaubsplanung, sondern darum, wer sich in der Gruppe durchsetzt. Auch wenn es sich nur um kleine Kabbeleien handelt, rät die Expertin dazu einzugreifen.

Generell gilt: Moderatoren müssen abwägen, was ins Meeting passt. Bei größeren Probleme kann ein Folgetermin mit den Betroffenen sinnvoll sein.

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Eine Person kommt häufig zu spät

Auf keinen Fall sollten Chefs auf Zu-spät-Kommer warten – sonst gewöhnen sie es sich an, meint Moderationsexpertin von Kanitz. Wer zu spät komme, müsse das Gefühl haben, etwas Wichtiges zu verpassen.

Sie selbst schenke Trödlern in Meetings keine Aufmerksamkeit: Eine extra Begrüßung oder gar eine Zusammenfassung wirke wie eine Belohnung. Und wie eine Bestrafung für die, die pünktlich waren. Häuft sich das Verhalten, sollten Führungskräfte lieber das Vier-Augen-Gespräch suchen.

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Die Teilnehmer sind nicht bei der Sache

E-Mails beantworten, mit Kollegen chatten oder andere Aufgaben bearbeiten – besonders in Online-Meetings sind viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer abgelenkt. Das kann ein Zeichen von Langeweile sein, doch nicht immer ist es möglich, die Zuhörer stärker einzubeziehen, sagt von Kanitz. In diesen Fällen rät sie Chefs, mit offenen Karten zu spielen: „Wir haben nur eine Stunde Zeit, ich möchte konzentriert mit euch arbeiten, bitte tut mir den Gefallen und macht die anderen Fenster zu.“

Nicht jeden kurzen Blick aufs Handy müssen Moderatoren aber direkt adressieren: In langen Meetings sei es auch in Ordnung, wenn sich gelegentlich jemand ausklinkt. Solange es den Ablauf des Meetings nicht störe, drücke die Moderationsexpertin auch mal ein Auge zu.

Die Teilnehmer reden laut

Tuscheleien während des Meetings sind ein Konzentrationskiller; von Kanitz rät jedoch davon ab, sie mit einem vorwurfsvollen „Jetzt hört doch mal zu“-Ton zu beenden. Stattdessen fragt sie in solchen Fällen interessiert: „Ihr zwei diskutiert gerade etwas, vielleicht könnt ihr das in die große Runde einbringen?“

Drehte sich das Gespräch nicht ums Thema, sei die Sache damit meist erledigt. Es komme aber auch vor, dass einer der Beteiligten einen wichtigen Beitrag habe und sich nur vorab beim Nachbarn Rückendeckung einholen wollte.

Niemand sagt etwas

Gegen das große Schweigen kann zunächst helfen, einzelne Personen anzusprechen: „Herr X/ Frau Y, was sagen Sie dazu? Was ist Ihre Idee?“ In internen Meetings haben Führungskräfte den Vorteil, dass sie die Stärken und Expertisen ihrer Teammitglieder kennen und wissen, wer sich auskennen könnte.

Möchten Chefs eine neue Aufgabe verteilen, sollten sie die Stille nicht mit Unwillen gleichsetzen, warnt Moderationstrainerin von Kanitz: „Das heißt nicht immer, dass eine Aufgabe unattraktiv ist oder die Motivation fehlt, sondern es ist vielleicht eine Frage des Selbstbewusstseins oder ein Zeichen, dass jemand schon viel zu tun hat.“ Ihr Tipp: Pausen zulassen und die Aufgabe genau definieren, damit sich alle ein Bild machen können.

Die Agenda ist zu umfangreich

Auf der Agenda stehen vier Punkte, doch schon bei Punkt 2 ist klar: Die angesetzte halbe Stunde wird nicht reichen. Dann sollten Moderatoren sofort reagieren und das Problem offen besprechen, rät von Kanitz: „Wenn wir hier weiter diskutieren, fällt Punkt 4 weg. Sollen wir die Diskussion hier unterbrechen, damit wir alles schaffen, oder den letzten Punkt fallenlassen?“ Genauso können Chefs die verbleibenden Punkte auch in die nächste Sitzung schieben.

Die Teilnehmer sind unvorbereitet

Es kann durchaus vorkommen, dass einzelne Mitarbeiter zu beschäftigt waren, um sich die Agenda vorab anzuschauen, sagt Moderationsexpertin von Kanitz. Sie zeige deshalb zu Beginn des Meetings noch einmal kurz die Agenda, um alle abzuholen.

Fehlen mangels Vorbereitung wichtige Daten oder Fakten, sollten Chefs überlegen: Lässt sich die Zeit auch dann sinnvoll nutzen, wenn die Daten oder Fakten später nachgeliefert werden? Wenn nicht, sollten sie das Meeting abbrechen.

Passiert das öfter, sollten Chefs im Team folgende Frage klären: „Wie wollen wir miteinander arbeiten, sodass Tagesgeschäft und Meetings gut laufen?“ Die schlechte Vorbereitung könne laut von Kanitz ein Hinweis auf tieferliegende Probleme sein, etwa auf Überarbeitung.

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